Agenda item

Fel nodwyd eisoes, newidiodd y Cadeirydd yr eitem hon o eitem 8 i eitem 7.

Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol wybod i’r Pwyllgor bod Aelodau’r Pwyllgor wedi cytuno i alw’r Prif Swyddog Addysg i mewn i gyflwyno rhesymau dros ddulliau rheoli gwan a rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor y cymerid camau gweithredu i wneud y gwelliannau angenrheidiol ar ôl cyflwyno diweddariad hanner blwyddyn yr adran Archwilio Mewnol ar farn archwilio anfoddhaol ym mis Mehefin 2019. 

Eglurodd y Prif Swyddog Addysg fod gwerth am arian yn bwysig iawn wrth gaffael arbenigwr sy’n gweithio yn y gwasanaeth ac oherwydd ei bod yn anodd iawn gwneud asesiadau risg ar deithiau ysgol, ystyrid atebion eraill megis beth sydd ar gael mewn awdurdodau lleol eraill. Fodd bynnag, nid oedd urhyw beth wedi ateb anghenion y gwasanaeth ac nawr oherwydd bod opsiwn wedi codi ar gyfer contract newydd ar 1 Ionawr 2020, cafodd y tîm Archwilio wybod na fyddai unrhyw beth mewn lle tan hynny. Cadarnhawyd wrth y Pwyllgor y byddai’r contract newydd hwn yn ateb gofynion y tîm Archwilio. 

Camau a gymerwyd:

•Oedi cytundeb ar gyfer arbenigwr caffael arall;

•Mewn perthynas â system gyfrifiadurol Evolve, roedd angen 1-2 cydlynwr taith i gofrestru’r tripiau i’w cadarnhau e.e. taith fechan neu daith bell. Dylai bod nifer o bobl sydd wedi eu cofrestru ar y system hon wedi cael eu tynnu oddi arni. Dywedwyd y byddai’r cydlynydd teithiau’n gwneud y gwiriadau ar gyfer y teithiau ac os oess system Evolve yn wahanol i’r ysgol, cysylltid er mwyn tynnu’r person hynny a bod hyn yn digwydd y ddwy ffordd ond ar yr ysgol mae’r cyfrifoldeb a byddai hyn yn cael ei fynnu yn llym yn y dyfodol.

•Nodwyd beirniadaeth pan nad oedd yr ysgolion wedi rhoi digon o hysbysiad, sef 28 diwrnod am daith.  Roedd ysgolion wedi bod yn cyflwyno gwybodaeth yn hwyr oherwydd bod ysgolion yn talu am y teithiau. Cawsai’r ysgol wybod nad oedd hyn yn dderbyniol. Oherwydd nad oedd hyn yn bodloni gofynion y tîm Archwilio, roedd gwiriadau nawr yn cael eu gwneud ar bob taith ysgol a ddaw trwodd a chaiff y rhai heb eu hawdurdodi gan y cydlynydd teithiau eu hamlygu’n goch. Roedd dwy ysgol wedi cyflwyno hysbystiad yn hwyr a chafodd hyn ei uwchgyfeirio at y Pennaeth. Gobeithwyd bod hyn yn sicrhau’r Pwyllgor bod gwelliannau wedi eu gwneud.

•Ni chafwyd bod unrhyw daith heb awdurdod. Cyfrifoldeb y Pennaeth a’r Corff Llywodraethu yw sicrhau y caed awdurdod ac mae peidio â chael awdurdod o bosibl yn fater ddisgyblu.        

•Mewn perthynas â Hyfforddiant, deallodd y tîm Archwilio na chafwyd hyfforddiant ond cafodd wybod ers hynny bod hyfforddiant wedi ei deilwra ar gael bob tymor yr hydref.  Mae gan Evolve gyfleuster hyfforddi i ddangos bod hyfforddiant wedi ei wneud ac mae hwn yn cael ei ddefnyddio bellach, yn groes i’r gorffennol.

Cwestiynau:

Trafodwyd os na chafodd taith ysgol ei hawdurdodi a digwyddodd rhywbeth ar y daith, yna ar y Pennaeth a’r Corff Llywodraethu y byddai’r cyfrifoldeb.

Petai’r daith wedi ei hawdurdodi a rhywbeth yn digwydd, byddai;n dibynnu ar natur y digwyddiad. Byddai’r ysgol o hyd yn gyfrifol am ddiogelwch disgyblion unigol ac am asesu risg.

Gofynnodd y Cadeirydd os mai ar yr ysgol roedd y cyfrifoldeb ym mhob achos, pa wahaniaeth a wna Evolve. Cadarnhawyd ei fod yn dangos bod asesiad risg wedi ei wneud ac mai nid y Pennaeth oedd cydlynydd y daith a bod angen statws uwch ar rai categoriau. 

Eglurwn yd wrth y Pwyllgor bod y gyfradd athrawon a disgyblion ar deithiau yn dibynnu ar ble mae’r daith; rhywedd y disgybliom; y bwyd a diod y mae angen; y tywydd a byddai angen i’r cydlynydd teithiau wybod sut dir sydd a’r lleoliad a.y.b felly mae’r asesiad risg yn fanwl iawn.

Gofynnodd Aelod pwy oedd yn gyfrifol am weithgareddau awyr agored.  Dywedwyd y cyflwynodd Llywodraeth Cymru ganllaw ar deithiau yn 2010 a bod polisi tripiau bellach ac mai cyfrifoldeb yr ysgol oedd cael awdurdod ar gyfer teithiau.

Dywedodd Aelod y bu farw person yn ystod taith ysgol a gofynnodd sut byddai ysgolion yn sicrhau diogelwch oherwydd bod hyn yn bryder. Cadarnhawyd bod trefniadau ar hyn o bryd a bod ymchwil yn digwydd i wed a ydynt ar y lefel briodol ac ni chaniateir taith fyth os yw’r risg yn rhy uchel.

Cyfeiriodd y cadeiryddd at bwynt 1.09 ar dudalen 50 a gofynnodd a oedd yn broblem a chadarnhawyd bod hwn yn unihgolyn hunan-gyflogedig a bod ei rôl yn y farchnad yn gyfyngedig felly mater o gydbwyso’r risg yw hon ac mae modelau darparu eraill yn cael eu hystyried. Dywedodd y Cadeirydd nad oedd yn gweld problem gyda thrydydd parti a.y.b. ond bod y llinell hon yn awgrymu bod y person wedi ei ddal ag IR35 felly mater ariannol oedd hon oherwydd bod yn rhaid ystyried pob contractiwr yn yr un modd.

Eglurwyd mai’r broses oedd bod y person yn mynd trwy AD a’r Gyflogres on ei fod yn cael ei asesu yn iawn ac y byddai’r Gyflogres yn gwneud hyn. Argymhellwyd bod y Pennaeth Cyllid yn cael trafodaeth â’r Prif Swyddog Addysg a’r tîm ynghylch hyn. Roedd AD eisoes wedi rhoi cymorth.

Dywedodd y Cadeirydd bod dau adroddiad archwilio anffafriol a’i bod yn hawdd mynd i’r afael â hyn. Dywedodd y Prif Swyddog Addysg mai’r broblem oedd bod yr unigolyn       wedi ymddeol ac nad oedd eisiau contract cyflogaeth â’r Cyngor a        phe caed hyn ei orfodi efallai na fyddai ganddo ddiddordeb yn y rôl mwyach.

Cadarnhaodd y Cadeirydd fod y cyngor hwn yn wallus oherwydd bod cael eich dal yn IR35 ddim yn golygu bod contract cyflogaeth. Cyfraith Treth ydy IR35 nid Cyfraith Cyflogaeth. Nid oes angen cytundeb cyflogaeth ar yr unigolyn hyn ond cafodd y gweithiwr ei ddal gan IR35.

I grynhoi, dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y tîm Archwilio yn gwirio yn ôl polisi’r Cyngor i sicrhau bod pethau’n cydymffurfio ac mewn rhai achosion roedd cryfderau a gwendidau ond gellid sicrhau’r Pwyllgor bod gwelliannau yn cael eu gwneud.