Agenda item

Gwahoddwyd: 

Rhys Cornwall, Pennaeth Pobl a Newid Busnes

Cyflwynodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes yr adroddiad am ymateb i’r normal newydd. Bu newid mawr yn y ffordd yr ydym yn gweithredu fel sefydliad. Parheir i gyflwyno gwasanaethau mewn sawl ffordd; er enghraifft, bu ysgolion ar agor ar gyfer amrywiaeth o ddibenion. Yr ydym hefyd wedi dangos ein bod wedi gallu parhau i ddarparu gwasanaethau tra’n gweithio o bell. Pwrpas dwyn hyn i graffu arno yw cychwyn y sgwrs am yr hyn fydd yn digwydd dros y misoedd nesaf. Dywedwyd y bydd yn annhebygol y byddwn yn dychwelyd i’r normal newydd am rai misoedd eto. Rhaid pennu sut beth fydd normalrwydd fel sefydliad. Y cynllun yw dwyn hyn i’r Cabinet dros y 3 i 6 mis nesaf i ystyried sut beth fydd ein model newydd.

Ymhenrhai dyddiau ar ddiwedd Mawrth, yr oedd tua 1200 o weithwyr yn gweithio o gartref. Yr oedd gan y rhan fwyaf o staff y cyngor liniaduron eisoes, ac yr oedd Office 365 eisoes ar waith. Dechreuwyd defnyddio Microsoft Teams hefyd, ac yr oedd Net Motion wedi hwyluso symudedd rhwydweithiau gweithio o bell. Yr oeddem eisoes mewn sefyllfa weddol dda i allu gweithio o bell. Efallai y dylid ystyried pam na wnaed mwy o weithio o bell o’r blaen? Rhoddwyd cyfarpar gweithio-o-bell i’r staff fel y gallant weithio o gartref yn ddiogel ac yn effeithiol. Mae gennym rai aelodau staff o hyd yn gweithio yn y Ganolfan Ddinesig ar gyfer gwasanaethau hanfodol, ond gorau po leiaf o bobl fydd yno. Bu’n rhaid gwneud rhai newidiadau i’r polisi hefyd, er enghraifft, atal amser fflecsi, a arweiniodd at dalu goramser i rai yn lle hynny. Mae’n bwysig hefyd ystyried yr effaith ar leihau carbon  - mae’r milltiredd a hawliwyd am deithio wedi gostwng yn sylweddol. Mae parcio a thagfeydd traffig hefyd wedi gwella o gwmpas y ddinas. 

Cafwydeffaith ar recriwtio hefyd - mae heriau yn gysylltiedig â dwyn pobl i mewn, eu harwain, eu hyfforddi, a rhoi gwybod iddynt am ddiwylliant y sefydliad. Fodd bynnag, y mae’r dull hwn o weithio o gartref yn apelio at lawer o bobl a all weld y math hwn o drefniant yn fwy deniadol am resymau personol. Bu gweithio o gartref yn gyfle i wneud pethau yn wahanol, er enghraifft, hyrwyddo gwell cydbwysedd rhwng gwaith a bywyd. Mae’n ddefnyddiol gallu gweithio mewn dull mwy hyblyg. Un o’r heriau allweddol yw lles y staff a’r aelodau. Mae dod i mewn i’r gwaith a bod gyda chydweithwyr yn fantais fawr, oherwydd yr elfen gymdeithasol, yn ogystal â chael cefnogaeth gyda materion gwaith. Mae’n hollbwysig cefnogi lles.

Felcyngor, mae gennym oblygiadau ehangach hefyd i ddinas Casnewydd - rydym eisiau i’r canol fod yn ffyniannus, ac eisiau i bobl fyw yno. Fe all y ffaith fod llai o weithwyr yn dod i mewn i’r ganolfan ddinesig gael effaith andwyol, a bod llai o ddefnydd i ganol y ddinas a’r stryd fawr. Bydd angen i ni ystyried model hyblyg pan ddychwelwn i’r normal newydd. Mae’r hyblygrwydd ychwanegol hwn yr un mor berthnasol i aelodau, er enghraifft, mae Deddf Etholiadau Llywodraeth Leol (2021) yn cefnogi’r posibilrwydd o gyfarfodydd ‘hybrid’. 

Dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod yn y gwaith papur adroddiad gan Brifysgol Southampton, gyda’r casgliadau ar dudalen 84. Cyngor Dinas Casnewydd oedd un o’r cynghorau a gymerodd ran yn yr adroddiad hwn.

Gofynnodd yr Aelodau y cwestiynau canlynol a’u trafod:

•       Dywedodd yr Aelodau fod hwn yn adroddiad campus a chynhwysfawr iawn yn ei ymdriniaeth o wahanol agweddau o’r mater. Nodwyd y deilliodd rhai pethau cadarnhaol o’r amgylchiadau hyn. Y mae’n bwysig ein bod yn sicrhau ein bod yn rhoi ystyriaeth i bawb: pobl y mae’n well ganddynt weithio o gartref, a’r rhai nad ydynt yn hoffi hyn. Os ydym yn symud i weithio mwy hyblyg, a fydd ar y staff angen contractau newydd? 

Cytunodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes nad yw gweithio o gartref yn addas i bawb, felly'r model ‘hybrid’ sydd orau. Dywedodd na fyddai o blaid cael pobl yn gweithio o gartref trwy’r amser. O ran contractau, dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod y rhain eisoes yn weddol hyblyg. Bydd angen i ni fod ymhellach yn y broses cyn gwybod sut y gall fod angen newid contractau. 

•       Holodd yr Aelodau a fyddai angen hyfforddi rheolwyr i ddelio â gweithio o gartref a chyfarfodydd wyneb-yn-wyneb? 

Atebodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod canllawiau wedi eu hanfon at reolwyr ynghylch cael cyfarfodydd anffurfiol, disgyblaeth gweithio, ac aros/gorffwys, etc. 

•       Ymatebodd yr Aelodau yn gadarnhaol i’r adroddiad hwn, gan ddweud nad mater i’r cyngor yn unig mohono, ond ei fod yn ymwneud â bywyd. Mae mantais fawr o yrru llai o filltiroedd, gwario llai o arian ar betrol ac yn y blaen, a hefyd llai o draul ar adnoddau o ran goleuo a gwresogi gweithleoedd. Fodd bynnag, yr oedd yr Aelodau eisiau codi rhai materion, gan ddweud ein bod yn fodau cymdeithasol, sy’n mwynhau toriadau a chael cinio gyda’n gilydd.

Hefyd, mae pobl yn mynd o’r ganolfan ddinesig i ganol y ddinas, sy’n help i fusnesau lleol. Nid oes gennym stryd fawr brysur bellach, ac ni allwn anwybyddu’r niwed ehangach i gymdeithas gyfan. Gwnaed y sylw pellach mai’r model hybrid sy’n ymddangos fel y ffordd orau ymlaen. O ystyried gweithwyr newydd yn benodol, bydd angen i’r model hybrid fod yn rhan o’u hyfforddiant cyflwyno a chynefino.

•       Dywedodd yr Aelodau fod lles y staff a chanllawiau ynghylch ffiniau yn bwysig iawn. Mae costau i staff hefyd yn bwysig - e.e. cost gweithio o gartref. Er hynny, y mae’n gyfle gwirioneddol i leihau ôl troed carbon. Y mae’n bwysig yn awr cofnodi milltiredd teithio llesol a gwobrwyo hyn. Dylid cynnal arolwg o’r rhwystrau i deithio llesol ymysg ein staff. Sut gallwn ni ddefnyddio’r tanwariant (ar deithio) i wneud y mwyaf o gyfleoedd teithio llesol?

•       Dywedoddyr Aelodau fod perygl i’r manteision swnio’n gyffrous ar gychwyn y broses, ond ein bod yn colli golwg ar fanteision gweithio mewn swyddfa. Mae hyn yn amlygu’r angen gwirioneddol am reoli pobl yn iawn. Mae gennym drosiant uchel o staff rheoli, ac y mae hyn yn berygl ar yr union adeg pan fydd arnom angen rheolwyr ardderchog. Mae’n bwysig hefyd ystyried yr effaith ar ganol y ddinas. Mewn llawer ffordd, mae hyn wëid gwthio AD ymlaen 5 mlynedd trwy hyrwyddo gweithio hyblyg. A fydd yr enillion tymor-byr hyn yn troi’n enillion tymor-hir? 

Dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod y Ganolfan Ddinesig wedi ei dylunio ar gyfer byd nad yw’n bodoli bellach. Rhan yn unig o’r adeilad yr oeddem yn ei ddefnyddio hyd yn oed cyn y pandemig. Y mae’r adeilad hwnnw yn bwysig, gan ei fod yn rhan eiconig o Gasnewydd. Mae angen i ni ddarganfod sut y gallwn ddwyn mudiadau eraill i mewn i’r ganolfan ddinesig a gwneud y mwyaf o’r adeilad hwn. Dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes hefyd mai’r mater mwyaf gyda thechnoleg yw’r drafferth gyda band eang yn y cartref. Dywedodd aelod, o brofiad blaenorol o weithio i elusen, fod cydbwysedd 3-2 o weithio o gartref ac mewn swyddfa yn gweithio’n dda. 

•       TynnoddAelodau sylw arbennig at yr arbediad o 235,000 milltir o Ebrill-Awst. Dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod milltiredd y staff yn weddol isel ar hyn o bryd. Yr oedd yn bwysig hefyd faint o’r cyfarfodydd a’r ymwneud o bell fuasai wedi bod yn well petaent wedi digwydd wyneb yn wyneb. Cyfeiriodd Aelodau hefyd at deimladau o unigrwydd, a’i bod yn bwysig ystyried iechyd meddwl y staff, a lles yr unigolyn. Atebodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod cyfres o becynnau ar gael er mwyn lles pobl, a’u bod yn hoffi’r rhaniad rhwng gwaith a bywyd y cartref.  

•       Cododdyr Aelodau hefyd bwnc cyfarfodydd hybrid. Lleisiwyd pryderon am dynnu’r elfen ddynol o’r cyngor ac o gyfarfodydd. Rhaid i ni gydnabod fod gweithio o bell wedi esgor ar wasanaeth sy’n wahanol i’r arferol - nid busnes fel arfer mo hyn. Mae diffyg cyswllt yn broblem fwy o lawer, yn enwedig i drigolion bregus. Rhaid bod yn ymwybodol nad manteision cost-budd gwahanol agweddau o weithio o gartref, e.e. ôl troed carbon, yw’r darlun cyflawn. Er enghraifft, bydd pobl yn defnyddio llawer mwy o wres a thrydan yn eu cartrefi eu hunain, a gall hyn fod yn llai effeithlon nag yn y gweithle.

Sicrhaodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes yr aelodau nad dangos y manteision ariannol oedd prif nod yr adroddiad hwn. Soniodd am yr angen o gofio nad yw’r Ganolfan Ddinesig yn adeilad effeithlon iawn o ran ynni (fe’i codwyd yn y 1930au). Bydd cynlluniau i symud rhannau o’r gwaith dinesig i lety mwy pwrpasol yn arbed ynni. 

•       Dywedoddyr Aelodau y bu llawer o ewyllys da ynghylch gweithio o gartref, ac yr ydym eisiau gwneud yn si?r nad ydym yn cam-fanteisio ar hyn. A fydd modd i ni ystyried sut y gallwn helpu pobl sy’n gweithio o gartref, gyda lwfans am Wi-Fi yn y cartref, gosod desgiau i fyny ac ati? Atebodd aelod fod costau yn cydbwyso, wrth i ni arbed arian ar betrol, er bod treuliau’r t? yn uwch. 

•       Mae’r Pennaeth Pobl a Newid Busnes yn cydnabod fod hyn yn fater cymhleth. Mae elfennau cadarnhaol a negyddol i weithio o gartref, a bydd angen eu cydbwyso at y dyfodol, a sicrhau, pa bynnag gynllun fydd yn ymddangos, y gwneir y lwfans priodol am y math hwn o drefniant. 

•       Soniodd yr Aelodau am yr effaith ar brentisiaid a hyfforddeion, a bod cryn anfantais o geisio dysgu gan gydweithwyr yn y modd hwn. Soniwyd fod yr Orsaf Wybodaeth hefyd ar gau, ac a fydd modd ei hagor ar gyfer pobl fregus? 

Dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes, wrth ystyried y model hybrid, y byddid yn canolbwyntio ymdrechion ar y gwasanaethau wyneb-yn-wyneb pwysicaf. Mae angen ystyried hefyd sut i ddefnyddio’r Ganolfan Ddinesig yn y ffordd orau. Dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod datblygu staff yn agwedd bwysig iawn o’r cynllun hwn. Pan fyddwch yn cychwyn ar swydd newydd, yr ydych yn dysgu cymaint am y modd mae sefydliad yn gweithio, ac y mae’n anodd iawn gwneud hyn heb fod mewn awyrgylch lle mae llawer o bobl. 

•       DefnyddioddAelodau esiampl y Brifysgol Agored sydd wedi defnyddio’r cydbwysedd gweithio o gartref ers amser. Maent yn defnyddio mentoriaid taledig i helpu pobl i ddysgu beth mae angen ei wneud, a bod yno ar eich cyfer. Mae’n bwysig hefyd gwneud y pwynt fod gweithio o gartref dan amodau clo yn wahanol iawn i weithio o gartref dan amgylchiadau mwy normal. 

Dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes ei fod ef wedi ei chael yn haws ymdopi â gweithio o gartref yn ystod yr haf pan nad oedd cymaint o gyfyngiadau. Mae’n waeth ar hyn o bryd oherwydd bod y cyfyngiadau clo yn llym iawn, a’r tywydd yn ddrwg. 

•       Holoddyr Aelodau beth yw camau nesaf y cynllun hwn? 

Atebodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod angen i ni ystyried sut i fwrw ymlaen,  a bod hyn yn dibynnu ar amgylchiadau pob awdurdod lleol. Ceir adroddiad i’r Cabinet yn y 3-6 mis nesaf am y camau at y dyfodol. 

•       Gofynnodd yr Aelodau am bapur dewisiadau i roi canolbwynt i’r ddadl.

Dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod angen i ni siarad â’r staff am fanylion yr hyn maent hwy eisiau. 

Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddog am fynychu.

Sylwadau a Chasgliadau

•       Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad a chanmol y manylion a’i naws gadarnhaol. 

•       Trafododd y Pwyllgor Deithio Llesol, a holi a fydd modd i ni fesur ac arolygu nifer y milltiroedd teithio llesol a wneir gan y staff, a hefyd edrych i mewn i bosibilrwydd gwobrwyo’r staff am gymryd rhan. Gofynnwyd hefyd a oedd modd i ni ymchwilio i weld a fydd hyn yn peri unrhyw rwystrau. 

•       Gofynnodd y Pwyllgor, unwaith i’r maes gwasanaeth ddatblygu dogfen y sgwrs yn bapur dewisiadau, iddo ddod yn ôl i’r Pwyllgor i ymgynghori arno, cyn iddo fynd i’r Cabinet.