Agenda item

Nododd yr adroddiad atodedig fod yr Adran Archwilio Mewnol yn gwneud cynnydd yn erbyn cynllun archwilio 2020/21 a dangosyddion perfformiad mewnol er mai dim ond o fis Hydref 2020 y daeth y cynllun diwygiedig y cytunwyd arno i rym oherwydd effaith pandemig Covid-19.

Roedd Covid-19 wedi cael effaith sylweddol ar yr Adran Archwilio Mewnol a'i gallu i gyflawni'r cynllun blwyddyn lawn wreiddiol.  Yn gorfforaethol, canolbwyntiwyd ar ddarparu gwasanaethau rheng flaen hanfodol i ddelio â'r pandemig.  Cefnogodd y Tîm Archwilio Mewnol y broses grantiau busnes a gwnaeth waith atal twyll helaeth ond cafodd mwyafrif yr archwiliadau rheolaidd eu gohirio am gyfnod dros dro.

Seiliwyd y cynllun archwilio gwreiddiol ar 1208 o ddiwrnodau archwilio; roedd y cynllun archwilio diwygiedig yn seiliedig ar 626 o ddiwrnodau archwilio.

Aeth y Prif Archwilydd Mewnol drwy'r atodiadau yn adroddiad y Pwyllgor.

Roedd y trafodaethau'n cynnwys y canlynol:

• Cyfeiriodd y Cadeirydd at nifer y diwrnodau archwilio a gynhaliwyd gan staff ym Mharagraff 8: Y Cynllun Archwilio ac Effaith Covid-19. Nododd y Cadeirydd pe bai rhywun yn edrych ar y ffigurau ar eu pennau eu hunain, y byddai'n awgrymu, yn ystod y 626 diwrnod archwilio, nad oedd staff yn gwneud eu gwaith am 600 diwrnod, er bod y staff, fel yr amlinellir yn yr adroddiad, yn cyflawni dyletswyddau eraill.  Roedd y 1208 diwrnod yn ymwneud â chynllun archwilio blwyddyn lawn; roedd y 626 diwrnod yn ymwneyd â'r cynllun diwygiedig, a oedd i'w gynnal yn ystod C3 a C4 o 2020/21.

Sicrhawyd y Cadeirydd fod hyn yn ymwneud â llawer o faterion, gan gynnwys gweithio gartref, gwaith ymchwil a chasglu gwybodaeth.  Roedd yr archwiliad yn delio â staff rheng flaen gan gynnwys gweithwyr cymdeithasol ac roedd y tîm Archwilio yn parchu hynny ac yn rhoi lle i staff; gwneud lwfans ar gyfer yr amgylchiadau sy'n gysylltiedig â Covid-19.  Roedd hyn yn golygu ei bod wedi cymryd mwy o amser i'r gwaith gyrraedd y Tîm Archwilio mewn rhai ardaloedd ond eu bod yn gweithio eu ffordd drwy'r cynllun. Teimlai'r Cadeirydd pe bai'r papur yn cael ei ddarllen ar ei ben ei hun, gallai roi'r argraff nad oedd pethau mor weithredol ag yr esboniwyd mewn gwirionedd gan y Prif Archwilydd Mewnol.  Wrth adolygu'r datganiad llywodraethu blynyddol, gallai'r Pwyllgor roi sicrwydd ynghylch y ffaith bod staff yn gwneud gwaith rhagweithiol a oedd yn helpu i reoli'r amgylchedd.

• Gofynnodd y Cynghorydd Jordan a oedd y Tîm Archwilio yn un aelod yn brin o hyd.  Roedd hyn yn wir; fodd bynnag, roedd eu gwaith yn cael ei gyflawni gyda chymorth allanol.
• Roedd y Cynghorydd Lacey yn gwerthfawrogi bod y tîm yn cael trafferth gydag oriau gwaith a gofynnodd a gafodd hyn effaith ar waith y misoedd blaenorol, a fyddai'r tîm yn gallu dal i fyny ag unrhyw ôl-groniad.  Diwygiodd y Prif Archwilydd Mewnol y cynllun yn chwe mis cyntaf y pandemig gan ailflaenoriaethu gwaith, asesu'r risg o archwilio a rhoi cynllun ar waith wrth symud ymlaen.  Bu rhaid blaenoriaethu gwaith gyda swyddi llai pwysig yn cael eu gohirio.  Yn ogystal, gofynnodd y Cynghorydd Lacey a ddysgwyd gwersi o'r pandemig am sut i ddelio â gwaith ac unrhyw heriau a ddygwyd ymlaen. Cytunwyd y byddai gwelliannau a bod mynediad at wybodaeth o wasanaethau yn mynd rhagddo ond y gellid ei wella.  Yn ogystal, roedd y tîm wedi cael trafferth derbyn gwybodaeth yn electronig gan fod llawer o wasanaethau'n dal i gael eu gweithredu ar bapur.  Cafodd popeth a weithredir gan y Tîm Archwilio ei ddigideiddio ond nid oedd pob gwasanaeth o fewn y Cyngor wedi mynd i lawr y llwybr hwnnw.

Cytunwyd:

Y dylai’r adroddiad gael ei nodi gan Bwyllgor Archwilio'r Cyngor.