Agenda item

Ailadroddodd y Cadeirydd i'r Pwyllgor fod Pennaeth Ysgol Gyfun Caerllion wedi gofyn i'r agenda eitemau gael ei chyflwyno'n gyntaf, a bod y Cadeirydd wedi cytuno i hynny.

Dywedodd y Prif Archwiliwr Mewnol, yn dilyn cyflwyno diweddariad chwe mis Archwilio Mewnol ar safbwyntiau archwilio anffafriol ym mis Mehefin 2019 i Aelodau'r Pwyllgor Archwilio gytuno i uwchgyfeirio eu pryderon a galw Pennaeth a Chadeirydd Llywodraethwyr Ysgol Gyfun Caerllion i mewn i roi sicrwydd i'r Pwyllgor Archwilio bod rheolaethau priodol ar waith.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei bod yn bwysig nodi bod y Farn Archwilio Mewnol yn seiliedig ar gydbwysedd o gryfderau a gwendidau a nodwyd yn yr amgylchedd rheoli mewnol a bod hyn yn wir ar gyfer pob archwiliad a gynhaliwyd.

 

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol hefyd fod profion amrywiol wedi'u cynnal i gadarnhau a oedd y staff yn cydymffurfio â pholisïau/gweithdrefnau/rheoli ariannol cadarn y Cyngor neu Ysgol.  Roedd yr holl gasgliadau yn yr adroddiad ar Archwiliad Mewnol yn seiliedig ar dystiolaeth, yr oedd llawer ohoni wedi'i chael o safle'r ysgol ar yr adeg y cynhaliwyd yr archwiliad.

 

Cadarnhaodd y Prif Archwiliwr Mewnol hefyd y gofynnwyd am wybodaeth yn ystod yr archwiliad, ac nad oedd hyn yn digwydd a bod hyn yn wendid, a chofnodwyd hyn yn yr adroddiad. Ategwyd y casgliadau eraill yn yr adroddiad gan dystiolaeth a  thrafodwyd pob un ohonynt yn flaenorol gyda'r Pennaeth a'r tîm Archwilio Mewnol. Mae'r adroddiad a gyflwynwyd i'r Pwyllgor Archwilio yn cynnwys sylwadau'r pennaeth a roddwyd yn flaenorol i'r gwasanaeth Archwilio Mewnol ynghyd â'i sylwadau a roddwyd yn uniongyrchol i'r Pwyllgor Archwilio; Mae’r rhain bach yn wahanol.

 

Rhoddwyd yr adroddiad drafft ar 15 Mawrth 2019 i'r Pennaeth ac yna cafodd ei gwblhau ar 17 Hydref 2019; roedd yr oedi'n deillio o drafodaethau parhaus â'r Pennaeth a gafodd bob cyfle i roi tystiolaeth ychwanegol i ategu canfyddiadau'r archwiliad.

 

Roedd yr amserlen a gyflwynwyd gan y Pennaeth ac a gynhwyswyd yn ei sylwadau a roddwyd yn uniongyrchol i'r Pwyllgor Archwilio yn cynnwys anghywirdebau.

 

Dywedodd y Prif Archwiliwr Mewnol fod y crynodeb o wendidau i'w weld yn Atodiad B.

 

Esboniodd y Cadeirydd i'r Pwyllgor fod prif bryderon yr adroddiad drafft gwreiddiol wedi'u cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio ym mis Mehefin 2019 yn ôl y protocol arferol. Fel arfer, ni fyddai'r Pwyllgor Archwilio yn galw'r Rheolwr/Pennaeth i mewn i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio oni bai bod 2 farn archwilio anfoddhaol yn olynol; fodd bynnag, pe byddai'r materion a nodwyd yn ddifrifol o bosibl, yna gallai’r aelodau alw'r pennaeth i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio yn gynharach ac roedd hyn yn wir yn yr achos hwn.

 

Rhoddodd y Cadeirydd gyd-destun i'r Pwyllgor Archwilio o ran ystyried trafod yr eitem hon ar agenda'r ysgol ym mis Medi 2019, ond fe'i cynghorwyd gan y Prif Archwilydd Mewnol y symudwyd yr eitem agenda i Hydref 2019 gan ei bod yn dymor ysgol newydd; wedi hynny symudwyd hyn i fis Tachwedd 2019.

 

Dywedodd y Prif Archwiliydd Mewnol fod Atodiad B yn dangos bod 1 gwendid critigol a 26 o faterion difrifol a bod ymateb y Pennaeth yn Atodiad C yn cynnig fersiwn yr ysgol o amserlen yn ymwneud â'r broses adrodd.           

Roedd y drydedd golofn yn rhoi ymateb i'r Pwyllgor Archwilio gan y Pennaeth a nodwyd bod ychydig o wahaniaeth yn yr ymatebion.

Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys y materion gwreiddiol a nodwyd gan y Tîm Archwilio Mewnol ynghyd ag ymatebion gwreiddiol y Pennaeth

 

Roedd y sefyllfa ariannol a ragwelwyd ym mis Rhagfyr 2018 ar gyfer Ysgol Gyfun Caerllion, yn ddiffyg a amcanestynnwyd o £1,600,000. Roedd y Pennaeth wedi cynnig ymateb ar gyfer y Pwyllgor Archwilio a croesawodd Ysgol Caerllion y ffaith y byddai'r ysgol yn cael ei hail-archwilio ymhen 6-12 mis.

             

• Rhoddodd y Pennaeth Cyllid ddiweddariad llafar i'r Pwyllgor Archwilio a dywedodd fod gan Ysgol Caerllion orwariant a ragwelwyd o £1,2 miliwn a fyddai'n newid rhwng nawr a mis Mawrth 2020.

 

Mewn perthynas â'r risg gritigol 6.01 ar dudalen 19 yn dangos diffyg a amcanestynnwyd o £1,600,000, dywedodd y Pennaeth nad oeddent yn gwybod o ble y daeth y ffigur hwn neu mai hwnnw oedd y diffyg a amcanestynnwyd ar y pryd. 

 

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y manylion yn yr adroddiad archwilio yn deillio o'r hyn a roddwyd i'r Tîm Archwilio Mewnol ar adeg yr archwiliad gan yr ysgol. Defnyddiwyd y dystiolaeth hon i ragweld y ffigur hwn ac nid oedd cynllun adfer ar waith.

Awgrymodd y Pennaeth y dylid rhoi taenlen gweithio i'r tîm archwilio ar adeg cynnal yr archwiliad.

Dywedodd y Pennaeth nad oedd yr ysgol na'r awdurdod lleol wedi cael gwybod am y ffigur diffyg hwn o £1,600,000.

 

Cadarnhaodd y Prif Archwiliwr Mewnol i'r Pwyllgor y rhoddwyd gwybod am y diffyg hwn ym mis Mawrth 2019 i lywodraethwyr yr ysgol a'u bod wedi cael gwybod am yr hyn a amcanestynnwyd a'u bod yn ymwybodol ohono drwy gynlluniau adennill y diffyg. Dangosodd y Prif Archwilydd Mewnol i'r Pennaeth e-bost yr oedd wedi'i anfon at ei dîm yn dilyn yr archwiliad gydag atodiad a oedd yn dangos darn o adroddiad i'r llywodraethwyr oedd yn nodi y rhagwelwyd y byddai gan yr ysgol ddiffyg o £1.63 m ar ddiwedd 2019/20.

 

Eglurodd y Pennaeth mai Ysgol Gyfun Caerllion oedd yr ysgol a oedd yn derbyn y cyllid isaf yng Nghymru a'i bod wedi cael mwy o doriadau i’w chyllideb rhwng 2017 a 2019. Cadarnhaodd y Pennaeth fod yr ysgol yn gweithio gyda'r Awdurdod Lleol, y Prif Swyddog Addysg a'r tîm cyllid i weithio gyda chynllun ailstrwythuro

 

Holodd un aelod a oedd yr ysgol wedi ad-dalu benthyciad o £500,000 a chadarnhawyd nad oedd yr ad-daliad hwn wedi’i dalu gan yr ysgol ond nad oedd yn rhan o falans y diffyg. Gofynnwyd a fyddai'r ffigur hwn yn cael ei ychwanegu at y diffyg o £1.2 miliwn a chwestiynwyd hefyd pe bai’n falans ar wahân sut talodd yr ysgol amdano, ac a yw'r Awdurdod Lleol yn gofyn amdano. Cadarnhawyd bod y ffigur hwn yn ffigur ar wahân ac nad oedd yn rhan o falans yr ysgol.

 

Soniodd un aelod am y datganiad bod gan Ysgol Gyfun Caerllion y seithfed swm ariannu lleiaf i ddisgyblion yng Nghymru. Cadarnhaodd y Pennaeth fod y rhain yn ffigurau cenedlaethol diweddar o wefan y Llywodraeth 'Fy Ysgol Leol'.

 

Dywedodd y Cadeirydd fod cynllun wedi'i gytuno ar ddechrau'r flwyddyn a holodd pam na chafodd y cynllun hwn ei gyflwyno, gan mai dyma'r hyn yr edrychodd y tîm archwilio arno.

Cadarnhaodd y Pennaeth fod cynllun adennill wedi'i sefydlu ond oherwydd toriadau yn y gyllideb a chostau annisgwyl megis cynnydd yng nghostau staff a chostau cyflogi staff presennol, nid oedd adennill llawn yn bosibl.

 

Dywedodd y Cadeirydd nad oeddent yn deall y costau annisgwyl hyn, a gofynnodd a fyddai'r tîm addysg yn gweld y costau cynyddrannol hyn.

 

Dywedodd y Pennaeth nad oedd wedi derbyn unrhyw adroddiad gan y tîm Cyllid am y costau staff uwch hyn.

 

 

• Dywedodd y Pennaeth fod y materion ar bwynt 1.05 wedi cael sylw.

 

Mewn perthynas â'r cynllun adennill, dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol nad oedd sylwadau'r Pennaeth ar yr adroddiad yn nodi pa gamau oedd yn cael eu cymryd i fynd i'r afael â'r sefyllfa.

 

Cadarnhaodd y Pennaeth fod y manylion hyn yn cael eu trafod gyda'r adran Addysg a'r tîm Cyllid ond nad oedd modd eu trafod ar hyn o bryd oherwydd gan fod swyddi pobl yn rhan o hyn. Cafwyd cyfarfod ddiwedd y mis hwn i edrych ar ddiweddaru'r diffyg bob 3 mis. Cadarnhaodd y Pennaeth y byddai cyfarfodydd a galwadau ffôn rheolaidd, felly roedd lefel fwy o gymorth.

 

• Cytunwyd ar faterion 1.06

• 1.07 penodwyd rheolwr busnes newydd erbyn hyn ac ar yr adeg honno nid oedd ganddo’r dogfennau perthnasol. Mae'r rheolwr busnes bellach yn bodloni anghenion yr ysgol a chymeradwywyd y polisi

• 2.09, mewn perthynas â chaffael, cyflwynwyd opsiynau i lywodraethwyr yr ysgol, ond ni chyflwynwyd yr opsiynau ac ni fanylir ar y cofnodion. Dywedodd y Cadeirydd y dylai cofnodion ar gael o gyfarfodydd blaenorol ac y dylid nodi materion allweddol a chamau gweithredu a bod cryn dipyn o fylchau.

Dywedodd y Pennaeth nad oedd y rhai a oedd yn cymryd y cofnodion yn cael eu hyfforddi ar y pryd ond eu bod bellach yn fodlon â'r hyfforddiant. Nid oedd yr Atodiadau yn ddigon o'r blaen, ac roedd y tîm Archwilio wedi tynnu sylw at hyn.

• Nid oedd unrhyw gwestiynau ar gyfer pwynt 2.10.

• Pwynt 3.04 gofynnwyd am y strwythur staffio a dosbarthwyd taenlen. Dywedodd y Pennaeth na ofynnwyd am y strwythur staffio ac na roddwyd rhestr o enwau gan y gallai strwythurau newid gyda lefelau staffio gwahanol a newidiadau i swyddi. Dywedodd y Cadeirydd pe bai adroddiad yr archwiliad yn nodi nad oedd y strwythur staffio ar gael yna dylai fod wedi bod ar gael i'r tîm archwilio ar y pryd. Dywedodd y Prif archwilydd Mewnol y gellid bod wedi edrych yn llawn ar y strwythur staff, pe bai ar gael i'w archwilio, ac y gallai'r tîm Archwilio fod wedi edrych ar enwau, dogfennau ategol, a chyfrifoldebau athrawon, er enghraifft; faint o athrawon sydd mewn adran benodol. Fodd bynnag, ni chafwyd yr wybodaeth hon. Dywedodd y Prif Archwiliwr Mewnol hefyd fod hwn yn gais arferol am wybodaeth a'i fod wedi cael ei ddarparu'n rhwydd gan yr holl ysgolion eraill a oedd wedi'u harchwilio.

• Holodd Aelod a oedd diffyg mawr yr ysgol o ganlyniad i'r cynnydd annisgwyl mewn costau o ran staffio a phe byddai strwythur y staff ar gael i'w archwilio byddai wedi bod yn ddefnyddiol i'r tîm archwilio. Dywedodd y pennaeth fod y costau yn rhan fechan a bod strwythurau ar gael i'r tîm archwilio, ond bod y wybodaeth yn cael ei chadw mewn dau le a bod y rheolwr busnes ar y pryd yn newydd yn y swydd ac yn rhoi'r wybodaeth oedd gywir yn ei farn ef. Rhoddwyd hwn ar ffurf siart llif gan y Tîm Projectau a gwnaeth ysgolion ei chadw mewn rhestr. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod sgyrsiau'n parhau rhwng y tîm archwilio a'r Pennaeth ynghylch y mater hwn.

 

Dywedodd y Prif Archwiliwr Mewnol nad oedd y wybodaeth y gofynnwyd amdani wedi'i rhoi i'w harchwilio yn ystod ymweliad archwilio ym mis Rhagfyr 2018 a mis Ionawr 2019. Nodwyd bod yr wybodaeth hon yn cael ei chasglu bob amser gan ysgolion eraill yn ystod y broses archwilio.

 

Gofynnodd y Cadeirydd a fyddai'r rhestr o swyddi staff ysgol i gyd ar daenlen yn rhywle yn yr ysgol a dywedodd y dylai'r data fod ar gael i'w ddadansoddi.  Dywedwyd bod y gyllideb yn canolbwyntio ar staffio ac felly roedd hwn yn fater pwysig iawn a dylid gofyn cwestiynau yngl?n â sut mae'r wybodaeth hon yn cael ei chadw ar lefel staff. Dywedodd y Cadeirydd hefyd y byddai hyn yn rhan o'r ddeialog arferol rhwng y tîm archwilio a'r ysgol ac onid oedd yr archwilwyr yn gwneud eu hunain yn glir neu ai'r ysgol ydoedd?

Gofynnodd un aelod a oedd unrhyw ofyniad i hyn gael ei wneud gan er 2015 byddai’r swyddi cyfrifoldeb addysgu a dysgu (TLR) yn yr ysgol wedi newid, a byddai hyn yn rhan o gyfarfodydd tymor yr is-bwyllgorau. 

Dywedodd y Pennaeth y byddai adolygu'r strwythur cyfan yn wahanol iawn a bod cytundeb gydag undebau na fyddai'n cael ei adolygu. Cadarnhaodd y Pennaeth hefyd ar gyfer y Pwyllgor Archwilio fod rolau TLR yn cael eu hadolygu yn yr ysgol nawr.

 

Dywedodd un Aelod fod yr ysgol wedi derbyn cyllideb bob blwyddyn ond ers 2016 roedd yr ysgol yn mynd i ddyled bob blwyddyn ddilynol ond roedd yn sefydlog yn 2016 a bu 3 o gyllidebau ers hynny; a oedd £250,000-£ 500000 wedi'i golli neu ar goll? Cadarnhaodd y Pennaeth fod cyfarfodydd is-bwyllgorau bob hanner tymor yn cael eu cynnal lle'r oedd datganiadau cyllid ac adroddiad ar bob llinell o'r gyllideb. Roedd hyn yn golygu bod arian y Llywodraeth yn dod i'r ysgol yn ogystal ag arian yn mynd allan a bod pob llinell o'r gyllideb yn cael ei holi. Dywedodd un aelod fod disgwyl i'r ysgol fod yn ymwybodol o'r broblem hon oedd angen ei datrys, a'r corff llywodraethu oedd yn gorfod rhoi trefn ar y diffyg hwn, gwneud penderfyniadau anodd a diswyddo staff. Cadarnhaodd y Pennaeth fod glanhawyr, staff cymorth dysgu a staff eraill wedi gadael Ysgol Caerllion a bod toriadau wedi'u gwneud lle y bo'n bosibl.

 

Roedd aelod yn teimlo bod angen gwneud toriadau a bod hyn yn beth anodd i'w wneud ond nad oedd hyn yn cael ei wneud gan Ysgol Gyfun Caerllion.

Cadarnhaodd y Pennaeth fod 8 athro wedi'u colli a dangosodd y ffigurau Cenedlaethol mai Ysgol Gyfun Caerllion yw'r 8fed set fwyaf o feintiau dosbarthiadau yng Nghymru ac roedd yr ysgol yn gweithio ar wahanol fodelau i fynd i'r afael â hyn. Roedd yr ysgol yn ceisio lleihau'r diffyg ac roedd yn cael cyngor gan yr awdurdod lleol ac nid oedd ceiniog yn cael ei wastraffu.

 

Dywedodd y Cadeirydd fod yr holl bwyntiau perthnasol wedi'u gwneud a bod angen mwy o adborth ar y pwyntiau hyn gan y Pwyllgor Archwilio yn y dyfodol.

 

• Cyfeiriodd y Cadeirydd y Pwyllgor at bwynt 3.05 ynghylch archwiliadau'r GDG mewn perthynas â Chyflogai A. Cadarnhaodd y Pennaeth nad oedd y gweithiwr mewn dosbarth gyda phlant nes bod ei DBS ar waith a bod asesiad risg hefyd wedi'i gynnal bryd hynny.

 

Dywedodd y Cadeirydd fod GDG yn cynnwys pawb a oedd yn gweithio mewn ysgol a dywedodd y Pennaeth ei fod yn benodiad hwyr. Nododd y Prif Archwilydd Mewnol fod yr asesiad risg wedi ei ddyddio ar yr un dyddiad â’r gwiriad GDG ac felly nid oedd wedi ar waith cyn i'r cyflogai ddechrau gyda'r ysgol. Dywedodd y Pennaeth fod y gwiriad GDG ar gyfer Cyflogai B yn syml.

Mewn perthynas â Chyflogai C dylai eu wiriad GDG fod wedi cael ei wirio o fewn 4 wythnos ar ôl i'r cyflogai gyrraedd. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod angen gwiriad ac nad oedd yn ei le ar adeg dechrau'r swydd.

 

•           Mewn perthynas â phwynt 3.06, cadarnhaodd y Pennaeth ar ran y Pwyllgor fod polisi TOIL wedi’i ddatblygu ar ôl i'r tîm archwilio ymweld â’r safle.

•           Mynegodd Aelod bryder yngl?n â phwynt 3.09 a dywedodd fod staff sy'n mynd â phobl ifanc allan mewn cerbydau fflyd nad oedd eu trwyddedau yn cael eu hadolygu yn peri pryder mawr. Cadarnhaodd y Pennaeth fod y rheolwr busnes wedi gweithredu ar hyn a bod gwiriadau wedi'u cynnal.

             

Dywedodd y Cadeirydd fod yr archwiliad o Ysgol Gyfun Caerllion wedi'i gynnal ym mis Rhagfyr 2018 a bod yr adroddiad drafft yn cael ei gyhoeddi ym mis Mawrth 2019. Gofynnodd y Cadeirydd pam yr oedd yr adroddiad archwilio terfynol yn cymryd cymaint o amser i'w gytuno a dywedodd y Pennaeth fod y cyfathrebu wedi'i wasgaru. Dywedodd y Pennaeth hefyd fod eu hymatebion i'r Pwyllgor Archwilio yn dal i sefyll. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol, er bod ymatebion wedi'u rhoi i'r tîm archwilio mewnol, eu bod yn gyfiawnhau pam yr oedd pethau'n anghywir yn hytrach na'r camau rheoli disgwyliedig i'w cymryd er mwyn mynd i'r afael â'r gwendidau a nodwyd.

 

Dywedodd y Cadeirydd fod yr allanolynnau wedi cael eu hadrodd i'r Pwyllgor Archwilio yn y cynllun archwilio mewnol ac y gallai'r tîm archwilio egluro'r oedi cyn cwblhau'r gwaith.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod llawer o fynd yn ôl ac ymlaen gyda'r ysgol ar ôl cyhoeddi'r adroddiad drafft, gan fod yr ysgol wedi cynhyrchu gwybodaeth ychwanegol ar gyfer y tîm archwilio. Dywedodd y Pennaeth fod camau rheoli wedi'u rhoi a oedd yn newid ond nid oedd unrhyw newidiadau sylweddol yn yr adroddiad terfynol. Ailadroddodd y Prif Archwiliwr Mewnol fod yr ymatebion i'r adroddiad drafft gan y Pennaeth yn cyfiawnhau’n bennaf y sefyllfaoedd a nodwyd yn hytrach na chamau rheoli i fynd i'r afael â'r gwendid a nodwyd.

 

Mynegodd y Cadeirydd ei siom ynghylch yr amser yr oedd yn ei gymryd i gwblhau'r adroddiad archwilio.

           

Crynodeb:

• Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn fodlon gyda'r ymatebion gan y Pennaeth a'r Prif Archwilydd Mewnol, a chyda'r cynlluniau yn y dyfodol, holodd a oedd digon o gynnydd wedi'i wneud.

• Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai archwiliad dilynol yn ar ddechrau blwyddyn ariannol 2020/21. Byddai hyn yn adolygu'r materion a nodwyd yn yr adroddiad ysgol hwn i gadarnhau a oedd yr ysgol wedi gwneud gwelliannau disgwyliedig gan adrodd yn ôl i'r Pwyllgor Archwilio. 

• Gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariad rheolaidd i'r Pwyllgor Archwilio ar gynnydd Ysgol Gyfun Caerllion.

 

Dywedodd y Prif Archwiliwr Mewnol fod yr ysgol wedi cyhuddo'r tîm archwilio mewnol o ffeilio adroddiad archwilio anghywir ond bod 70-80% o ymatebion y Pennaeth i'r Pwyllgor Archwilio wedi datgan y cytunwyd ar y camau gweithredu felly awgrymwyd hyn fod y materion a nodwyd yn gywir er gwaethaf yr hyn yr oedd y Pennaeth wedi'i ddweud yn flaenorol.

 

Fel y nodwyd uchod, roedd sylwadau eraill gan y Pennaeth yn cyfiawnhau’r sefyllfaoedd a nodwyd.  Cytunodd y Pennaeth nad oedd yr adroddiad yn llawn anghywirdebau.

 

Dywedodd y Cadeirydd y cytunwyd nad oedd adroddiad archilwio mewnol yn anghywir a diolchwyd i'r Prif Archwilydd Mewnol a'i dîm am y gwaith caled a gwblhawyd.