Agenda item

Cymerodd y Pwyllgor Archwilio yr eitem hon yn gyntaf i ganiatáu i'r holl aelodau a oedd yn bresennol ddweud eu dweud.

Rhoddodd yr adroddiad wybod i'r Pwyllgor Archwilio am y camau a gymerwyd gan y rheolwyr yn y Maes Gwasanaeth hyd yma a'i gynnydd yn erbyn y cynllun gweithredu y cytunwyd arno mewn perthynas â'r farn archwilio Anfoddhaol ar gyfer taliadau Gorchmynion Gwarcheidiaeth Arbennig/Perthnasau.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Plant a Phobl Ifanc ei hachos i'r Pwyllgor Archwilio.  Roedd hwn yn gyfnod heriol gyda rheolwyr yn y tîm rheoli gostwng o bump i ddau ac roedd y gwasanaeth yn aros am arweiniad newydd gan Lywodraeth Cymru ynghyd â gwaith pellach, ac felly'r oedi.  Roedd darn cenedlaethol o waith hefyd i newid paramedrau mewn perthynas â'r mater hwn, a oedd hefyd yn ychwanegu at yr oedi wrth weithredu'r camau rheoli y cytunwyd arnynt.

Yn y cyfamser, roedd Pennaeth y Gwasanaethau Plant a Phobl Ifanc yn falch o adrodd am nifer llawn o staff yn y tîm rheoli ac roedd y Rheolwr Gwasanaeth (Adnoddau) a benodwyd yn ddiweddar wedi cymryd cam rhagweithiol tuag at gael cymorth ariannol ac wedi cael cyllid gofal gan Lywodraeth Cymru.  Roedd y tîm yn cefnogi gofal perthnasau a phlant gwarcheidwad arbennig.  Roedd y gwaith wedi tyfu'n gynt ac roedd newid cadarnhaol mewn diwylliant. 

Y gobaith oedd y byddai'r Prif Archwilydd Mewnol yn cytuno bod y maes gwasanaeth mewn gwell lle o ystyried yr holl newidiadau diweddar.

Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am eu cyflwyniad. 

Roedd y trafodaethau'n cynnwys y canlynol:

• Holodd y Cynghorydd Hourahine am drosiant uchel y staff rheoli.  Dywedwyd bod newidiadau wedi bod, ond wrth symud ymlaen dim ond un gweithiwr cymdeithasol asiantaeth oedd allan o 340 o staff.  Roedd swyddi gwag o hyd; fodd bynnag, roedd y berthynas waith â'r staff yn dda, a daeth y rhan fwyaf ohonynt i'r Cyngor fel myfyrwyr ac aros gyda ni.  Roedd y gwasanaeth mewn lle gwahanol iawn i'r man lle'r oedd yn 2013.  Byddai hyn bob amser yn briff gwylio ond roedd y Pennaeth Gwasanaeth yn teimlo'n llawer mwy hyderus.  Yn ogystal, byddai swyddi gwag bob amser ond roedd staff yn fwy diweddar wedi gadael am resymau da fel dyrchafiadau. Ychwanegodd y Cynghorydd Hourahine fod gweithwyr cymdeithasol wedi gwneud gwaith gwych ac yn gweithio'n galed i'r Cyngor.

• Gofynnodd y Cynghorydd K Thomas a oedd y rhan fwyaf o'r taliadau wedi mynd drwodd.  Yn ffodus, dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth fod hyn wedi digwydd; fodd bynnag, y broblem oedd gyda'r broses a'r gweithdrefnau, er nad oedd teuluoedd yn cael eu gadael heb gymorth ariannol.  Yn ogystal, gofynnodd y Cynghorydd K Thomas a oedd Archwilio Mewnol yn rhan o'r broses ar y pryd.  Cadarnhawyd nad oedd Archwilio Mewnol ar y pryd, a bod nifer o asesiadau'n gysylltiedig â'r Llysoedd ac asesiadau ariannol.  Cafwyd adolygiadau bob dwy flynedd ar sail cyllid ac anghenion, a oedd yn rhan o'r rheoliadau.  Tynnodd Adroddiad Blynyddol Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol i'r Cyngor sylw at y ffaith bod ochr ataliol gwaith cymdeithasol yn hollbwysig.   Gofynnodd y Cynghorydd K Thomas hefyd a oedd cyfuno timau wedi cryfhau hyn.  Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth mai'r her oedd bod plant/teuluoedd eisoes yn agored i niwed ond ei bod yn amlwg bod y math hwn o gymorth yn gweithio i deuluoedd.  Roedd y gwasanaethau’n gweithio'n galed i sicrhau bod y cynlluniau cymorth a oedd ar waith wedi'u teilwra ar gyfer pob teulu a chydnabuwyd y byddai rhai teuluoedd yn mynd i mewn ac allan tra byddai angen cymorth cyson ar rai.  Mewn perthynas â gwaith ataliol, roedd adolygiadau blynyddol yn cael eu cynnal i wirio unrhyw faterion i atal cynnydd. Roedd y ddesg ddyletswydd a'r cylchlythyr yn rhoi cymorth i ofalwyr yng Nghasnewydd; dyma un o'r arferion gorau yng Nghymru. 

• Ystyriodd y Cadeirydd brinder y staff ac roedd yn pryderu nad oedd arian yn mynd i deuluoedd.  Yn ystod y cyfnod hwn, felly, a ellid newid y rheolaeth ychydig i leddfu'r baich gyda phrinder staff gan y gellid gwneud llawer i symleiddio rheolaeth o safbwynt ariannol.  Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth nad oedd hyn yn wir gan fod y system yn awtomataidd ac felly roedd yn hyderus bod mesurau rheoli yn golygu bod y maes gwasanaeth mewn lle llawer gwell a bod y fiwrocratiaeth wedi lleihau. 

Edrychodd y Cadeirydd hefyd ar resymau'r cynllun gweithredu yngl?n â dwy farn anfoddhaol a gofynnwyd hyn oherwydd diffyg staff.  Dywedwyd nad oedd y gwasanaeth wedi deall yr angen i unioni hyn, ond roedd bellach wedi codi'r agenda ar gyfer gweithwyr cymdeithasol ac mae timau bellach ar waith i fynd i'r afael â'r prosesau.

• Roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn pryderu bod yr arfer cyffredinol yn anghyson; fodd bynnag, roedd y gwerth yn sylweddol a byddai'n adeiladu'n ôl ar y broses cynllunio archwilio adolygiad dilynol i ddiweddaru'r Pwyllgor Archwilio maes o law.  Roedd gan yr Archwiliad Mewnol berthynas waith dda â'r Rheolwr Gwasanaeth ar lefel weithredol ac roeddent yn hapus i weithio gyda rheolwyr wrth symud ymlaen.

Cytunwyd:

Y dylid rhoi gwybod i’r Pwyllgor Archwilio am y camau a gymerwyd gan y rheolwyr yn y Maes Gwasanaeth hyd yma yn ogystal â chynnydd yn erbyn y cynllun gweithredu y cytunwyd arno mewn perthynas â'r Farn Archwilio Anfoddhaol ar gyfer Gorchmynion Gwarcheidiaeth Arbennig/Perthnasau.