Agenda item

Cyflwynodd yr Arweinydd yr adroddiad sydd yn cadarnhau fod angen i bob corff cyhoeddus yng Nghymru gofnodi ac ymateb i adborth gan drigolion yn unol â’r canllawiau a’r ddeddfwriaeth a gyhoeddwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (yr Ombwdsmon).  Mae gofynion statudol ychwanegol y mae’n rhaid eu hateb am gwynion ynghylch Gofal Cymdeithasol. Mae’r adroddiad yn canolbwyntio ar berfformiad cyffredinol ynghylch canmoliaeth, sylwadau a chwynion, a pherfformiad corfforaethol yn fwy manwl.

Mae adborth ar yr uchod yn cael ei gofnodi ar lwyfan Fy Nghasnewydd. Mae’r adroddiad yn crynhoi’r cwynion a dderbyniwyd yn 2019/2020 ac yn gwneud argymhellion am gamau fydd yn gwella’r gwasanaeth a ddarperir gan y Cyngor.

Nododd yr adroddiad fod yr Ombwdsmon yn mynnu bod cyrff cyhoeddus yn gwrando ar adborth gan y cyhoedd ac yn ei ddefnyddio i lunio gwasanaethau a gwella yn barhaus.  Mae hyn yn golygu bod â systemau i gofnodi, dadansoddi ac adrodd am yr adborth a geir gan drigolion.

Pasiodd yr Ombwdsmon ddeddfwriaeth newydd llynedd (Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019), ac yn ddiweddar iawn, cyhoeddwyd polisïau enghreifftiol newydd a chanllawiau yn sail i hyn. Mae strwythur a chynnwys yr adroddiad blynyddol yn adlewyrchu’r newidiadau.

Mae’rCyngor yn derbyn llawer o ganmoliaeth gan drigolion am y gwasanaethau a ddarperir, a hon oedd y flwyddyn lawn gyntaf i’r trigolion allu defnyddio cyfrifon cwsmeriaid, ffurflenni gwe ac ap i gofnodi’r rhain yn rhwydd a chyflym. Nodwyd bod y rhan fwyaf o’r ganmoliaeth a gofnodir am Wasanaethau’r Ddinas, gan mai dyma’r gwasanaeth amlycaf sy’n ymwneud fwyaf bob dydd â’r trigolion. Er bod yr Ombwdsmon yn gofyn i’r Cyngor gofnodi canmoliaeth, nid yw’n gofyn am ddata am y niferoedd hyn, ond y mae’r adroddiad yn cydnabod fod canmoliaeth yn adlewyrchiad cadarnhaol am y gwasanaethau a ddarperir i’r trigolion.

Mae sylwadau hefyd yn ffordd o gofnodi adborth gan gwsmeriaid sy’n anhapus â pholisïau a phenderfyniadau’r Cyngor. Gwasanaethau’r Ddinas a dderbyniodd y nifer fwyaf o sylwadau am bolisïau am yr un rhesymau ac y derbyniodd y mwyaf o gwynion. Dylid nodi bod hon yn flwyddyn gweithredu newidiadau polisi oedd yn effeithio ar bawb, a newidiadau fel cyflwyno biniau llai i gwrdd â thargedau ailgylchu, a throsglwyddo’r  cyfrifoldeb am orfodi parcio sifil i’r Cyngor - cynhyrchodd hyn lefelau llawer uwch nac arfer o adborth. Mae hyn, ynghyd â’r ffordd syml a hawdd i drigolion gyflwyno eu hadborth, wedi cyfrannu at y cynnydd mewn niferoedd flwyddyn ar ôl blwyddyn. Cadarnhaodd yr adroddiad na fydd modd gwneud cymhariaeth deg tan 2021, pan fydd gwerth dwy flynedd lawn o ddata wedi ei gofnodi ar y system newydd.

Mae nifer y cwynion a dderbyniwyd gan y Cyngor yn cyfrif am 1.84% o gyfanswm y cysylltiadau gan gwsmeriaid a gofnodwyd gan wasanaethau’r Ddinas llynedd. Cofnodwyd mwy o gwynion eleni, ond ni wnaeth hyn arwain at fwy o adolygiadau ffurfiol na chyfeirio achosion at yr Ombwdsmon.

Yr oedd yr Arweinydd yn falch o adrodd nad yw cynnydd yn nifer y cwynion eleni o raid yn achos pryder gan fod yr Ombwdsmon yn disgwyl i awdurdodau lleol dderbyn adborth ar ffurf cwynion, a’i gwneud yn haws i drigolion wneud cwynion. Mae’r nifer isel o adolygiadau ffurfiol Cam 2 a chyfeiriadau at yr Ombwdsmon yn arwydd fod meysydd gwasanaeth yn trin cwynion yn briodol pan godant. Gwasanaethau’r Ddinas a dderbyniodd y nifer uchaf o gwynion, sy’n adlewyrchu natur eu gwaith a’u hymwneud uniongyrchol â’r trigolion.

Nododd yr adroddiad fod 25.5% o gwynion wedi eu cadarnhau neu eu cadarnhau yn rhannol, sy’n fras yn unol â pherfformiad y blynyddoedd blaenorol.

Mae’rdulliau gwell o gyflwyno adborth, gan gynnwys cwynion, hefyd yn cynnal cwynion am wasanaethau cymdeithasol. Cynyddodd swm y cwynion a dderbyniwyd am wasanaethau gofal cymdeithasol yn raddol fesul blwyddyn, ond mae llai wedi arwain at Ymchwiliadau Annibynnol a chyfeirio at yr Ombwdsmon. Mae hyn yn arwydd fod cwynion yn cael eu trin yn dda yn y cam cyntaf ac yn cael eu datrys er boddhad i’r achwynydd.

Mae nifer y cwynion a gyfeirir at swyddfa’r Ombwdsmon yn is na’r cyfartaledd am awdurdodau lleol yng Nghymru. Cyfeiriwyd  38 o achosion at yr Ombwdsmon yn ystod y cyfnod hwn, ac yr oedd pedwar yn galw am ymyriad yr Ombwdsmon lle cytunwyd ar ‘ddatrys cynnar’ gyda’r Cyngor a’r achwynwyr.

Cadarnhaodd yr Arweinydd fod y Cyngor wedi ymrwymo i ddatblygu’r gwasanaeth a chanolbwyntio mwy ar sicrhau y defnyddir adborth gan y trigolion i wella darpariaeth y gwasanaeth a’r canlyniadau.

Mae’radroddiad yn rhoi enghreifftiau o welliannau a nodwyd ac a roddwyd ar waith yn y 12 mis o ganlyniad i adborth gan drigolion. Mae hyn yn unol â gofyniad yr Ombwdsmon i ganoli ar ‘wersi a ddysgwyd’ dan y ddeddfwriaeth a’r canllawiau newydd.

Nododd yr adroddiad y bydd y Cyngor yn adolygu’r polisïau a’r gweithdrefnau presennol i adlewyrchu’r ddeddfwriaeth a’r canllawiau newydd a gyhoeddwyd gan yr Ombwdsmon.  Rhoddir mwy o gyfarwyddyd, hyfforddiant a chefnogaeth i swyddogion i wella’r modd yr ymdrinnir â chwynion ac i wreiddio diwylliant o welliant parhaus ar sail yr adborth a dderbynnir.

Diolchodd yr Arweinydd i’r Aelod Cabinet dros Gymuned ac Adnoddau a’r Aelod Cabinet dros Wasanaethau Cymdeithasol am eu help a’u cefnogaeth i greu gwelliant parhaus.

Yr oedd yr Aelod Cabinet dros Gymuned ac Adnoddau yn falch o adrodd fod gan y Cyngor berthynas dda iawn gyda’r Ombwdsmon a bod y ffaith fod y Cyngor wedi datblygu technoleg i helpu i ddal data wedi arwain at gyfeirio llai o gwynion at yr Ombwdsmon.

Cyfeiriodd yr Aelod Cabinet dros Wasanaethau Cymdeithasol at y ganmoliaeth wych a dderbynnir am y gwasanaeth gofal cymdeithasol nad yw fel petai wedi ei gofnodi ar y graff yn yr adroddiad.  Gofynnodd a llai’r Prif Weithredwr ysgrifennu at y swyddogion i’w hannog i gofnodi canmoliaeth yn fwy cadarn. Yn gyffredinol, yr oedd yn falch o gynnwys adroddiad yr Ombwdsmon.

Mewnymateb i sylwadau’r Cynghorydd Cockeram am y ganmoliaeth a dderbynnir, cadarnhaodd yr Arweinydd fod y Cyngor yn cofnodi canmoliaeth ond nad yw’r Ombwdsmon yn mynnu bod adrodd am hyn.

Yr oedd y Cynghorydd Jeavons yn falch o nodi yr ymdrinnir â’r rhan fwyaf o gwynion ar Gam 1. 

Diolchodd yr Arweinydd i’r holl swyddogion am eu hymrwymiad i wasanaeth cyhoeddus sydd wedi sicrhau fod y Cyngor wedi parhau i ddarparu gwasanaethau i ddinasyddion Casnewydd yn ystod pandemig Covid-19.

Gofynnwydi’r Cabinet:

i)                 ystyrieds?n, natur a themâu’r ganmoliaeth a’r cwynion a dderbyniwyd, a pherfformiad y Cyngor o ran rheoli cwynion yn 2019/2020;

ii)                nodi cynnwys llythyr yr Ombwdsmon;

iii)              gwneudsylwadau am unrhyw faterion yn codi o’r adroddiad neu’r llythyr; a,

iv)              cadarnhau’rargymhellion am wella a osodir allan yn yr adroddiad, sy’n sicrhau bod y Cyngor yn cydymffurfio a’i oblygiadau dan Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2019

Penderfyniad:

Pleidleisiodd y Cabinet a chymeradwyo’r adroddiad yn unfrydol.