Agenda item

Cyhoeddwyd y Cyfrifon ar 6 Gorffennaf 2020 gan y Pennaeth Cyllid ac ychwanegwyd nhw at wefan y Cyngor bryd hynny. Roedd hyn ychydig dros dair wythnos ar ôl y dyddiad cau statudol, sef 15 Mehefin 2020, ond roedd hyn o ganlyniad i gau cyfrifon a pharatoi'r datganiadau ariannol yn ystod y cyfnod cloi oherwydd pandemig Covid-19, a achosodd fwy o gymhlethdodau ac anawsterau.  Roedd y Cyfrifon ar gael i'r cyhoedd graffu arnynt, fel sy'n ofynnol gan Reoliadau Cyfrifon ac Archwiliadau (Cymru) 2014 (fel y'u diwygiwyd), am gyfnod o 20 diwrnod gwaith a ddaeth i ben ar 28 Awst 2020.

Er nad oedd y sefyllfa bresennol o weithio o bell yn ddelfrydol i ni ein hunain nac i Archwilio Cymru, roedd ein harchwilwyr wedi adolygu Datganiad Cyfrifon drafft 2019/20 yn fanwl, a nodwyd nifer o newidiadau gofynnol. Dangosodd adroddiad atodol Archwilio Cymru grynodeb o'r newidiadau y cytunwyd arnynt. Cyflwynodd Atodiad A y Cyfrifon diwygiedig y gwahoddwyd yr aelodau i'w hadolygu a'u cymeradwyo wedyn yn unol â rheolau sefydlog y Cyngor. Byddai cynrychiolwyr o Archwilio Cymru a staff cyllid ar gael i egluro unrhyw bwyntiau sy'n codi o'r newidiadau archwilio a chynnwys y Cyfrifon yn ôl y gofyn.

Diolchodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol i'r tîm ac Archwilio Cymru am eu gwaith caled yn llunio'r datganiad cyfrifon.

Diolchodd y Cadeirydd hefyd i bawb a oedd yn ymwneud â hyn am eu gwaith caled a'u hymdrech.

Roedd y trafodaethau'n cynnwys y canlynol:

·         Mewn ymateb i ymholiad y Cadeirydd, cadarnhawyd bod y Pwyllgor Archwilio wedi'i awdurdodi dan y Cylch Gorchwyl i gymeradwyo'r Datganiad Cyfrifon.  Felly gofynnwyd i’r Pwyllgor dderbyn a chymeradwyo Datganiad Cyfrifon Blynyddol y Cyngor yn unol â'r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio.

·         Codwyd cysondeb ag arddull yr adroddiad naratif gan y Cadeirydd ac argymhellodd y dylid defnyddio arddull mewnol.  Roedd y tîm Cyllid wedi anfon yr adroddiad naratif at gydweithwyr â chefndir anariannol i gael adborth a chafodd yr adroddiad ei ddiweddaru'n unol â hynny cyn i'r cyfrifon drafft gael eu cyhoeddi.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at y llithriant cyfalaf yn y rhaglen gyfalaf, er enghraifft yn 2019, roedd cyfanswm llithriant o £8.5M, roedd hyn wedi bod yn llithro flwyddyn ar ôl blwyddyn, gofynnodd y Cadeirydd sut y gellid rheoli hyn.  Dywedodd y Pennaeth Cyllid wrth y Pwyllgor eu bod wedi cwblhau proses ail-broffilio’r rhaglen gyfalaf yn ddiweddar gan fod Cyllid hefyd wedi codi'r un materion a bod yn rhaid i'r sefydliad fod yn realistig o ran lefel y gwariant. Roedd y tîm Cyllid yn ail-gyflwyno'r rhaglen yn gyson gan wario'r proffil yn gywir.  Roedd her yn y gwasanaethau yn ogystal â Norse ac unwaith eto cynhaliwyd y broses ail-broffilio i atal mwy o lithriant fel y gwelwyd mewn blynyddoedd blaenorol.

·         Cyfeiriodd y Cadeirydd at d122 o'r pecyn gan nodi y gallai'r esboniad am fenthyca cronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio ar gyfer Friars Walk fod wedi'i wneud yn gliriach.

Cyfeiriodd y Cadeirydd hefyd at Berfformiad Ariannol ar d117, rhoddodd yr adroddiad naratif ddarlun gwell i ddarllenwyr ddeall y cynnwys a sut gwnaeth hyn gysylltu â'r datganiadau craidd gan gynnwys y Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr (DIGC).

·         Dywedodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol fod y datganiadau cyfrifyddu yn gymhleth eu natur a gwnaed nifer o addasiadau cyfrifyddu technegol yn y datganiadau craidd.  Roedd y Dadansoddiad o'r Arian Gwariant yn ceisio cysoni'r effaith ar y gronfa gyffredinol a'r DIGC. Fodd bynnag, roedd yn safbwynt defnyddiol ar gymariaethau flwyddyn ar ôl blwyddyn, ac i herio pwyntiau penodol.

·         Soniodd y Cadeirydd am y gwarged dadansoddi arian sef £1.8M a sut y gwnaeth hyn gysylltu â mantoli’n gyffredinol y gronfa gyffredinol. Dywedwyd nad oedd cysylltiad uniongyrchol rhwng y gwarged hwn a balans y gronfa gyffredinol gan fod y Cabinet wedi cytuno i roi’r £1.8m mewn cronfa wrth gefn glustnodedig, felly dim newid ym malans y gronfa gyffredinol.

·         Rhoddwyd eglurhad gan swyddogion i'r Cadeirydd ynghylch a oedd y taliadau heb eu talu’n mantoli o fewn y nodyn llif arian parod.

·         Yn olaf, roedd y Cadeirydd o'r farn bod gormod o wybodaeth yn y geiriau o dan y nodyn darpariaethau ac awgrymodd fod y tîm Cyllid yn rhoi cynllun tabl gwaith cliriach yn y dyfodol. Nododd Archwilio Cymru fod hyn yn ofyniad gan y Cod, a chytunodd swyddogion y Cyngor ond dywedon nhw y byddai'r geiriau’n cael eu hadolygu'r flwyddyn ariannol nesaf.

 Cytunwyd:

·         Bod y Pwyllgor yn adolygu cynnwys Cyfrifon 2019/21 ac adroddiad Datganiadau Ariannol Archwilio Cymru (ISA260) ar Gyfrifon 2019/20 gan wneud sylwadau fel y bo'n briodol.

·         Awdurdododd y Pwyllgor y Pennaeth Cyllid i fabwysiadu a llofnodi Cyfrifon 2019/20, yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwiliadau (Cymru) 2014 (fel y'u diwygiwyd).

Awdurdododd y Pwyllgor Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a’r Pennaeth Cyllid i lofnodi’r llythyr cynrychiolaeth