Agenda item

Rhoddodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor fod Leanne Rowlands wedi'i phenodi'n Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd newydd a bod Connor Hall wedi'i benodi'n Gynghorydd Craffu newydd. 

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod yr adroddiad hwn yn ymwneud â'r broses yn hytrach na swyddogaethau'r Pwyllgor Archwilio.  Esboniwyd bod y ddeddfwriaeth newydd wedi dod i rym ym mis Ionawr 2021 a byddai newidiadau newydd yn cael eu cyflwyno rhwng nawr a mis Mai 2022. 

Prif Bwyntiau:

·         Roedd teitl y Pwyllgor Archwilio bellach wedi newid i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. 

·         Byddai newid i rai swyddogaethau statudol felly roedd rhai termau ychwanegol yn cynnwys adolygu asesiadau perfformiad a'r prosesau ymdrin â chwynion. 

·         Gofynnwyd i'r Pwyllgor nodi'r newidiadau hyn ac argymell i'r Cyngor ddiwygio'r cyfansoddiad i newid enw'r Pwyllgor Archwilio o 1 Ebrill a chynnwys y swyddogaethau ychwanegol hynny yn y cylch gorchwyl. 

·         Roedd Atodiad 1 yn cynnwys y cylch gorchwyl presennol ar gyfer y Pwyllgor Archwilio ac roedd Atodiad 2 wedi'i ddiwygio i'r hyn y dylai fod. 

·         O ran asesu perfformiad, newidiodd y ddeddf fframwaith y Cyngor yn llwyr o ran yr adroddiad gwella blynyddol ac adroddiad y cynllun corfforaethol. Newidiodd i broses hunanasesu lle'r oedd cynghorau'n asesu eu perfformiad eu hunain, ac roedd yn destun adolygiad annibynnol gan gymheiriaid yn flynyddol.  Byddai hyn yn cael effaith ar bwyllgorau Craffu wrth symud ymlaen. 

·         Yn ôl CLlLC byddai hyn yn newid diwylliant sylfaenol o ran sut mae'r Cyngor yn asesu ei berfformiad. 

·         Byddai'r dyletswyddau presennol o dan fesur 2009 o ran gwelliant parhaus ac adroddiad archwilio blynyddol yn cael eu terfynu a'u disodli gan broses hunanasesu a fyddai'n cael effaith ar draws y Cyngor o ran Craffu a chynllunio gwasanaethau a sut yr adolygodd craffu berfformiad. 

·         Byddai gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio newydd rôl well fel rhan o'r broses hunanasesu flynyddol ac asesu bod prosesau'r Cynghorau yn gadarn.  Byddai cwynion sy'n mynd i'r Cabinet yn y dyfodol yn cael eu cyfeirio at y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o ran sut y gwnaethom ymdrin â chwynion yn hytrach na'r canlyniad. 

·         Y pwynt olaf a drafodwyd oedd aelodaeth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, nad oedd ar unwaith, ond byddai cyfansoddiad y pwyllgor yn newid.  Ar hyn o bryd roedd un aelod lleyg a oedd yn ofyniad cyfreithiol sy'n Gadeirydd annibynnol, ac mae'r 8 aelod arall yn Aelodau etholedig, ac roedd hyn yn gytbwys yn gymesur.  Ym mis Mai 2022, byddai'n ofynnol yn gyfreithiol bod traean o'r pwyllgor yn aelodau annibynnol.  Felly, byddai'n rhaid i'r Cyngor recriwtio aelodau ychwanegol newydd.  Daw tymor y Cadeiryddion i ben fis Mai nesaf 2022 felly byddai angen 3 aelod annibynnol newydd i wasanaethu ar y pwyllgor.  

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod y broses recriwtio hon yn cael ei thrafod ar hyn o bryd gyda'r Prif Archwilydd Mewnol a'r Pennaeth Cyllid ynghylch sut i ddechrau'r broses hon gan y byddai pob Cyngor ledled Cymru yn recriwtio ar gyfer yr aelodau hyn. 

Cwestiynau:

·         Dywedodd y Cynghorydd Hourihane eu bod yn pryderu y gallai gwelliant parhaus gael ei chwyddo yn gyfnewid am archwilio ysgafnach, ac na ddylai'r Cyngor anelu at hyn o hyd. 

Eglurodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio ei fod yn broses wahanol a bod hon yn ffordd wahanol o fonitro ac asesu.  Felly yn lle adroddiad gwella blynyddol ac Archwilio Cymru yn dod i mewn yn flynyddol i roi Tystysgrif Cydymffurfio roedd hyn yn fwy o broses hunanasesu ac roedd yn rhoi mwy o hyblygrwydd i Gynghorau.  

Byddai angen i'r Cyngor sefydlu panel adolygu cymheiriaid annibynnol allanol, ond roedd y gwelliant parhaus yno o hyd. 

·         Holodd y Cynghorydd Hourihane yr adolygiad gan gymheiriaid. 

Cadarnhaodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod hwn yn banel allanol sy'n annibynnol ar y Cyngor a fyddai'n darparu'r adolygiad gan gymheiriaid a byddai gan y Cyngor rwymedigaeth i ystyried adborth y panel hwn pan oedd yn cynllunio gwasanaethau ar gyfer y flwyddyn nesaf. 

·         Cyfeiriodd y Cynghorydd Hourihane at y gost fach i'r Cyngor am weithredu'r rheoliadau hyn ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. 

Cadarnhaodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod yr adroddiad yn cyfeirio at aelodau lleyg ychwanegol y pwyllgor Archwilio a byddai'r pwyllgor yn canolbwyntio ar gael ei yrru gan brosesau.  Y newidiadau mwy ar gyfer y broses hunanasesu fyddai i'r pwyllgorau craffu a'r broses cynllunio gwasanaethau. 

Cadarnhawyd y byddai'r gost yn fach iawn, a chyfeiriodd y gost honno at benodi 2 aelod lleyg ychwanegol i'r Pwyllgor Archwilio a fyddai'n cael lwfans a byddai cost untro i'r Cyngor ar gyfer recriwtio. 

·         Holodd y Cynghorydd Hourihane y panel adolygu cymheiriaid ac a fyddai'n ddrud. 

Cadarnhaodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio na fyddai'r panel hwn yn cael ei dalu ac y byddai aelodau'r panel yn wirfoddolwyr.  Roedd y Cyngor yn dal i aros ar Lywodraeth Cymru am y broses o sefydlu'r paneli hyn.  Nid oedd yn rhaid i'r Cyngor lunio ei adroddiad hunanasesu cyntaf tan flwyddyn ar ôl yr etholiad.

·         Holodd y Cynghorydd T. Watkins pwy oedd yn mynd i graffu ar y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. 

Cadarnhaodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio y byddai adroddiad archwilio blynyddol yn parhau fel arfer, ond ni fyddai cynllun gwella blynyddol.  Ar hyn o bryd mae Archwilio Cymru yn dod i mewn ac yn archwilio'r Cyngor yn flynyddol a fyddai'n cael ei ddileu, ac ni fyddai gan y Cyngor rwymedigaeth i gwblhau adroddiad gwella blynyddol. 

Fodd bynnag, byddai pob adroddiad Archwilio arall yn aros yr un fath. 

·         Gofynnodd y Cynghorydd K. Thomas a allai aelodau lleyg blaenorol sydd wedi cadeirio o'r blaen ailymgeisio am y swydd eto. 

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod un cadeirydd annibynnol ar hyn o bryd a allai wasanaethu dau dymor yn y swydd.  Ni allai'r cadeirydd presennol sefyll eto pan ddaeth eu tymor i ben. 

·         Holodd y Cynghorydd K. Thomas a oedd y recriwtio'n gadarn i gael aelodau a oedd yn ddiduedd i eistedd ar y panel adolygu cymheiriaid.  

Cadarnhaodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio ein bod yn dal i aros am arweiniad gan lywodraeth Cymru ar y panel adolygu cymheiriaid. 

Roedd disgrifiad rôl ynghlwm wrth yr adroddiad a oedd yn sail ar gyfer recriwtio'r aelodau annibynnol.  Cynhaliwyd proses debyg yn ddiweddar i recriwtio aelodau annibynnol newydd ar gyfer y Pwyllgor Safonau a chredwyd mai'r un broses fyddai recriwtio'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.  Roedd hyn yn gadarn lle'r oedd hysbyseb gyhoeddus agored gyda sefydlu panel penodi i gyfweld ymgeiswyr ar y rhestr fer. 

Trafodwyd bod angen cymysgedd o brofiad i asesu pa mor dda yr oedd y Cyngor yn darparu gwasanaethau. 

Gofynnodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio am gadarnhad gan yr Aelodau eu bod yn hapus i ddechrau recriwtio ar gyfer aelodau lleyg cyn gynted â phosibl. 

Gofynnodd y Cadeirydd a allai'r aelodau annibynnol wasanaethu ar fwy nag un pwyllgor a gwasanaethu ar bwyllgorau mewn awdurdodau eraill.  

Cadarnhaodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio nad oedd yr aelodau annibynnol i'w recriwtio yn aelodau etholedig ac er y gallent, mewn theori, wasanaethu ar fwy nag un pwyllgor mewn un Cyngor, dim ond ar un pwyllgor y dylai aelodau lleyg wasanaethu i gael golwg fwy uniongyrchol ar brosesau Cynghorau Casnewydd ond yn gyfreithiol gallent eistedd ar bwyllgorau Archwilio eraill mewn Awdurdodau Lleol eraill.  Dylid hefyd ystyried mynediad Aelodau Annibynnol at wybodaeth gyfrinachol. 

Cytunwyd:

Cadarnhaodd Aelodau'r Pwyllgor eu bod yn cytuno i recriwtio Aelodau Annibynnol ar unwaith ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio