Agenda item

Gofynnwyd i’r Pwyllgor edrych ar gynnydd yn erbyn Cynllun Archwilio Mewnol 2019/20. Diben yr adroddiad oedd rhoi gwybod i Aelodau Pwyllgor Archwilio’r Cyngor am gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol yn erbyn cynllun archwilio 2019/20 a gytunwyd yn ystod 3 mis cyntaf y flwyddyn. Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio fod y tîm yn gweithredu gydag 8 aelod o staff archwilio ar hyn o bryd ac ar ddechrau’r flwyddyn bu 7 aelod o staff archwilio.

Roedd y prif bwyntiau fel a ganlyn:

·                Aseswyd y Tîm Archwilio Mewnol yn allanol ychydig o flynyddoedd yn ôl yn 2017/18 a chanfuwyd ei fod yn cydymffurfio’n gyffredinol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

·                Mesurwyd perfformiad yr Adran Archwilio yn erbyn gwaith a gynlluniwyd ac yn chwarter cyntaf 2019/20; cwblhawyd 18% o’r cynllun archwilio, fel y dangosir yn Atodiad A. Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio fod y tîm yn cyflawni dangosyddion perfformiad yn ôl y targedau.

·                Treuliwyd 41 diwrnod yn cwblhau 22 adolygiad archwilio 2018/19; ac mae 12 o’r rhain bellach wedi’u cwblhau.

·                Mewn perthynas â gwasanaethau Rheoli Ansawdd, anfonwyd holiadur gwerthuso at reolwyr ac yn gyffredinol cafwyd adborth cadarnhaol gan reolwyr gwasanaethau.

·                Rhoddodd Atodiad B fanylion am safbwyntiau archwilio wedi’u cyhoeddi hyd yn hyn ar gyfer Chwarter 1 a rhoddodd Atodiad D ddiffiniad o safbwyntiau archwilio wedi’u rhoi ar hyn o bryd.

·                Cafodd dwy swydd a gwblhawyd at gam adroddiad drafft o leiaf erbyn 30 Mehefin 2019 safbwynt archwilio lle roedd un yn Rhesymol a lle oedd yr un arall yn Anfoddhaol.  Roedd gwaith arall wedi’i wneud yn ymwneud â’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, Menter Twyll Genedlaethol,

·                Mewn perthynas â Chyfrifoldeb Rheoli Gwasanaethau, cafodd rhywfaint o hyfforddiant ei gynnal ar gyfer rheolwyr gan eu bod yn gyfrifol am fynd i’r afael â gwendidau yn y systemau. 

·                Ailadroddwyd bod yr Atodiadau ar dudalen 200 yn crynhoi’r dangosyddion perfformiad a ddangosodd fod y tîm o flaen y gwaith o fwrw targedau proffil.

·                Ar dudalen 201 dan Wybodaeth Reoli ar gyfer Ch1 2019/20, rhoddwyd 2 safbwynt archwilio, gydag un yn Rhesymol ac un yn Anfoddhaol gyda 3 yn Anghymwys oedd yn gysylltiedig i Grantiau.  

·                Crynhaodd tudalen 202 waith Di-farn Ch1 2019/20 lle oedd gan Gorfodi Parcio Sifil Flaenoriaeth/Sgôr Risg Uchel.

·                Crynhodd Atodiad D Ddiffiniadau Safbwyntiau o Dda i Ansicr.

Cwestiynau:

·                Sylwodd aelod o’r Pwyllgor ar Barcio Gorfodi Sifil a gofynnodd pam oedd y sgôr risg yn uchel. Cadarnhawyd bod y project hwn yn bwysig iawn a bod ganddo amserlenni tyn iawn gyda dyddiad dechrau cychwynnol o 1 Gorffennaf 2019 ac mae hefyd broblemau dechrau hefyd.

·                Mewn perthynas â safbwynt anfoddhaol, gofynnodd Aelod a fyddai’r pwyllgor yn cael gwybod am y canlyniad. Cadarnhawyd y byddai’r camau dilynol yn ymddangos yng nghynllun archwilio’r flwyddyn nesaf a byddent yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio mewn 6 mis yng nghyfarfod mis Ionawr y pwyllgor. Dywedwyd ei fod yn gyfnod hir am safbwynt anfoddhaol.

Cadarnhawyd na fyddai’r camau dilynol gan y tîm Archwilio am 6 mis, wrth i amserlenni gael eu ceisio yn ogystal â chamau rheoli gan fod angen ar reolwyr amser i weithredu newidiadau ac ati.  Pe bai problemau yn bresennol o hyd, wedyn y broses nesaf fyddai galw rheolwyr neu Bennaeth y Gwasanaeth i mewn. 

·                Gofynnwyd gan Aelod pam nad oes unrhyw sesiynau wedi cael eu cynnal i hyfforddi staff ym mhob adran ac esboniwyd bod sesiwn oedd i gael ei chynnal ym mis Mai ond ni chofrestrodd unrhyw un ar ei chyfer a hefyd bu mwy o sesiynau ym mis Gorffennaf.

Gwnaethpwyd sylwadau ar y ffaith bod Gwasanaethau’r Ddinas creu canlyniadau Anfoddhaol o hyd. Cyfeiriwyd at y Llythyr gan y Prif Weithredwr a’r ffaith bod angen mwy o amser i’r gwasanaeth ddatrys y mater, ond roedd yn ddigwyddiad rheolaidd ac mae angen i Archwilio Mewnol dywys y Pwyllgor i gael gwybod faint o amser y dylid ei roi. Dywedwyd bod y Pennaeth Gwasanaeth yn newydd ac i hyn ddigwydd 2 flynedd yn ôl a bod y Pennaeth Gwasanaeth yn defnyddio adroddiadau wedi’u rhoi iddo ac yn annog yr adran Archwilio i ddod i mewn ac yn defnyddio’r broses i weld beth sydd angen edrych arno ac roedd yn ddull effeithiol.

Mae’r Prif Weithredwr wedi dweud yr uchod yn y llythyr wedi’i roi i’r llythyr ac y byddai’r broses yn cymryd amser. Dywedwyd gan y Pennaeth Cyllid fod Pennaeth newydd Gwasanaethau’r Ddinas yn gweithio’n galed iawn ond nad yw’n agos at le mae angen iddo fod.

Diolchodd y Cadeirydd i’r adrannau Cyllid ac Archwilio am eu gwaith caled.