Agenda item

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Rob Green fel rhan o'i dîm.  Daeth Rob o Gyngor Caerdydd lle'r oedd ganddo rôl gyllid uwch. 

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Laura Mahoney, yr Uwch Bartner Busnes Cyllid, a fydd yn cyflwyno prif agweddau'r cyfrifon.  Mae'n amlwg bod hon wedi bod yn flwyddyn anodd; bu rhywfaint o oedi wrth gyflwyno'r cyfrifon. Mae wedi bod yn 12 mis anodd o ran delio â materion Covid-19 sydd wedi cael effaith fawr ar y cyfrifon.  Bydd y cyflwyniad hwn yn canolbwyntio ar gronfeydd wrth gefn, darpariaethau, amodau a rhwymedigaethau.  Dyma'r prif risgiau o ran yr arian sy’n cynnal y Cyngor. 

Cyflwynodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid yr eitem hon.  Mae'r cyfrifon drafft yn cynnwys cyfrifon endid unigol a chyfrifon grwp.  Ni chafodd y cyfrifon eu hawdurdodi i'w cyhoeddi tan 2 Gorffennaf 2021 (dylai fod wedi bod yn 31 Mai). Gohiriwyd hyn, oherwydd i arian gael ei dderbyn o gronfa galedi Llywodraeth Cymru a oedd yn gofyn am lawer o waith i ddelio ag ef. Roedd rhai absenoldebau staff hefyd o fewn y tîm a effeithiodd ar awdurdodi'r cyfrifon.  Mae'r tîm bellach yn gweithio tuag at gyflwyno'r cyfrifon terfynol. 

Un o'r negeseuon allweddol yw bod gan y gyllideb refeniw danwariant o £14 miliwn, oherwydd bod y Cyngor wedi derbyn cyllid untro gan Lywodraeth Cymru. Nid yn unig yn gyfyngedig i wariant ond hefyd yn hawlio colli incwm oherwydd Covid-19.  Hefyd, tanwariant ym mhob maes gwasanaeth oherwydd gostyngiad yn y weinyddiaeth, a newid i gynlluniau gwaith arferol na ellid eu cyflawni oherwydd Covid-19.  Roedd tanwariant hefyd o ganlyniad i gynllun gostyngiadau'r dreth gyngor ac incwm y dreth gyngor. 

Daeth y Rhaglen Gyfalaf allan yn £26.2 miliwn, gan gario £7.1 miliwn ymlaen oherwydd llithriant i 2021/22.  Mae'r prif resymau dros lithriant yn deillio o werth £763,000 o fenthyciadau sy’n ddyledus i gwmnïau allanol ac roedd oedi ar ddechrau'r flwyddyn ariannol yn lleihau'r gallu i symud y rhain yn eu blaen. Roedd £4 miliwn o grantiau teithio llesol - cafwyd  cymeradwyaeth i gario nifer o grantiau drosodd o 2021/22. Mae'r tîm yn profi oedi wrth brosesu llythyrau gwobrwyo a all ohirio dechrau prosiectau. Roedd £1 miliwn o lithriant hefyd yn Addysg, unwaith eto oherwydd oedi mewn prosiectau.  

Cynyddodd y cronfeydd wrth gefn o £21.2 miliwn net, sy'n bennaf yn cynnwys tanwariant ysgol o £8.5 miliwn sydd wedi'i drosglwyddo i gronfeydd wrth gefn ysgolion, a thanwariant cyffredinol o £14 miliwn sydd wedi'i drosglwyddo i gronfeydd wrth gefn cyffredinol.

Effaith Covid-19 ar y datganiad yw ei fod wedi oedi paratoi cyfrifon. Cafodd hefyd effaith sylweddol ar y tybiaethau a wnaed am y dyfodol.  Fel yr oedd llynedd, adroddwyd am brisio eiddo gweithredol ar sail ansicrwydd prisio materol. Derbyniodd y Cyngor nifer o grantiau hefyd o ganlyniad i Covid-19.  Cyfanswm y cymorth ariannol yn 2020/21 a gafwyd ar draws pob maes ardal oedd £27.3 miliwn. Yn ogystal â chymorth ariannol uniongyrchol, gweithredodd y Cyngor hefyd fel asiant i Lywodraeth Cymru, er enghraifft wrth weinyddu grantiau cymorth busnes a grantiau cychwyn busnes.  Dosbarthwyd y cynlluniau hyn fel rhai yr oedd gennym berthynas asiantaeth â hwy, ac maent wedi'u heithrio o'r datganiad o gyfrifon.

Mae 5 datganiad allweddol sy'n crynhoi'r datganiad o gyfrifon.  Rhain yw’r Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr (DIGC), y Dadansoddiad Gwariant a Chyllido (DGCh), y Datganiad Symudiad mewn Cronfeydd Wrth Gefn, y Fantolen a'r Datganiad Llif Arian Parod.

Mae crynodeb o'r cyllid yn dangos cronfeydd wrth gefn defnyddiadwy.  Cronfeydd wrth gefn defnyddiadwy o £87 miliwn a ddygwyd ymlaen o 2019/20. Mae hyn wedi cynyddu i £108 miliwn yn 2020/21, o ganlyniad i drosglwyddiadau cyllidebol i gronfeydd wrth gefn defnyddiadwy, sy'n cynnwys ysgolion a'r cronfeydd cyfalaf wrth gefn ynghyd â'r tanwariant o £14 miliwn.  Mae cyfansoddiad y cronfeydd wrth gefn hyn yn cynnwys Balans Cronfa'r Cyngor, balansau a ddelir gan ysgolion, cronfa risg wrth gefn (gan gynnwys yswiriant a diswyddo), gwariant cyfalaf, cronfa esmwytho wrth gefn (gan gynnwys PFI), ac Arall (yn cynnwys cronfa adfer Covid).

Yna crynhowyd y darpariaethau.  Mae darpariaeth yn swm sy'n cael ei roi o'r neilltu ar gyfer atebolrwydd hysbys ond lle mae rhywfaint o ansicrwydd ynghylch amseru neu swm.  Cyflwynwyd y darpariaethau unigol a'r symudiad ym mhob un.  Bu gostyngiad yn y darpariaethau tymor byr o £8.87 miliwn i £7.47 miliwn ar ddiwedd mis Mawrth 2021.  Y prif symudiadau oedd gostyngiad o 1.5 miliwn mewn absenoldeb cronedig.  Cynhwyswyd darpariaeth newydd hefyd ar gyfer T?r y Siartwyr, darpariaeth yswiriant a darpariaeth ynni o fewn y darpariaethau tymor byr. Cynyddodd darpariaethau hirdymor ychydig o £11.04 miliwn i £11.08 miliwn. 

Diffinnir y Rhwymedigaethau Digwyddiadol fel rhwymedigaeth bosibl yn dibynnu a yw rhyw ddigwyddiad ansicr yn digwydd yn y dyfodol, nad yw'r taliad yn debygol, neu ni ellir mesur y swm yn ddibynadwy. O fewn y datganiad o gyfrifon, tynnir sylw at y digwyddiadau/risgiau hynny nad oes angen neilltuo unrhyw ddarpariaeth ariannol ar eu cyfer. 

Yna esboniwyd ychydig o sylwadau allweddol eraill o'r cyfrifon eleni.  Mae gan y Cyngor nifer o gyd-bwyllgorau gydag awdurdodau lleol eraill, ond gan nad yw'r balansau hyn yn berthnasol nid ydynt wedi'u cynnwys yn y cyfrifon, ar wahân i Fargen Ddinesig Prifddinas-Ranbarth Caerdydd.  Mae rhwymedigaethau cronfa bensiwn Torfaen Gwent Fwyaf wedi'u cynnwys yn y fantolen - rhwymedigaeth net o £471 miliwn. Mae'r datganiad o gyfrifon yn cynnwys cyfrifon cyfnerthedig ar gyfer Trafnidiaeth Casnewydd.

Mae'r cyfrifon drafft ar gael ar hyn o bryd i'w hadolygu a rhoi sylw arnynt.  Byddai angen i unrhyw sylwadau ddod i law erbyn diwedd Awst 2021 i'w hystyried a'u cymeradwyo. 

Trafodaeth:

• Gofynnodd y Cynghorydd Hourahine a fydd tanwariant ar grantiau Llywodraeth Cymru yn cael ei gymryd yn ôl?
  • Eglurodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid nad ydynt yn ddarostyngedig i hynny.
• Gofynnodd y Cynghorydd Jordan beth yw ystyr llithriant?
  • Eglurodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid fod llithriant yn golygu tanwariant yn y rhaglen gyfalaf. Fe'i gelwir yn llithriant am ei fod yn llithro i mewn i'r flwyddyn ariannol nesaf.
• Soniodd y Cynghorydd White fod tudalen 57 yr adroddiad yn wag, pam mae hyn?
  • Eglurodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid mai'r rheswm am hyn yw na fydd yr adroddiad yn cael ei gyhoeddi hyd nes y cyhoeddir y set derfynol o gyfrifon, unwaith y bydd yr archwiliad allanol yn cael ei gau. 
• Gofynnodd y Cynghorydd Giles a yw'r gwariant cyfalaf mewn ysgolion ym Mand B yn rhedeg yn brydlon?
  • Eglurodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid nad oedd  llawer o lithriad yn 2020/21 yn Band B, felly ar hyn o bryd mae'r rhaglen yn rhedeg ar amser. Dros yr haf bydd yn rhaid cael llawer o waith i sicrhau ei fod yn rhedeg yn brydlon. Bydd angen i ni gyfathrebu'n agos â Llywodraeth Cymru i sicrhau llwyddiant hyn.
  • Atebodd y Cynghorydd Giles fod cyllid Band B yn hanfodol i gefnogi ein plant, felly mae'n newyddion da bod y rhaglen yn rhedeg yn brydlon. 
• Dywedodd y Cadeirydd fod y tanwariant cyfalaf cyffredinol eleni yn 21%.  O un flwyddyn i'r llall rydym bob amser yn tanwario 20-30% ar y gyllideb gyfalaf. Pam mae tanwariant parhaus os yw'r arian yno?  A oes problem o ran rheoli prosiectau? 
  • Eglurodd y Pennaeth Cyllid fod llawer o lithriant yn ymwneud â gwaith sy'n gysylltiedig â grantiau ac nad ydynt yn cael eu cadarnhau tan ymhell i'r flwyddyn ariannol, sy'n rhoi llai o amser i gynllunio a chyflawni'r prosiectau hynny. Yn ogystal, mae'r Rhaglen Gyfalaf efallai'n rhy uchelgeisiol. Ymddengys mai £25 miliwn yw ein capasiti gwario. Fodd bynnag, mae disgwyl i hyn gynyddu gyda'r rhaglen Band B gan fod hon yn rhaglen wariant uchel. Cyllideb o £100 miliwn eleni sy'n afrealistig, mae angen ail-broffilio'r rhaglen.  Mae rhaglen gyfalaf newydd yn dechrau ymhen 18 mis.  Mae angen i ni wneud mwy o waith i fod yn realistig ynghylch gallu'r sefydliad i gyflawni'r prosiectau hyn- yn enwedig gan fod llawer o'r prosiectau hyn yn gymhleth iawn ac yn cael eu darparu gan drydydd partïon.  Mae'n fater o gapasiti i raddau helaeth yn hytrach na mater rheoli gwael.  Y prif broblem y tu ôl i hyn yw grantiau blynyddol nad ydynt yn cael eu rhoi mewn da bryd, fel gyda chynghorau eraill. Pan ddaw'r grantiau, maent yn dod gydag amserlenni, sy'n aml yn cael eu cyflawni ar draul rhaglenni eraill. 

• Gofynnodd y Cynghorydd Hourahine a allai rhai o'r cynlluniau tymor hwy gael eu rheoli gan Turnkey (e.e., rhoi contract allanol ar ei gyfer)?
  • Esboniodd y Pennaeth Cyllid, os nad oes gennym brofiad neu gapasiti yn fewnol, fod angen i ni brynu'r rheoli prosiectau hynny fel rhan o'r contract cyffredinol. Sgwrs fyw yw'r mater hwn felly.  

• Cyfeiriodd y Cadeirydd at ddyfarniad McCloud ar bensiynau, a gofynnodd beth yw'r prif bwynt sy'n cael ei wneud yn y ddogfen?  Pa effaith a ddisgwylir?  A ellid ei eirio'n wahanol i'w gwneud yn haws i'r darllenydd ddeall a chael ymdeimlad o'r effaith a ddisgwylir?
  • Eglurodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid fod yr effaith yn cael ei chofnodi yng nghost gwasanaeth y gorffennol yn yr adroddiad actiwaraidd a dderbyniwyd, sydd wedi'i gynnwys yn y fantolen.  Ni fydd effaith derfynol y cynllun pensiwn yn hysbys tan yn ddiweddarach, ond gallem edrych ar ehangu'r adran honno.
  • Dywedodd y Cadeirydd fod y niferoedd sy'n cael eu cynnwys yno yn drysu'r darllenydd.
  • Dywedodd y Pennaeth Cyllid fod angen i ffocws y nodyn hwn fod yn gysylltiedig ag ansicrwydd, a gallai'r adran hon gael ei lleihau ychydig. 
• Esboniodd Gareth Lucey (Archwilio Cymru) fod ei dîm wedi bod yn dilyn i fyny ar hynny ac y bydd ei dîm archwilio yn adolygu’r mater yn derfynol ac yn trafod gyda'r Uwch Bartner Busnes Cyllid fel y bo'n briodol
• Dywedodd y Cadeirydd fod ansicrwydd sylweddol o hyd yngl?n â'r datganiad risg.  Pam mae hyn yn wir, a yw hyn yn benodol i'r sector hwn? 
  • Atebodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid, os byddwn yn gadael ansicrwydd materol yn yr adroddiad, y byddwn yn cynnwys y paragraff pwyslais ar fater yn y Dystysgrif Archwilio (fel y llynedd)
  • Mae'r Tîm Archwilio Allanol yn cymryd camau dilynol gyda Norse i ddeall pam fod yr ansicrwydd sylweddol hwn yn parhau eleni
• Holodd y Cadeirydd am fater Friar's Walk - beth yw'r gwahaniaeth rhwng y £5 miliwn yn y cyfrifon a'r £7.5 miliwn y cyfeirir ato mewn mannau eraill? Yn ogystal â hyn, faint yr ydym wedi gorfod ei ddileu oherwydd Friar's Walk?
  • Esboniodd y Pennaeth Cyllid, pan adawasom Friar's Walk (nifer o flynyddoedd yn ôl), fod dau swm, un ohonynt oedd yr incwm y byddem yn ei rannu â pherchnogion y cynllun (£7.5 miliwn). Fel rhan o'r pryniant, roedd hefyd gymhorthdal incwm y gwnaeth y Cyngor ymrwymo iddo - pe bai lefelau incwm yn disgyn o dan swm penodol, byddai'r Cyngor yn rhoi swm atodol.  Uchafswm atebolrwydd hynny yw tua £7.5 miliwn.
  • Cawsom ddarpariaeth ariannol ar gyfer y cymhorthdal incwm, ac ar ôl y gwerthiant hwnnw roedd gan y Cyngor amddiffyniad ariannol llawn (naill ai drwy ddarpariaeth neu gronfa wrth gefn) i dalu am hynny. Maes o law byddwn yn rhyddhau'r darpariaethau neu'r cronfeydd wrth gefn hyn.
  • Mae manwerthu wedi mynd drwy gyfnod heriol dros y blynyddoedd diwethaf a allai gael rhywfaint o effaith.
  • I grynhoi, mae gan y cyfrifon amddiffyniad llawn  naill ai mewn atebolrwydd neu gronfeydd wrth gefn o ran cymhorthdal incwm a'r dyledwr hirdymor. Nid ydym yn awyddus i ddileu dyledwr hirdymor ar hyn o bryd gan ei fod yn dal i weithredu hyd yma. Mae'r cynllun yn dal i weithredu ac felly mae'r dyledwr hirdymor hwnnw'n dal i fod yno - ond mae gennym amddiffyniad pe bai'n rhaid inni ei ddileu.
  • Sicrhaodd y Pennaeth Cyllid y Cadeirydd fod hyn yn rhywbeth y mae'r Cyngor yn cadw llygad barcud arno. 
• Gwnaeth y Cadeirydd ymholiad am dudalen 53 y cyfrifon. Mae'r llinell gyntaf yn darllen 'gweithredir ar unrhyw argymhellion a wnaed gan archwilwyr allanol y Cyngor (Archwilio Cymru).'  Addaswch fel y dylai ddarllen 'gweithredir ar unrhyw argymhellion cytûn’ yn hytrach nag ‘unrhyw argymhellion’.

• Holodd y Cadeirydd yngl?n â'r adran taliadau.  Pan oedd Prif Swyddog Gweithredol dros dro, mae bwlch yn y dyddiadau, a yw hyn oherwydd nad oedd Prif Swyddog Gweithredol bryd hynny?
  • Esboniodd y Pennaeth Cyllid fod y Prif Swyddog Gweithredol presennol wedi'i benodi gan y Cyngor llawn ym mis Gorffennaf 2021. Ni chafwyd penodiad ffurfiol cyn y pwynt hwn. Roedd Beverly Owen yn Brif Swyddog Gweithredol dros dro/interim yn ystod y cyfnod hwn, ond roedd hwn yn benodiad anffurfiol.
  • Eglurodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid, os oedd mewn sefyllfa dros dro, na chafodd unrhyw gydnabyddiaeth ariannol am hynny, a dyna pam nad yw'n cael ei adlewyrchu yn y cyfrifon.
  • Gofynnodd y Cadeirydd a allem gael troednodyn i esbonio'r bwlch hwn gan ei fod yn sefyllfa gymhleth.
  • Cam Gweithredu:  Cytunodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid i fynd yn ôl a gwirio manylion hyn a byddai'n diweddaru'r cofnod pe bai angen.
• Cododd y Cadeirydd rai anghysondebau gramadeg/sillafu.  A all y Cadeirydd anfon y pecyn yn ôl gyda'i olygiadau a gofyn i'r Uwch Bartner Busnes Cyllid wneud y gwelliannau hyn?
  • Cam Gweithredu:  Cytunodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid i wneud hyn 
• Gofynnodd y Cynghorydd Hourahine a yw pob adeilad yn cael ei asesu ar wahân o ran oes adeiladau? 
  • Eglurodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid fod y system ar gyfer hyn wedi bod yr un fath dros y 5 mlynedd diwethaf.  Byddai pob adeilad yn cael ei asesu ar wahân gan y priswyr bob 5 mlynedd.  Mae'r broses ailbrisio yn golygu bod hon yn ffordd hyfyw o wneud hyn.

Diolchodd y Pennaeth Cyllid i'r Uwch Bartner Busnes Cyllid am ei hymdrech enfawr i wneud y cyfrifon.  Bu problem wirioneddol o salwch yn y tîm eleni a syrthiodd y baich ar aelodau allweddol o'r tîm i orffen hyn, a gweithion nhw’n ddiflino i'w wneud. Ategodd Gareth Lucey y diolch hwn i'r tîm. Mae wedi bod yn ymdrech aruthrol. Maent bellach yn targedu’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Medi ar gyfer cyflwyno'r set derfynol o gyfrifon.

Camau Gweithredu:

• Pennaeth Cyllid/Uwch Bartner Busnes Cyllid:  Tudalen 53 y cyfrifon.  Mae'r llinell gyntaf yn darllen 'gweithredir ar unrhyw argymhellion a wnaed gan archwiliwr allanol y Cyngor'.  Addaswch i 'unrhyw argymhellion cytûn’ yn cael eu gweithredu.
• Cytunodd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid i fynd yn ôl a gwirio manylion swydd y Prif Swyddog Gweithredol yn ystod y cyfnod interim a byddai'n diweddaru'r cofnod i egluro'r hyn a ddigwyddodd yn ystod y cyfnod hwn.
• Cododd y Cadeirydd rai anghysondebau gramadeg/sillafu.  Bydd y Cadeirydd yn anfon y pecyn yn ôl gyda'i olygiadau a bydd yr Uwch Bartner Busnes Cyllid yn gwneud y gwelliannau hyn.

Cytunwyd:

Cytunodd y Pwyllgor i nodi'r cyfrifon yn briodol.