Agenda item

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad i'r Pwyllgor ac esboniodd fod hwn yn adroddiad a oedd yn eitem reolaidd ar yr agenda a fwriadwyd i ddarparu'r lefel briodol o sicrwydd.  Ym mis Medi 2020, cymeradwyodd Aelodau'r Pwyllgor y cynllun archwilio diwygiedig ar gyfer y 6 mis arall o'r flwyddyn ariannol sy'n dechrau ym mis Hydref. 

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol ei fod am sicrhau bod yr Aelodau'n ymwybodol o'r gwaith yr oedd y tîm Archwilio Mewnol wedi bod yn ymwneud ag ef yn ystod 6 mis cyntaf y flwyddyn oherwydd effaith Covid 19, gan nad oedd yn bosibl cwblhau llawer o'r gwaith archwilio ar y cynllun archwilio gwreiddiol ar gyfer 2020/21, oherwydd bod gan lawer o wasanaethau flaenoriaethau mwy dybryd. Bu'r tîm yn ymwneud â gwaith gwrth-dwyll helaeth mewn perthynas â'r grantiau busnes a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru ynghyd â chefnogi gweinyddu grantiau busnes a Phrofi, Olrhain, Diogelu (POD).  Gwnaed rhywfaint o waith yn ymwneud â barn archwilio lle y bo'n bosibl a dangoswyd hyn yn yr Atodiad.

Cyfeiriodd y Prif Archwilydd Mewnol y Pwyllgor at Atodiad A a oedd yn cynnwys gwybodaeth am gyfran y cynllun archwilio gwreiddiol a gyflawnwyd. 

Pwyntiau Allweddol:

·       Yn seiliedig ar y cynllun gwreiddiol roedd 24% o'r archwiliadau arfaethedig wedi'u cwblhau. 

·       Cafwyd cymhariaeth fesul chwarter a chymhariaeth o flwyddyn i flwyddyn. Effeithiwyd yn sylweddol ar y cynnydd yn Chwarter 2 gan Covid 19 yn 2020/2021. 

·       Nododd Atodiad B y swyddi Archwilio unigol a gynhaliwyd a'r safbwyntiau cyfatebol a gyhoeddwyd o ganlyniad i'r gwaith archwilio: dangosodd y tabl 1 Barn Dda, 3 Rhesymol, 1 Anfoddhaol a dim barn ddi-sail yn ystod 6 mis cyntaf y flwyddyn. 

·       Y gwaith di-farn, a oedd yn cynnwys rhoi cyngor ariannol i holl wasanaethau’r sefydliad, cwblhau'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a gwaith gwrth-dwyll helaeth o ganlyniad i grantiau busnes Covid 19. 

Cwestiynau:

·       Cyfeiriodd y Cynghorydd Whitcutt at baragraffau 9 a 10 ar dudalen 48 yr adroddiad, a oedd yn cyfeirio at y pandemig a'r tîm archwilio yn methu â chwblhau'r holl waith a gynlluniwyd ac yn gorfod newid y ffordd yr oeddent yn gweithredu.  Cyfeiriwyd at baragraff 14, a oedd yn ymdrin â'r effaith a pharagraff 27 lle nododd fod Penaethiaid Gwasanaeth a rheolwyr gwasanaethau yn gyfrifol am fynd i'r afael ag unrhyw wendidau a nodwyd ac a ddangosodd hyn drwy ymgorffori eu camau gweithredu y cytunwyd arnynt yn yr adroddiadau archwilio.  Holodd y Cynghorydd Whitcutt a oedd effaith ar swyddogaeth fonitro'r Pwyllgor ac a yw'n effeithio ar allu rheolwyr gwasanaethau i adolygu materion gweithredol gan gyfeirio at Archwilio. 

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai hyn yn cael effaith ar y Pwyllgor Archwilio gan mai dim ond mewn blwyddyn y gallai Archwilio Mewnol gwblhau nifer penodol o archwiliadau, o ystyried yr adnoddau, a adroddwyd yn y cynllun.  Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol mai ei rôl ef hefyd oedd rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor o ran rheoli'r amgylchedd, rheoli risg a llywodraethu ar draws y sefydliad cyfan.  Crëwyd cynllun diwygiedig ar y sail honno i roi cymaint o sylw â phosibl.

Ailadroddodd y Prif Archwilydd Mewnol hefyd fod 75 o ddarnau gwaith yn ymwneud â barn yn y cynllun gwreiddiol ac yn y cynllun diwygiedig, roedd 50 o ddarnau gwaith yn ymwneud â barn archwilio. Esboniwyd na chaniatawyd unrhyw ymweliadau safle ar hyn o bryd fel na ellid cynnal archwiliadau ysgol.  Roedd hefyd yn anodd ar hyn o bryd i gael gwybodaeth gan wasanaeth a oedd â chofnodion cysylltiedig â phapur. 

Mae trafodaethau wedi bod yn mynd ymlaen gyda rheolwyr gwasanaeth ynghylch adroddiadau archwilio drafft a chwblhau adroddiadau archwilio.  Cytunwyd ar y rhan fwyaf ohonynt wedyn gyda rheolwyr yn cytuno i weithredu'r camau rheoli y cytunwyd arnynt yn yr adroddiadau archwilio

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol hefyd y gallai'r mater fod yn amseroldeb gan y gallai fod bwlch lle'r oedd rheolwyr gwasanaethau yn ei chael yn anodd gweithredu'r cynllun gweithredu.  Mae'r cynllun gweithredu bob amser yn cynnwys pwy oedd yn gyfrifol am weithredu'r cynllun gweithredu a'r amserlen.  Pe bai barn archwilio anffafriol, gallai'r tîm archwilio fynd yn ôl ac ailedrych ar hynny mewn 6-12 mis.  Pe bai'r farn yn ffafriol, yna ni fyddai'r tîm archwilio yn mynd yn ôl am 5-6 mlynedd i ailedrych ar y maes archwilio am nifer o flynyddoedd.

·       Gwnaeth y Cynghorydd Hourahine sylwadau ar Gartref C?n Dinas Casnewydd a'r farn anfoddhaol a holwyd ynghylch pryd y byddent yn cael eu hail-lunio. 

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod yr adroddiad yn cael ei gwblhau ac yna byddai'r tîm archwilio yn ailymweld â'r ardal honno o fewn 6-12 mis er mwyn cwblhau'r archwiliad dilynol.  Roedd yr adroddiad penodol hwnnw'n cael ei gwblhau a byddai'r adolygiad dilynol yn y cynllun archwilio ar gyfer 2021/22 i roi digon o amser i reolwyr weithredu'r cynllun gweithredu. 

·       Gofynnodd y Cynghorydd Hourahine sut y cynhaliwyd archwiliad ac a oedd sgoriau sensitifrwydd. 

Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol, mewn perthynas â'r farn, a oedd yn Dda, Rhesymol, Anfoddhaol, Yn ddi-sail.  Roedd cod lliw ar gyfer categoreiddio gwendidau a nodwyd felly pe bai gwendid beirniadol / sylweddol, gallai'r tîm archwilio wedyn flaenoriaethu'r materion a nodwyd.  O fewn y cynllun gweithredu yn yr adroddiad unigol roedd gwendidau coch, oren a melyn.  Ni ddefnyddiwyd unrhyw sensitifrwydd penodol. 

·       Gwnaeth y Cynghorydd Thomas sylwadau ar bwynt 12 yr adroddiad lle ymgymerodd y Tîm Archwilio â gwaith ychwanegol a chanmolodd y tîm Archwilio am eu gwaith caled.  Holodd y Cynghorydd Thomas hefyd faint o ymchwiliadau arbennig oedd wedi'u cynnal.  

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y bu llond llaw o'r rhain, gan gwblhau'n bennaf rai a oedd wedi bod yn mynd rhagddynt cyn mis Mawrth 2020.   Byddai materion a nodwyd drwy'r gwaith gwrth-dwyll ar y grantiau busnes yn cael eu hystyried yn un swydd; cynhaliwyd llai o ymchwiliadau arbennig nag mewn blynyddoedd blaenorol.  

·       Gwnaeth y Cynghorydd White sylwadau ar baragraff 11 lle'r oedd llawer o'r tîm Archwilio wedi'i secondio a gofynnodd a oedd tîm llawn bellach yn ôl yn gweithio. 

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y secondiadau wedi dod i ben a bod y tîm yn ymgysylltu â darparwr allanol i helpu i ddal i fyny ar yr ôl-groniad.  

Cytunwyd:

Bod yr adroddiad yn cael ei nodi a'i gymeradwyo gan Bwyllgor Archwilio'r Cyngor.