Agenda item

Cadarnhaodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio i'r pwyllgor fod dwy ran i'r eitem hon ar yr agenda, a oedd yn cynnwys Adroddiad Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd yn ogystal ag Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Cyfeiriodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio yr aelodau at Adroddiad Blynyddol Pennaeth y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd, eitem 4a ar yr agenda. Roedd yr adroddiad hwn yn crynhoi'r gefnogaeth a roddwyd i'r pwyllgor ac mewn blwyddyn ddigynsail gyda phandemig Covid 19, roedd yn drosolwg o ran gyntaf y flwyddyn ac ailstrwythuro’r Gwasanaethau Democrataidd.

Y llynedd, y bwriad oedd ailstrwythuro'r rheolwyr o fewn y Tîm Llywodraethu gan ganolbwyntio mwy ar y rôl statudol. Roedd Cyfnod Cloi Covid wedi effeithio ar y broses hon ac roedd deiliad blaenorol y swydd yn cwmpasu’r Gwasanaethau Democrataidd a swyddogaethau eraill sy'n ymwneud â chysylltiadau cyhoeddus, cyfathrebu a digwyddiadau.  Pan adawodd deiliad blaenorol y swydd, teimlwyd bod angen i’r swydd  ganolbwyntio mwy ar y rôl statudol. Felly cafodd y swydd hon ei huno â rôl y Rheolwr Craffu a Llywodraethu,   a oedd hefyd yn wag. Felly, roedd un swydd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd ar gael a oedd yn ymdrin â chymorth aelodau, llywodraethu a maeryddiaeth.   Roedd rhannau eraill o'r gwasanaeth i'w trin ar wahân. 

Hysbysebwyd y swydd hon y llynedd a bu dwy swydd Cynghorydd Craffu wag ers hynny. Fodd bynnag, ym mis Mawrth, daeth y cyfnod cloi, felly ni chafwyd cyfweliadau yn y cyfnod hwnnw wrth i'r broses recriwtio gael ei hatal.

Roedd cyfweliadau i fod i gael eu cynnal ar gyfer y swydd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd pan ddaeth y cyfnod cloi lleol i rym felly byddai'r cyfweliadau hynny bellach yn cael eu cynnal mewn modd rhithwir a'r gobaith oedd y gellid penodi rhywun i’r swydd yn ystod yr wythnosau nesaf.

Yna, byddai’r cyfweliadau ar gyfer y swyddi Cynghorydd Craffu yn cael eu cynnal a'r swyddi'n cael eu llenwi cyn diwedd Rhagfyr 2020. Yn y cyfamser, gwnaed trefniadau i gyflenwi. Roedd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio wedi bod yn cyflenwi’r rôl Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd, gyda chefnogaeth y Tîm Llywodraethu o ran cyfarfodydd Craffu.

Roedd cyfarfodydd a gafodd eu hatal ym mis Mawrth 2020 oherwydd pandemig Covid 19 nawr yn cael eu cynnal o bell a byddai angen mwy o gymorth ar aelodau wrth i'r cyfarfodydd o bell hynny fod yn fwy diffiniedig. 

Diolchodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio i'r Tîm Llywodraethu am eu gwaith caled dros y 9 mis diwethaf wrth sefydlu cyfarfodydd o bell o ran hyfforddi aelodau, technoleg a sefydlu gweithdrefnau ac ati.

Cwestiynau:

·       Rhoddodd y Cynghorydd C. Evans deyrnged i'r holl staff a oedd wedi bod yn gweithio'n galed iawn mewn cyfnod anodd. Mynegodd bryder am y swydd Rheolwr wrth i ddeiliad blaenorol y swydd adael yn 2018 ac roedd yn teimlo nad oedd digon o staff yn yr adran a hynny am gyfnod rhy hir.  Cwblhawyd y cyfweliad ar gyfer y swydd Prif Weithredwr o bell yn yr haf a dylid parhau â'r cyfweliadau o bell hynny yn y cyfamser. Dywedodd hefyd y dylid llenwi'r swyddi gwag hynny ar frys.

Eglurodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod y swydd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd wedi'i hysbysebu ym mis Hydref 2019 ar ôl i ddeiliad blaenorol y swydd adael ac nad oedd y set gyntaf o geisiadau a dderbyniwyd yn addas gan ei bod yn swydd bwysig.  Cydnabuwyd y byddai wedi bod yn ffafriol pe bai'r swydd wedi cael ei llenwi'n gynharach, fodd bynnag gan nad oedd y rownd gyntaf o ymgeiswyr yn addas, hysbysebwyd y swydd eto ym mis Rhagfyr 2019. Roedd cyfweliadau i fod i gael eu cynnal ym mis Mawrth 2020 ac yna daeth y cyfnod cloi. 

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio wrth y Pwyllgor fod cyfweliadau i fod i gael eu cynnal o bell yn fuan iawn a'i bod yn hanfodol bod y person cywir yn cael ei benodi oherwydd bod y rôl yn un mor bwysig.

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod Cynghorau eraill wedi cynnal cyfarfodydd o bell yn gynharach gan nad oedd ganddynt y Cynllun Dirprwyo a oedd gan Gyngor Casnewydd. Roedd yn bwysig ar y pryd i sicrhau bod technoleg yn cael ei defnyddio’n gywir. Mynegodd Cynghorau eraill fel Torfaen a Sir Fynwy anawsterau gyda'u cyfarfodydd pell cynnar felly teimlwyd bod Cyngor Casnewydd wedi amseru ei gyfarfodydd yn gywir.

·       Cododd y Cynghorydd K. Thomas bwynt yn Atodiad A yn y pedwerydd paragraff i lawr gan wrthwynebu’r ymadrodd "normal newydd" ac awgrymu’r ymadrodd 'ffordd safonol newydd o weithio' yn lle hynny gan ei fod yn teimlo nad oedd 'normal newydd' yn esbonio sut roedd pethau'n debygol o droi allan, gan fod pethau'n wahanol ac mai dyma'r ffordd safonol o weithio erbyn hyn.

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod yr adroddiad yno i gynghori'r pwyllgor ar oblygiadau o ran adnoddau. 

·       Dywedodd y Cynghorydd J. Hughes eu bod yn ddiolchgar iawn am y gwaith yr oedd y Tîm Llywodraethu wedi bod yn ei wneud hyd yn hyn ond eu bod yn pryderu am nifer y bobl oedd wedi gadael ar yr un pryd ac yn meddwl tybed a oedd y lefel staffio’n briodol i'r tîm ar hyn o bryd.

Cadarnhaodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod cyfweliadau ymadael wedi'u cwblhau gyda phob aelod o staff a oedd wedi gadael a chydnabuwyd gan y rheolwr blaenorol fod y rôl wedi bod yn rhy eang, sef yr adborth blaenorol a dderbyniwyd.  Roedd yn anodd cymharu lefelau staffio â Chynghorau eraill gan fod Cynghorau eraill yn gweithredu mewn ffyrdd gwahanol iawn. Er enghraifft, roedd gan Gyngor Caerdydd dîm llawn o gynghorwyr Craffu gan fod ganddynt nifer fawr o bwyllgorau Craffu. Teimlwyd y byddai digon o Staff Craffu yn bresennol pan gwblhawyd y broses recriwtio ond cydnabuwyd bod angen recriwtio cyn gynted â phosibl ond bod angen y staff cywir.

·       Soniodd y Cynghorydd Whitcutt am gyfarfodydd o bell a'i fod yn gyfarwydd iawn â hwy a dywedodd fod y Cyngor wedi dod yn gyfarwydd â hwy a'i bod yn bwysig deall yr ymyriad y mae'r pandemig wedi'i achosi ar draws y sector cyhoeddus. Diolchodd y Cynghorydd Whitcutt hefyd i'r staff am eu gwaith caled.

·       Soniodd y Cynghorydd T. Watkins am y mater o gyflenwi swyddogion Craffu a'i bod yn ymddangos bod digon a bod y tîm Llywodraethu'n cyflenwi a mynegwyd pryder ynghylch beth fyddai'n digwydd pe bai staff eraill yn gadael yn y dyfodol.

Eglurodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio y bu elfen o gynlluniau olyniaeth o’r trosiant staff diwethaf o'r Tîm Llywodraethu blaenorol ac na gynlluniwyd ar gyfer rhai pethau. Ym mhob adran arall roedd digon o staff i ddarparu gwasanaethau ond nid oedd digon o adnoddau yn y gyllideb i adeiladu’r gwydnwch a phan y byddai swyddi newydd yn cael eu llenwi, byddai pethau’n well.

Cadarnhaodd y Cadeirydd yr ymddengys bod thema reolaidd yngl?n â lefel y Craffu yng Nghasnewydd a bod Caerdydd yn enghraifft o adnoddau gwych o ran Craffu na allai Casnewydd gystadlu â hi o bosibl. 

Eglurodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod gan gynghorau eraill brosesau llywodraethu gwahanol ac felly roedd yn anodd iawn gwneud cymariaethau. Mae gan lawer o Gynghorau broses galw i mewn gyda Phwyllgorau Craffu lle'r oedd pawb, mewn perthynas â'u penderfyniadau gweithredol yn y cabinet, yn destun y broses galw i mewn felly roedd llawer mwy o waith i'r pwyllgorau Craffu hynny. Yng Nghasnewydd, ein proses herio o ran craffu cyn penderfynu oedd anfon pob adroddiad at bob Cynghorydd fel y gallent wneud sylwadau arno. Yn yr adroddiad o ran y swyddogaeth Graffu, teimlwyd bod digon o staff nawr i gefnogi Cynghorwyr yn y rôl honno.

·       Holodd y Cynghorydd Thomas a yw'r Cyngor wedi craffu'n ddigonol ar y modd y darperir gwasanaethau neu a yw pwysau prosesau gweinyddu yn golygu oedi neu fethiant i sicrhau bod gwasanaethau a darpariaeth yn foddhaol. 

Nododd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio, er gwaethaf yr aflonyddwch, fod y gwasanaeth wedi parhau i weithredu mewn ffordd effeithiol ac na fu unrhyw fethiannau yn ystod y cyfnod hwn.  Anfonwyd yr adroddiad i'r Cabinet pan edrychwyd ar ailgyflwyno cyfarfodydd o bell ac roedd Casnewydd yn ffodus gan fod ein gweithdrefnau Llywodraethu yn golygu nad oedd angen i ni gael cyfarfodydd ffurfiol ar gyfer 3 mis cyntaf y cyfnod cloi.  Roedd swyddogaeth Graffu yn dal i fodoli gan fod adroddiadau ysgrifenedig yn dal i gael eu hanfon allan ac roedd cyfathrebu'n dal i ddigwydd gydag Aelodau o ran Craffu. Yn ystod y cyfnod hwnnw, roeddem yn dal i gynnal busnes mewn modd clir. Ni ddaeth rheoliadau cyfarfodydd o bell i rym tan fis Mai 2020 a bu'n rhaid rhoi technoleg ar waith cyn cyflwyno cyfarfodydd o bell.

·       Dywedodd y Cynghorydd K.Thomas mai ychydig o aelodau o'r cyhoedd sy'n deall sut roedd prosesau newydd y Cyngor wedi newid. Nodwyd bod Cynghorwyr ward wedi gweld cynnydd mawr mewn ymholiadau a bod llawer o hyn wedi arwain at roi sylwadau ar brosesau, nad oedd yn agored i Gynghorwyr bryd hynny. Roedd y Cynghorydd Thomas hefyd yn dymuno i etholwyr wybod bod rhesymau y tu ôl i’r ffaith bod busnes y cyngor yn cael ei gynnal yn wahanol a gofynnodd a oedd y prosesau presennol yn mynd i wneud iawn am y diffyg a allai roi pwysau ar staff.

Nododd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod yna weithdrefnau effeithiol ar waith o hyd i helpu Cynghorwyr i gyflawni eu rôl ddemocrataidd. Yn ystod y cyfnod, roedd y rhain yn adegau digynsail ac roedd y ffocws ar gynllunio at argyfwng. Roedd y tîm Cysylltiadau Cyhoeddus a Chyfathrebu yn cynhyrchu diweddariadau ar gyfryngau cymdeithasol ac ar y wefan i roi gwybod i aelodau'r cyhoedd am yr hyn yr oedd y Cyngor yn ei wneud. Pe bai Cynghorwyr yn teimlo y gellid gwneud gwelliannau yn y maes hwn y gallai Cynghorwyr eu hargymell yna gellid ystyried y rhain.

Dywedodd y Cynghorydd M Evans, mewn perthynas ag argymhellion, y gellid ychwanegu llinell yn nodi y dylid recriwtio ar frys pe bai'r pwyllgor yn cytuno ar hynny. Nododd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio nad oedd angen i hyn fod yn argymhelliad gan eu bod yn hapus i ystyried hyn ac iddo gael ei gofnodi yn y cofnodion.

Cytunwyd:

Y dylai Adroddiad Blynyddol Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd gael ei nodi, a'i gymeradwyo gan Bwyllgor Gwasanaethau Democrataidd y Cyngor.

Yna trafododd y Pwyllgor ail ran eitem 4 sef Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Nododd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod yr adroddiad wedi'i gyflwyno i'r Cyngor llawn ym mis Tachwedd a'i fod yn ddilyniad o'r adroddiad blaenorol. 

Dywedodd y Cadeirydd eu bod yn fodlon â'r adroddiad.

Dywedodd y Cynghorydd Evans fod llawer iawn o waith wedi'i gwblhau y llynedd a bod y Pwyllgor yn gweithio'n dda fel tîm.

Cytunwyd:

Y dylai Adroddiad Blynyddol Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd gael ei nodi, a'i gymeradwyo gan Bwyllgor Gwasanaethau Democrataidd y Cyngor.