Agenda item

The CouRoedd Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Cyngor yn monitro’r risgiau hynny a allai atal y Cyngor rhag cyflawni ei Gynllun Corfforaethol neu rhag darparu gwasanaethau i'w gymunedau a'i ddefnyddwyr gwasanaeth yng Nghasnewydd. 

Ar ddiwedd Chwarter dau, bu'r Cyngor yn monitro 56 o risgiau ar draws ei wyth gwasanaeth; cofnodwyd 19 o'r 56 o risgiau yng Nghofrestr Risgiau Corfforaethol y Cyngor ac ystyriwyd eu bod yn cael effaith sylweddol ar gyflawni amcanion a rhwymedigaethau statudol y Cyngor.  Ar ddiwedd chwarter dau, nid oedd unrhyw risgiau newydd na chynyddol o gofrestrau risg gwasanaeth; ac ni chafodd unrhyw risgiau eu cau na'u dad-ddwysáu. Yn gyffredinol, roedd 11 o risgiau difrifol (sgorau risg 15 i 25); chwe Risg fawr (sgorau risg 7 i 14) a dau risg cymedrol (sgorau risg 4 i 6) a amlinellwyd yn yr adroddiad.   

Rôl y Pwyllgor Archwilio oedd adolygu a monitro'r trefniadau llywodraethu corfforaethol a rheoli risg sydd ar waith, gyda sylwadau ac argymhellion y Pwyllgor ar y broses risg yn cael eu hystyried gan y Cabinet.

Roedd cyflwyniad byr am yr adroddiad yn edrych yn ôl mewn pryd hyd at ddiwedd Cofrestr Risgiau mis Medi.  Roedd hyn yn monitro risgiau a allai atal y Cyngor rhag cyflawni ei amcanion yn ogystal ag ymdrin â Risgiau cynyddol yn y Gofrestr.  Gellid herio'r risgiau hyn drwy'r broses Graffu yn hytrach nag yn y Pwyllgor Archwilio.  Roedd paragraff ychwanegol mewn perthynas â seminar pob aelod ar y Bil Etholiadau Llywodraeth Leol (Cymru), yn mynd i'r afael â newidiadau posibl o ran rheoli perfformiad.

Gofynnodd y Cadeirydd am amlinelliad byr ynghylch unrhyw newidiadau posibl i'r Pwyllgor Archwilio oherwydd y Ddeddf arfaethedig ac a allai hyn fod yn eitem ar yr agenda ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol.  Byddai unrhyw ymatebion yn codi o'r ymgynghoriad yn dod i rym gobeithio ym mis Ebrill eleni.  Pe bai unrhyw newidiadau posibl i'r Pwyllgor Archwilio, byddai hyn yn ymwneud â gofynion rheoli perfformiad.  Ar ôl ystyried yr ymgynghoriad gan Lywodraeth Cymru, gellid trafod hyn yn y Pwyllgor Archwilio yn ddiweddarach eleni ac o bosibl gellid ei ystyried yn y rhaglen waith mewn cyfarfod ym mis Hydref/Tachwedd.

Roedd y trafodaethau'n cynnwys y canlynol:

·       Gan gyfeirio at dudalen 15 ym mhapurau'r Agenda, roedd y Cynghorydd Hourahine yn siomedig â'r tabl risgiau. Rhoddwyd sylw i un risg, ond nodwyd bod gweddill y ffigurau heb newid.  Roedd y Cynghorydd Hourahine yn disgwyl i hyn gael ei drin mor agos at y ffynhonnell â phosibl.  Cytunodd y Cadeirydd â'r sylw a chyfeiriodd at y tabl risgiau targed, a oedd, yn ei farn ef, yn ymarfer ticio blychau ac yn ystyried nad oedd yr archwaeth risg yno oni newidiwyd y sgôr o 1-10 i 1-5, felly nid oedd yn si?r beth oedd yn risg ddilys ai peidio.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Hourahine at rifau'r matrics ac awgrymodd y gallai fod ffyrdd eraill o sicrhau gwell canlyniad, yn hytrach na phump wrth bump, a allai olygu gormod o risgiau cyfartal.   Dywedodd Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod y tabl yn cynrychioli'r prif risgiau yr oedd y Cyngor yn delio â hwy.  Roedd y rhan fwyaf yn eithriadol o anodd mynd i'r afael â hwy yn y tymor byr neu ganolig i'w goresgyn. Byddai seiberddiogelwch, er enghraifft, wedi'i ddileu o'r risg; fodd bynnag, cynyddodd Covid-19 y risg mewn perthynas â gweithio gartref.  Roedd llwybr hefyd allan o Glefyd Coed Ynn. 

Codwyd dau bwynt gan y Partner Busnes Perfformiad ac Ymchwil: byddai'r archwaeth risg wedi'i chyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio y llynedd ac wedi'i chynnwys mewn polisi rheoli risg ac y cytunwyd arni gan y Cabinet ym mis Mehefin y llynedd.  Byddai hyn yn cael ei adolygu eto'n flynyddol i weld a oedd angen newid. 

Yn ail, roedd y sylwadau ynghylch y sgoriau risgiau targed yn ddilys; cyflwynwyd hyn fel rhan o'r broses rheoli risg newydd y llynedd. Byddai'r perchennog risg yn pennu lefel y risg ac asesu a oedd yn risg gynhenid.  Yn ogystal, roedd sgôr risg darged i wthio meysydd gwasanaeth i liniaru yn erbyn y cynnydd mewn risg fel seiberddiogelwch neu’r newid yn yr hinsawdd, nad oedd gan y Cyngor b?er drosto ac felly byddai'n rhaid iddo dderbyn a chael sicrwydd gan GRhR mewn perthynas â seiberddiogelwch, i'w liniaru a'i atal rhag digwydd.  Roedd y Partner Busnes Perfformiad ac Ymchwil bob amser yn sgwrsio â Phenaethiaid Gwasanaethau i fonitro'r risgiau hyn a deall a ellir eu tynnu oddi ar y gofrestr.  Byddai mwy o risgiau'n cael eu tynnu o'r gofrestr erbyn Chwarter Tri. Codwyd hyn hefyd yn y Tîm Rheoli Corfforaethol pe bai'r risgiau a godwyd gennym yn codi.

·       Gofynnodd y Cynghorydd Jordan a fyddai unrhyw newidiadau yn Chwarteri Tri a Phedwar yn ystyried beth oedd wedi digwydd dros y flwyddyn ddiwethaf.  Roedd y Partner Busnes Perfformiad ac Ymchwil o'r farn y byddai newidiadau a bod cynlluniau ar waith i Benaethiaid Gwasanaeth edrych ar gynlluniau gwasanaethau sydd ar ddod ac unrhyw risgiau sy'n dod i'r amlwg o ganlyniad i ddeddfwriaeth newydd; roedd hon yn broses barhaus unwaith eto.  Un enghraifft o hyn oedd y sgôr goch yn ymwneud â thrafodaethau masnach Brexit yn Ewrop, a oedd bellach wedi gostwng ac a fyddai'n newid yn y ddau Chwarter nesaf.

·       Dywedodd y Cynghorydd Lacey, gyda’i chefnidr ym maes archwilio, fod y ddogfen yn haws ei darllen a gwnaeth hi ganmol swyddogion am ei chynllun.

·       Ategodd y Cynghorydd K Thomas y sylwadau hyn ond roedd wedi nodi mai dim ond un risg oedd wedi cau.  Yn y cyfnod cythryblus hwn, beth fyddai'n symudiad arferol ar y rhestr yn Chwarter Dau?  Disgwylid y byddai dau neu dri risg yn cau bob Chwarter neu bob chwe mis.  Byddai mwy o newidiadau'n digwydd yn Chwarter Tri, gyda mwy o symudiad yn y risg gorfforaethol a'r risg o ran gwasanaeth.

·       Cyfeiriodd y Cynghorydd Hourahine at y pwysau ar gyllid ysgolion a chostau a oedd wedi dangos bod y ffigurau'n aros yn ddigyfnewid a oedd yn siomedig.  Roedd llywodraethwyr ysgol yn gwneud eu gorau i ostwng cyllid i'r lefelau gofynnol ac roedd ysgolion eraill yn gwneud y gorau y gallent.

Cytunwyd:

y dylai’r Pwyllgor Archwilio ystyried cynnwys yr adroddiad ac asesu’r trefniadau rheoli risg ar gyfer yr Awdurdod, gan roi unrhyw sylwadau a/neu argymhellion ychwanegol i'r Cabinet.