Agenda item

Yr Arweinydd i gyflwyno’r adroddiad i’r Cabinet.

Roedd polisi clir wedi bod ar waith gan y Cyngor ers nifer o flynyddoedd sy’n esbonio sut mae’n rheoli adborth gan drigolion. Bu nifer o newidiadau’n ddiweddar i ddeddfwriaeth allweddol sydd wedi effeithio ar sut mae’r Cyngor yn gwrando ar drigolion ac yn dysgu ganddynt.

Y prif reswm am y diwygiadau oedd adlewyrchu Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019  Ym mis Medi 2020, ysgrifennodd yr Ombwdsmon i bob Awdurdod Lleol yn cadarnhau bod y Datganiad o Egwyddorion, y Broses Trin Cwynion Enghreifftiol a'r Canllawiau a ddiwygiwyd ar waith yn llawn. Gofynnodd yr Ombwdsmon i gyrff cyhoeddus fyfyrio ar sut y mae eu harferion a'u gweithdrefnau yn cydymffurfio â'r canllawiau wedi'u diweddaru a sut y byddent yn sicrhau bod pob cwyn yn cael ei chofnodi’n briodol.

Roedd y prif newidiadau arfaethedig i'r polisi yn cynnwys:

•           Newidiadau i'r trefniadau adrodd a monitro.

•           Diffiniadau wedi'u diweddaru o Rolau a Chyfrifoldebau ar gyfer rheoli cwynion.

•           Mwy o eglurder yngl?n â'r trefniadau ar gyfer rheoli cwynion yngl?n â phartneriaid a darparwyr gwasanaethau a gomisiynwyd gan y Cyngor i ddarparu gwasanaethau.

A;

•           Mwy o gyfeirio at wasanaethau eiriolaeth a chymorth.

Roedd y trefniadau adrodd a monitro wedi'u diweddaru hefyd yn adlewyrchu gofynion Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a ddaeth i rym ar 1 Ebrill 2021. Roedd swyddogaeth statudol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio newydd yn cynnwys adolygu ac asesu gallu'r Cyngor i ymdrin â chwynion yn effeithiol, ac i adrodd ar argymhellion a'u gwneud yn hyn o beth.

Yn ogystal â gofynion yr Ombwdsmon, bu newidiadau eraill i ddeddfwriaeth yn ymwneud â thrin cwynion a adlewyrchir yn y polisi wedi'i ddiweddaru. Yn eu plith roedd:

•         Rheoliadau Gwasanaethau Maethu Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2019

•         Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016

•         Rheoliadau Safonau’r Gymraeg (Rhif 7) 2018

•         Herio Bwlio - Hawliau, parch, cydraddoldeb: Canllawiau statudol i awdurdodau lleol (2019).

Roedd y newidiadau hyn i'r polisi yn ymwneud â'i gwneud yn glir i drigolion sut yr ymdrinnir â chwynion yn y meysydd penodol hyn, gan gynnwys cyfeirio at gymorth a chefnogaeth bellach.

Bu rhai mân newidiadau hefyd i'r polisi Gweithredoedd Annerbyniol gan Achwynwyr. Er bod y Cyngor wedi ymrwymo i ymdrin â phob cwyn yn deg, yn gynhwysfawr ac yn amserol, nid yw’r Cyngor yn disgwyl i staff oddef ymddygiad camdriniol, sarhaus na bygythiol.  Mewn rhai achosion, gallai ymddygiad afresymol hefyd rwystro gwaith ymchwilio i g?yn yr unigolyn neu gallai greu problemau sylweddol i'r Cyngor o ran adnoddau.

Roedd y polisi'n cadarnhau'r trefniadau sydd ar waith i fynd i'r afael â'r problemau hyn mewn modd cyfrinachol, teg a gwrthrychol drwy fforwm sy’n cyfarfod yn rheolaidd i adolygu'r achosion hyn a chytuno ar unrhyw gamau gweithredu priodol o fewn cylch gwaith y polisi. Roedd y polisi hefyd yn adlewyrchu'r ffaith nad yw pob achos o ymddygiad annerbyniol yn ymwneud â chwynion.

Gofynnwyd i'r Cabinet ystyried a chymeradwyo'r Polisi Canmoliaeth, Sylwadau a Chwynion diwygiedig, a'r polisi Gweithredoedd Annerbyniol gan Achwynwyr newydd, i'w cyflwyno o 10 Mai 2021 er mwyn bodloni gofynion statudol a deddfwriaethol.

Sylwadau Aelodau’r Cabinet:

Dywedodd y Cynghorydd Mayer fod y Cyngor yn dda iawn wrth ymdrin ag unrhyw broblemau sy’n codi a’i bod yn brin iawn i gwynion gael eu huwchgyfeirio i’r ombwdsmon.  Ychwanegodd y Cynghorydd Mayer fod y Cynghorydd Cockeram ynghyd ag Aelodau eraill o'r Cabinet yn pryderu mai dim ond cwynion a broseswyd yn y gorffennol ond bod y ffaith y gall y cyhoedd ganmol y Cyngor erbyn hyn yn gam cadarnhaol ymlaen.  Anogodd y Cynghorydd Mayer bawb i gofnodi canmoliaeth yn ogystal â chwynion yn y dyfodol.

Canmolodd y Cynghorydd Davies y Cyngor ar fod yn agored ac yn dryloyw a dywedodd fod aelodau’r cyhoedd sydd am gwyno’n cael eu cyfeirio’n glir, yn enwedig mewn perthynas ag asesu cydraddoldeb a Deddf Llesiant a Chenedlaethau'r Dyfodol.

Cymeradwyodd y Cynghorydd Cockeram y sylwadau blaenorol ac roedd yn falch o weld bod canmoliaeth yn fwy pwysig ar yr agenda a dywedodd fod angen newid y canllawiau i adlewyrchu hyn. Dylid annog staff hefyd i gofnodi canmoliaeth gan y Prif Weithredwr i bob aelod o staff mewn ffordd well.

Adleisiodd y Cynghorydd Truman sylwadau cydweithwyr a chroesawodd y fformat newydd ar gyfer canmoliaeth.

Ychwanegodd y Cynghorydd Rahman fod y polisi yn rhoi'r hawl i bob dinesydd gael ei glywed a'i barchu.  Roedd y Cyngor hwn yn fodlon gwrando ar drigolion ac yn agored ac yn dryloyw.  Roedd adnoddau ar waith nawr ac wrth symud ymlaen byddai'r Cyngor yn dysgu o'u camgymeriadau ac yn gwneud yn well.

Penderfyniad:

Gofynnwyd i'r Cabinet adolygu a chymeradwyo'r diwygiadau arfaethedig i’r polisïau.