Agenda item

Cyflwynodd Andrew Wathan, y Prif Archwilydd Mewnol, yr eitem hon, gan esbonio bod barn anfoddhaol ar Gerddoriaeth Gwent wedi'i chyhoeddi yn y flwyddyn flaenorol. Ar ôl derbyn hyn, darparodd y tîm Rheoli Addysg bapur ar y cynnydd sydd wedi’i wneud yn erbyn y cynllun gweithredu, sy'n cael ei ystyried yn gyfrif manwl iawn. Mae Rheolwr y Gwasanaeth Cymorth Cerddoriaeth wedi gwneud ymdrech ar y cyd i fynd i'r afael â'r pryderon hyn. Roedd yr Aelodau'n dal i fod eisiau rhagor o wybodaeth am y defnydd o offerynnau cerdd (e.e. benthyca i mewn ac allan ac ati), a dyna pam y mae'r eitem wedi'i chyflwyno i'w hadolygu yn y cyfarfod hwn.

Eglurodd y Dirprwy Brif Swyddog Addysg, Andrew Powles, yr oedd y gwasanaeth ar ffyrlo o fis Ebrill i fis Medi 2020. Ym mis Medi, dychwelodd y staff a blaenoriaeth gyntaf yr uwch reolwyr oedd mynd i'r afael â phryderon yr archwiliad. Yn dilyn hyn, cafodd y gwasanaeth ei roi ar ffyrlo eto, ond parhaodd yr uwch reolwyr i weithio i fynd i'r afael â'r pryderon hyn. Ym mis Mawrth, cynhaliodd y tîm Archwilio Mewnol adolygiad dilynol interim. Dangosodd gynnydd boddhaol a bod y broses archwilio'n cael ei chymryd o ddifrif.

Dywedodd Rheolwr y Gwasanaeth Cymorth Cerddoriaeth, Emma Archer, fod nifer o'r camau gweithredu o'r archwiliad cychwynnol bellach wedi'u cwblhau'n foddhaol. Mae Covid-19 wedi achosi anawsterau sylweddol i rai o'r camau hyn gan nad yw safleoedd ysgol ar agor neu ddim yn caniatáu mynediad i ymwelwyr. Mae'r ffocws wedi bod yn bennaf ar symud ymlaen ar y gwiriad stoc. Mae 94% o'r offerynnau ar y gofrestr asedau wedi'u gwirio (5048 o offerynnau). O'r 154 o ysgolion, gwiriwyd stoc pob ysgol ond 29. Felly, bydd rhai offerynnau ar ôl i’w diweddaru ar y gofrestr asedau.

Roedd y trafodaethau'n cynnwys y canlynol:

·       Diolchodd yr Aelodau i'r tîm am y wybodaeth ddiweddaraf a chydnabu'r anhawster a achoswyd gan Covid-19. Holwyd pam y mae cymaint o amser rhwng archwiliadau stoc. A oes anhawster systematig i wneud hyn?

o   Ymatebodd Rheolwr y Gwasanaeth Cymorth Cerddoriaeth gan egluro ei fod yn broses sy'n cymryd llawer o amser. Mae'r stoc yn symud yn gyson o dan amgylchiadau arferol, felly yr amser gorau i wneud gwiriad stoc yw dros gyfnod y gwyliau fel arfer. Gyda dros 5000 o offerynnau, mae hwn yn dalcen caled. Wrth symud ymlaen, byddai angen ffordd wahanol o weithio ar y gwasanaeth- bydd y feddalwedd newydd sy'n cael ei chyflwyno yn cynnwys mwy o awtomeiddio, a fydd yn ffrydio'r ochr awtomeiddio. Efallai y bydd angen i'r gwasanaeth ailedrych ar y broses o drosglwyddo offerynnau yn ôl ac ymlaen â llaw. Ar hyn o bryd mae hyn yn dibynnu ar staff hunangyflogedig peripatetig i wneud hyn. Efallai y bydd yn rhaid cyfyngu'r gwasanaeth yn fwy yn y dyfodol o ran sut yr ydym yn trosglwyddo benthyciadau yn y dyfodol.

o   Ymatebodd yr Aelodau, gan ddymuno sicrhau bod myfyrwyr yn gallu cael gafael ar offerynnau o hyd ac nad yw ffordd newydd o weithio yn gwneud hyn yn anos. A fyddai ffordd o roi 'cod bar' ar yr offerynnau i'w sganio i mewn ac allan?

o   Eglurodd Rheolwr y Gwasanaeth Cymorth Cerddoriaeth fod un o'r gwelliannau yn y feddalwedd newydd yn cynnwys system sganio i mewn ac allan.

·       Dywedodd y Cadeirydd nad yw'r Pwyllgor Archwilio am greu biwrocratiaeth dim ond er mwyn gwneud hynny. Y rhagosodiad sylfaenol ar gyfer monitro yw, os rhoddir offeryn i fyfyriwr, y gallai fod ased yn cael ei golli. A ellid cymryd ymagwedd sicrwydd negyddol? H.y. mae dyletswydd ar fyfyrwyr/rhieni i ddweud wrth y gwasanaeth os caiff yr ased ei ddychwelyd, ac os na wneir cyswllt, mae gan y gwasanaeth hawl i ofyn am daliad. Byddai hyn yn helpu i leihau biwrocratiaeth, tra'n parhau i gadw rheolaeth.

o   Eglurodd Rheolwr y Gwasanaeth Cymorth Cerddoriaeth mai ffurflen ar bapur yw’r broses sydd ar waith ar hyn o bryd/yn hanesyddol. Wrth symud ymlaen, mae'r gwelliannau'n symud i lwyfan digidol, sy'n golygu bod y rhieni'n cydsynio i lynu wrth delerau ac amodau'r benthyciad. Gweler manylion yr offeryn, gofynion y benthyciad ac ati ar y porthol neu'r ap. Dylai'r holl broses fod yn llawer mwy awtomataidd a symlach yn awr.

o   Mynegodd y Prif Archwilydd Mewnol mai'r pryder o safbwynt archwilio yw diogelu asedau'r Awdurdod, felly byddai ffordd symlach o reoli hyn bob amser yn cael ei argymell, er mwyn sicrhau bod rheolaethau priodol ar waith.

·       Gofynnodd yr Aelodau a yw pob un o'r 5000 o offerynnau a nodwyd yn gysylltiedig â'r pryniant cychwynnol ar y system, a phe bai offerynnau newydd yn cael eu prynu a ydynt hefyd yn cael eu lanlwytho i'r system?

o   Atebodd Rheolwr y Gwasanaeth Cymorth Cerddoriaeth fod yr holl wybodaeth hon, yn 2016, wedi'i throsglwyddo i'r system newydd gan ddefnyddio ffeil Access. Felly, mae pryniannau newydd yn cael eu hychwanegu'n awtomatig. Rhan o'r broses fu adolygu'r holl ddata a drosglwyddwyd yn 2016. Wrth symud ymlaen, mae'r pryniannau’n cael eu cofnodi'n awtomatig ar y system.

·       Soniodd y Prif Archwilydd Mewnol y nodwyd problemau’n flaenorol gydag offerynnau ar fenthyg yn llawer hirach nag yr oedd yn rhesymol, a yw hyn bellach yn cael ei olrhain?

o   Eglurodd Rheolwr y Gwasanaeth Cymorth Cerddoriaeth fod hyn oherwydd camgymeriad wrth gofnodi yn hytrach na bod yr offerynnau allan ar fenthyg am gyfnod hir. Erbyn hyn mae'r rhain i gyd wedi'u holrhain. Dim ond 280 o fenthyciadau byw sydd ar gael ar hyn o bryd. Ar hyn o bryd mae'r gwasanaeth yn gweithredu ar lai na 10% o'r disgyblion arferol. Ar wahân i hyn, mae chwe benthyciad heb eu talu, ond mae'r rhain i fyfyrwyr prifysgol y mae eu benthyciadau wedi'u cymeradwyo gan eu bod yn cynorthwyo'r gwasanaeth.

·       Holodd y Cadeirydd a oedd yn rhaid dileu unrhyw offerynnau na nodwyd?

o   Eglurodd Rheolwr y Gwasanaeth Cymorth Cerddoriaeth fod 900 o gofnodion nad yw'r gwasanaeth wedi gallu eu cadarnhau. Fodd bynnag, mae hyn yn debygol o gynnwys dyblygu rhai offerynnau, er enghraifft, mae'n hawdd olrhain offerynnau pres a chwyth, ond mae offerynnau llinynnol yn anos eu hadnabod. Bydd y gwasanaeth yn gofyn am gymeradwyaeth gan y Prif Swyddog Addysg i ddileu'r nifer terfynol o offerynnau ar ôl sefydlu faint ohonynt sydd.

·       Holodd y Prif Archwilydd Mewnol a yw'r gwasanaeth yn hyderus bod yr holl offerynnau bellach wedi'u cofnodi.

o   Roedd Rheolwr y Gwasanaeth Cymorth Cerdd yn hyderus bod yr holl offerynnau wedi'u cofnodi, ar wahân i'r rhai yn y 29 ysgol nad ydynt yn caniatáu mynediad.

·       Gofynnodd yr Aelodau a yw'r cyfrifoldeb ariannol wedi'i fesur, yn enwedig ar gyfer offerynnau lle nad ydym yn si?r ble ydyn nhw.

o   Atebodd Rheolwr y Gwasanaeth Cymorth Cerddoriaeth fod yswiriant wedi'i gymryd allan ar yr holl offerynnau sydd yn eu lle. Mae rhestr asedau lawn gyda phrisiau, sydd wedi'i chymeradwyo gan y broceriaid. Mae'r mwyafrif helaeth o offerynnau ar gyfer myfyrwyr, felly mae lefel ddisgwyliedig o draul a difrod cyffredinol i'r asedau. Mae'r mwyafrif helaeth o offerynnau yn 7 oed neu'n h?n.

o   Gofynnodd yr Aelodau a yw'r adroddiad archwilio yn adlewyrchu hyn.

o   Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol fod yr archwiliad dilynol interim yn dal i fynd rhagddo felly rydym yn aros am ganlyniadau hyn. Mae'r tîm Archwilio Mewnol yn gobeithio cynnal archwiliad dilynol llawn yn ddiweddarach yn y flwyddyn pan fydd popeth yn dychwelyd i’r arfer.

Cytunwyd:

Nododd y Pwyllgor Archwilio yr adroddiad a chanmolodd y gwelliannau a wnaed gan Wasanaeth Cerdd Gwent. Cydnabu'r Pwyllgor yr archwiliad dilynol fydd yn cael ei gynnal yn ddiweddarach eleni.