Cymerodd y Pwyllgor Archwilio yr eitem hon yn gyntaf
i ganiatáu i'r holl aelodau a oedd yn bresennol ddweud eu
dweud.
Rhoddodd yr adroddiad wybod i'r Pwyllgor
Archwilio am y camau a gymerwyd gan y rheolwyr yn y Maes Gwasanaeth
hyd yma a'i gynnydd yn erbyn y cynllun gweithredu y cytunwyd arno
mewn perthynas â'r farn archwilio Anfoddhaol ar gyfer
taliadau Gorchmynion Gwarcheidiaeth Arbennig/Perthnasau.
Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Plant a
Phobl Ifanc ei hachos i'r Pwyllgor Archwilio. Roedd hwn yn gyfnod heriol gyda rheolwyr yn y
tîm rheoli gostwng o bump i ddau ac roedd y gwasanaeth yn
aros am arweiniad newydd gan Lywodraeth Cymru ynghyd â gwaith
pellach, ac felly'r oedi. Roedd darn
cenedlaethol o waith hefyd i newid paramedrau mewn perthynas
â'r mater hwn, a oedd hefyd yn ychwanegu at yr oedi wrth
weithredu'r camau rheoli y cytunwyd arnynt.
Yn y cyfamser, roedd Pennaeth y Gwasanaethau
Plant a Phobl Ifanc yn falch o adrodd am nifer llawn o staff yn y
tîm rheoli ac roedd y Rheolwr Gwasanaeth (Adnoddau) a
benodwyd yn ddiweddar wedi cymryd cam rhagweithiol tuag at gael
cymorth ariannol ac wedi cael cyllid gofal gan Lywodraeth
Cymru. Roedd y tîm yn cefnogi
gofal perthnasau a phlant gwarcheidwad arbennig. Roedd y gwaith wedi tyfu'n gynt ac roedd newid
cadarnhaol mewn diwylliant.
Y gobaith oedd y byddai'r Prif Archwilydd
Mewnol yn cytuno bod y maes gwasanaeth mewn gwell lle o ystyried yr
holl newidiadau diweddar.
Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion
am eu cyflwyniad.
Roedd y trafodaethau'n cynnwys y
canlynol:
- Holodd y Cynghorydd Hourahine am drosiant uchel y staff
rheoli. Dywedwyd bod newidiadau wedi
bod, ond wrth symud ymlaen dim ond un gweithiwr cymdeithasol
asiantaeth oedd allan o 340 o staff.
Roedd swyddi gwag o hyd; fodd bynnag, roedd y berthynas waith
â'r staff yn dda, a daeth y rhan fwyaf ohonynt i'r Cyngor fel
myfyrwyr ac aros gyda ni. Roedd y
gwasanaeth mewn lle gwahanol iawn i'r man lle'r oedd yn
2013. Byddai hyn bob amser yn briff
gwylio ond roedd y Pennaeth Gwasanaeth yn teimlo'n llawer mwy
hyderus. Yn ogystal, byddai swyddi gwag
bob amser ond roedd staff yn fwy diweddar wedi gadael am resymau da
fel dyrchafiadau. Ychwanegodd y Cynghorydd Hourahine fod gweithwyr
cymdeithasol wedi gwneud gwaith gwych ac yn gweithio'n galed i'r
Cyngor.
- Gofynnodd y Cynghorydd K Thomas a oedd y rhan fwyaf o'r
taliadau wedi mynd drwodd. Yn ffodus,
dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth fod hyn wedi digwydd; fodd bynnag, y
broblem oedd gyda'r broses a'r gweithdrefnau, er nad oedd teuluoedd
yn cael eu gadael heb gymorth ariannol.
Yn ogystal, gofynnodd y Cynghorydd K Thomas a oedd Archwilio Mewnol
yn rhan o'r broses ar y pryd.
Cadarnhawyd nad oedd Archwilio Mewnol ar y pryd, a bod nifer o
asesiadau'n gysylltiedig â'r Llysoedd ac asesiadau
ariannol. Cafwyd adolygiadau bob dwy
flynedd ar sail cyllid ac anghenion, a oedd yn rhan o'r
rheoliadau. Tynnodd Adroddiad Blynyddol
Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol i'r Cyngor sylw at y ffaith
bod ochr ataliol gwaith cymdeithasol yn hollbwysig. Gofynnodd y Cynghorydd K Thomas hefyd a oedd
cyfuno timau wedi cryfhau hyn. Dywedodd
y Pennaeth Gwasanaeth mai'r her oedd bod plant/teuluoedd eisoes yn
agored i niwed ond ei bod yn amlwg bod y math hwn o gymorth yn
gweithio i deuluoedd. Roedd y
gwasanaethau’n gweithio'n galed i sicrhau bod y cynlluniau
cymorth a oedd ar waith wedi'u teilwra ar gyfer pob teulu a
chydnabuwyd y byddai rhai teuluoedd yn mynd i mewn ac allan tra
byddai angen cymorth cyson ar rai. Mewn
perthynas â gwaith ataliol, roedd adolygiadau blynyddol yn
cael eu cynnal i wirio unrhyw faterion i atal cynnydd. Roedd y
ddesg ddyletswydd a'r cylchlythyr yn rhoi cymorth i ofalwyr yng
Nghasnewydd; dyma un o'r arferion gorau yng Nghymru.
- Ystyriodd y Cadeirydd brinder y staff ac roedd yn pryderu nad
oedd arian yn mynd i deuluoedd. Yn
ystod y cyfnod hwn, felly, a ellid newid y rheolaeth ychydig i
leddfu'r baich gyda phrinder staff gan y gellid gwneud llawer i
symleiddio rheolaeth o safbwynt ariannol. Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth nad oedd hyn yn wir
gan fod y system yn awtomataidd ac felly roedd yn hyderus bod
mesurau rheoli yn golygu bod y maes gwasanaeth mewn lle llawer
gwell a bod y fiwrocratiaeth wedi lleihau.
Edrychodd y Cadeirydd hefyd ar resymau'r
cynllun gweithredu yngl?n â dwy farn anfoddhaol a gofynnwyd
hyn oherwydd diffyg staff. Dywedwyd nad
oedd y gwasanaeth wedi deall yr angen i unioni hyn, ond roedd
bellach wedi codi'r agenda ar gyfer gweithwyr cymdeithasol ac mae
timau bellach ar waith i fynd i'r afael â'r
prosesau.
- Roedd y Prif Archwilydd Mewnol yn pryderu bod yr arfer
cyffredinol yn anghyson; fodd bynnag, roedd y gwerth yn sylweddol a
byddai'n adeiladu'n ôl ar y broses cynllunio archwilio
adolygiad dilynol i ddiweddaru'r Pwyllgor Archwilio maes o
law. Roedd gan yr Archwiliad Mewnol
berthynas waith dda â'r Rheolwr Gwasanaeth ar lefel
weithredol ac roeddent yn hapus i weithio gyda rheolwyr wrth symud
ymlaen.
Cytunwyd:
Y dylid rhoi gwybod i’r Pwyllgor
Archwilio am y camau a gymerwyd gan y rheolwyr yn y Maes Gwasanaeth
hyd yma yn ogystal â chynnydd yn erbyn y cynllun gweithredu y
cytunwyd arno mewn perthynas â'r Farn Archwilio Anfoddhaol ar
gyfer Gorchmynion Gwarcheidiaeth Arbennig/Perthnasau.