Agenda item

Cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai’r eitem hon yn rhif 8 ar yr agenda ac y byddai’r eitem “Galw’r Prif Swyddog Addysg i mewn ynghylch Archwiliad Mewnol Tripiau ac Ymweliadau Ysgol sy’n arwain at ail Farn Anfoddhaol” nawr yn rhif 7.

Ail-ddywedodd y Cadeirydd fod y Pwyllgor wedi cael gwybod y câi’r eitem hon ar yr agenda ei hanfon ymlaen i gyfarfod nesaf y Pwyllgor ym mis Hydref oherwydd bod mis Medi yn amser prysur i ysgolion. Anfonwyd gwahoddiad at Gadeirydd y Llywodraethwyr a Phennaeth Ysgol Caerllion ond gofynnon nhw am estyniad i anfon yr eitem ymlaen at gyfarfod mis Tachwedd y Pwyllgor. 

Mynegodd y Cadeirydd ei siom nad oedd y partïon a wahoddwyd yno oherwydd roedd angen i’r ddau barti fod yn y Pwyllgor. Dywedodd y Cadeirydd nad oedd hyn yn dderbyniol.

Awgrymodd y Cadeirydd ohirio’r eitem yn yr agenda tan bwyllgor mis Tachwedd ac os na fyddai Cadeirydd y Llywodraethwyr na’r Pennaeth yno, byddai’r cyfarfod pwyllgor yn mynd rhagddo hebddyn nhw.

Dywedodd y Cadeirydd fod yr Archwiliad wedi digwydd ym mis Rhagfyr 2018, sef misoedd cyn y cyfarfod Pwyllgor presennol a phetai’r partïon yn anghytuno â’r adroddiad, byddai angen iddyn nhw drafod y deunydd ynddo.

Dywedodd Aelod nad oedd yn fodlon ar absenoldeb y partïon o’r cyfarfod Pwyllgor ac roedd eisiau herio hyn.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod yn ymwybodol yr eir i’r afael â rhai o’r materion a bod y Pennaeth wedi anghytuno â rhai o’r pryderon a godwyd yn adroddiad yr Archwiliad Mewnol. Cyflwynwyd yr adroddiad terfynol yr wythnos ddiwethaf ac roedd yn cynnwys sylwadau rheoli gan y Pennaeth. Nid oedd yn hysbys a oedd y camau gweithredu wedi eu gwethredu ar hyn o bryd; caiff hyn ei wirio pan fo’r tîm Archwilio Mewnol yn cynna; archwiliad dilynol o fewn 6 i 12 mis ar ôl cyflwyno’r adroddiad terfynol.

Gofynnodd Aelod a oedd yr ysgol yn y broses o drafod y materion â’r Adran Gyllid.

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid fod lawer o waith wedi ei wneud â’r holl ysgolion mewn perthynas â’u cyllidebau yn ogystal ag Ysgol Caerleon. Cadarnhaodd hefyd nad oedd y sefyllfa wedi ei datrys ond bod trafodaethau’n mynd rhagddynt a bod safbwynt y Cyngor yn gadarn. Awgrymwyd camau gweithredu wrth yr ysgol a byddai’r Pennaeth yn eu hystyried a châi hyn ei gadarnhau wedi i’r Adran Gyllid drafod â’r Pennaeth cyfarfod.

Holodd Aelod ai ymgais i oedi oedd yr absenoldeb oherwydd bod pryderon ynghylch y ffigyrau o ran y diffyg o £1 miliwn a ragwelir oherwydd bod angen lleihau hyn gan ei fod yn bryderus.

Cytunodd y Cadeirydd â’r datganiad hwn a dywedodd fod angen gofyn  cwestiynau ehangach ond nad oedd hynny’n briodol yn y cyfarfod hwn. Dywedodd y Cadeirydd hefyd os na ddeuai’r partion a wahoddwyd i’r cyfarfod ym mis Tachwedd, y byddai’r Prif Weithredwr yn cael gwybod. 

Cadarnhawyd y câi’r ffigyrau eu hadolygu yn fuan a gofynnodd y Cadeirydd am i’r Pennaeth Cyllid roi diweddariad ar lafar i’r Pwyllgor ynghylch y sefyllfa ddiweddaraf mewn cyfarfod y Pwyllgor yn y dyfodol.

Dywedwyd bod angen atebion ysgrifenedig ar y Pwyllgor mewn perthynas ag a oedd yr ysgol wedi mynd i’r afael â’r materion a amlygwyd oherwydd y gallai’r Pwyllgor nawr fod yn trafod materion nad ydynt yn berthnasol bellach. Cadarnhaodd y Cadeirydd y gofynnid am ymateb ysgrifenedig gan y Pennaeth.

Trafodwyd â’r Pwyllgor bod materion eraill yn yr adroddiad Archwilio a oedd yn peri pryder nid yn unig y rhai ariannol ond roedd pryderon hefyd ynghylch esgeulustod. 

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid fod angen edrych ar yr holl faterion oherwydd bod y diffyg yn codi pryder yn ogystal â’r materion dydd i ddydd ac roedd angen trafodaeth gytbwys.

Gofynnodd Aelod oni ddylid rhoi materion fel hyn ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol mai crynodeb o wendidau allweddol a nodwyd yn ystod archwiliad yr Ysgol oedd yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Pwyllgor Archwilio ac agrwymwyd y câi’r Pwyllgor gyflwyniad gan y Prif Archwilydd Mewnol ar sut caiff adroddiadau’r adran Archwilio Mewnol eu llunio a sut deuir i’r farn gyffredinol o ystyried y gwendidau a’r cryfderau.

Dywedwyd bod eitem 3:10 yn y tabl Canolraddol wedi bod yn y Tabl Sylweddol yn fersiynau blaenorol adroddiad yr Archwiliadau Mewnol a bod hyn yn dangos bod gwaith wedi ei wneud. Ailaseswyd y risg ar ôl ymgynghori â’r Pennaeth.  

Cytunwyd: 

•Y câi’r eitem ar yr agenda ei hanfod ymlaen i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar 21 Tachwedd2019; 

•Yr anfonau’r Swyddog Cynorthwyo Cyrff Llywodraethu lythyr at bennaeth Ysgol Caerllion yn gofyn am ymateb ysgrifenedig i’r adroddiad archwilio a gyflwynwyd i’r Pwyllgor Archwilio;

•Y byddai’r Pennaeth Cyllid yn rhoi diweddariad ar lafar ar y cynnydd o ran cyllid.