Agenda item

Gwahoddwyd;

                   -          Rhys Cornwall, Pennaeth Pobl a Newid Busnes

 

Rhoddodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes drosolwg o’r adroddiad, gan ymdrin yn gyntaf â’r rhan sy’n delio â Theithio Llesol. Mae Casnewydd ar hyn o bryd yn rhan o Rwydwaith Teithio Llesol Gwent, a chyn y pandemig, yr oedd arolwg wedi’i anfon at weithwyr ynghylch y modd maent yn cyrraedd y gwaith. Rhestrwyd y rhwystrau i deithio llesol yn yr adroddiad, ac y maent yn debyg i ymatebion o fannau eraill, fel y disgwyl am gerdded a beicio. Aiff yr adroddiad i’r Cabinet ar 7 Gorffennaf 2021, gyda chyfres o argymhellion, ac yna bydd angen ymgynghori â’r staff. Rhoddodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes ddiweddariadau am y sefyllfa bresennol:

 

Menter Gweithio o Bell Cymru Llywodraeth Cymru

Dywedwydfod Llywodraeth Cymru (LlC) yn sefydlu hybiau gweithio o bell ledled Cymru. Mae Cyngor Dinas Casnewydd (CDC) yn gweithio gyda LlC ar y fenter hon, a’r nod yw i 30% o’r gweithlu weithio o bell gartref neu’n agos at gartref. Mae’r fenter yn anelu at gynyddu gallu staff i gymudo am bellter byr at eu hwb gweithio, o ddewis trwy deithio llesol. Yn ddelfrydol hefyd, bydd yr hybiau hyn yng nghanol trefi. 

 

Newid Hinsawdd

Fel dinas ar yr M4, mae ansawdd aer yn bwnc o bwys mawr. Gorau po leiaf o gerbydau fydd yn teithio i Gasnewydd, gan fod traffig yn cyfrannu llawer at lygredd aer yng Nghasnewydd. 

 

Staff O ran technoleg, mae llawer o waith yn digwydd i wella Strategaeth Ddigidol Casnewydd, ond ni fydd yn rhaid i’r Cabinet wneud unrhyw benderfyniadau am hyn. Buddsoddwyd dros y blynyddoedd diwethaf i wella agwedd ddigidol Casnewydd. Bydd lles, tâl a datblygiad personol yn faterion allweddol. Mae’r Cyngor wedi cynnal arolygon am les staff sy’n gweithio o gartref, ac y mae’r rhan fwyaf o’r ymatebion yn awgrymu y bu gweithio o gartref yn fanteisiol i unigolion. Y sefyllfa gyffredinol yw bod yn rhaid i ni fel cyngor edrych ar y ffordd yr ydym yn cefnogi lles staff yn y byd gwaith. O ran tâl, mae cynllun hawlio treth ar gael sy’n caniatáu i weithwyr beidio â chael eu trethu ar yr arian a gânt am weithio o gartref. Mae’r Cyngor eisiau sicrhau bod hyn ar gael i weithwyr. Dywedwyd wrth y Pwyllgor nad dweud y mae’r cyngor fod unrhyw staff yn gorfod gweithio o gartref yn unig. Yr elfennau allweddol yw lles a datblygiad personol, ac y mae’n bwysig fod staff yn teimlo eu bod yn rhan o’r sefydliad. 

 

Esboniodd y Rheolwr AD a DS fod y Cyngor yn ystyried sut i helpu pobl i weithio o bell, yn enwedig o ran hyfforddi a datblygu. Mae ei thîm am roi pecyn o gefnogaeth at ei gilydd fel y gall pobl weithio o bell dros y tymor hir, i gynnal eu lles tra maent yn gweithio o gartref.  Esboniodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes mai iechyd a diogelwch, a diwylliant hefyd, yw’r prif heriau i’r staff weithio o gartref. Er ein bod yn teimlo bod gennym y gallu i weithio o bell fel sefydliad, ac y gall y staff wneud hyn, y mae effeithiau andwyol hefyd. I fod yn bragmataidd, rhaid i ni edrych ar anghenion unigol, er enghraifft, iechyd a diogelwch. Mae’n bwysig cynnal diwylliant sefydliadol, ac y mae’n anodd iawn gwneud hyn os na fydd pobl fyth gyda’i gilydd. 

 

Dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes mai’r cwestiwn cyntaf i’r Cabinet yw: unwaith i gyfyngiadau Covid-19 gael eu codi, gallwn ddychwelyd at y model blaenorol. Nid oes dim yn ein hatal, felly rhaid gwneud penderfyniad, a rhagdybio nad dyma a wnawn. O ran staffio, bydd angen datblygu polisi gweithio o gartref, gan ganiatáu i’r staff weithio o gartref am un diwrnod yr wythnos o leiaf, a bydd angen hefyd adolygu’r cynllun gweithio hyblyg. Rhaid buddsoddi mewn agweddau newydd i gefnogi iechyd meddwl a chyflyrau iechyd tymor hir mewn amgylchfyd wedi’r pandemig, a defnyddio tactegau gwahanol i ymwneud a gweithlu gwasgaredig. Ar hyn o bryd, ein prif nod yw sicrhau diogelwch y staff, aelodau a’r cyhoedd. Wedi hynny, rhaid rhoi blaenoriaeth i ofalu am iechyd a diogelwch pawb. Fodd bynnag, nid oes pwynt i hynny os caiff effaith andwyol ar les, iechyd corfforol a meddyliol. 

 

Gofynnodd yr Aelodau y canlynol:

•       Dywedodd Aelodau mai problem gyda gweithio o gartref yw bod yr oblygiadau treth yn gymhleth iawn. A oes cynllun i gael contractau gweithio ystwyth yn hytrach na chontractau gweithio o gartref? 

 

Dywedodd y Rheolwr AD a DS fod dewisiadau ar gael. Os ydym am ddynodi cartref gweithiwr fel man gwaith, bydd angen amlinellu hynny yn ffurfiol. Bydd yn bwysig hefyd ystyried pethau fel desgiau a mannau cyfarfod yn y Ganolfan Ddinesig. Yn y pen draw, ni fydd disgwyl gwneud contractau i bobl fel gweithwyr o gartref yn barhaol. 

 

•       Holodd yr Aelodau a fyddwn yn sefydlu system archebu desgiau gwaith.

 

Dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes ein bod yn edrych ar wneud y mwyaf o’r lle sydd arnom ei angen yn y Ganolfan Ddinesig. Mae system archebu yn cael ei hystyried pan fydd pobl yn dychwelyd i’r gwaith. Mae’n bwysig ystyried pwrpas yr adeilad, o ran y gwaith mae pobl yn wneud, ond hefyd fel adeilad y gall y cyhoedd fynd iddo. Mae’r model ar hyn o bryd yn rhoi 250 gweithfan i ni, ond yn fwy arwyddocaol, mwy o fannau i weithio ar y cyd. Bydd parthau yn cael eu creu er mwyn sicrhau y gall cydweithwyr fod gydag aelodau eu timau.

 

•       Codwyd mater staff yn cael anhawster datgysylltu o’u gwaith ar ddiwedd y dydd. Gall hyn fod hyd yn oed yn waeth i staff i swyddi is a all deimlo bod angen iddynt brofi eu hunain. Sut gallwn ni gyfathrebu â’r staff a rhoi hyfforddiant i ddangos fod disgwyl iddynt gymryd seibiant a chreu lle rhwng bywyd y cartref a bywyd gwaith? 

 

Atebodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes mai’r broblem yn sicr yw pobl yn gorweithio yn hytrach na pheidio â gweithio digon. Mae angen hyfforddiant a gwybodaeth ar y staff, ond y mae hefyd yn fater o ddiwylliant. Mae’n anodd iawn i staff gael amser rhydd, am fod pobl yn gwybod fod modd eu cyrraedd ar eu gliniaduron neu dros y ffôn. I’r rhan fwyaf o’n staff, rhaid i ni fel sefydliad fod yn well o ran sicrhau y gallant adael y gwaith ar ddiwedd y dydd. 

 

•       Gwnaeth Aelodau sylwadau am deithio llesol. Mae cynnig lle diogel i barcio beiciau gweithwyr yn bwysig, a gallai gwobrwyo teithio llesol hefyd fod yn rhan o hyn. Mae modd defnyddio mentoriaid teithio llesol, er enghraifft i bobl a hoffai feicio ond sydd heb yr hyder na’r profiad. 

 

Atebodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod mentoriaid teithio llesol yn syniad da iawn, a gallwn edrych i mewn i hyn. Mae modd hefyd adolygu gwobrwyo teithio llesol fel rhan o’r adolygiad i’r Polisi Teithio a Chynhaliaeth. Dywedwyd wrth yr Aelodau fod gan y Ganolfan Ddinesig rai cyfleusterau parcio beiciau yn ddiogel, ond nad oes digon, efallai, a bod hyn hefyd yn wir am gyfleusterau cawod. 

 

•       Trafododd yr Aelodau’r posibilrwydd o rentu’r Ganolfan Ddinesig i bartneriaid eraill.

 

Dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod hyn yn bendant yn rhan o’r cynllun at y dyfodol, gan fod gennym lawer o le yn y Ganolfan Ddinesig a’i bod yn bwysig ei ddefnyddio.

 

•       Gwnaed y sylw fod dewis y gweithwyr yn bwysig iawn.

 

Atebodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod hyn yn fater anodd. Rhaid i ni ystyried eu rôl a’r math o waith, ond hefyd beth sydd orau i’r gweithwyr. 

 

•       Gwnaed y sylw y dylid bod wedi crybwyll gyrwyr ymosodol yn y rhestr o rwystrau i deithio llesol yn yr adroddiad.  Byddai’n dda o beth ychwanegu hyn.

 

Dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes y gall beicwyr fod yn fregus iawn fel defnyddwyr y ffyrdd. Mae’r rhan fwyaf o yrwyr yn eithaf ystyrlon, ond mae risg yn aml i feicwyr. Mae’n gred gyffredin o hyd fod beicwyr yn dipyn o niwsans, felly rhaid newid agweddau fel hyn. 

 

•       Dywedodd yr Aelodau ei bod yn bwysig cael cyswllt wyneb yn wyneb, ac na ddylid esgeuluso hyn. O safbwynt staff a dinasyddion, mae’n hanfodol fod pobl yn gallu ymwneud yn bersonol. Rhaid talu sylw i hyn, gan ei fod yn greiddiol i ymwneud lleol ac i ddemocratiaeth.

 

Atebodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes y dylai’r Ganolfan Ddinesig fod yn adeilad hygyrch i’r cyhoedd. Fodd bynnag, mae’n bwysig nodi fod yn well gan lawer aelod o’r cyhoedd gyrchu gwasanaethau ar-lein. Os gallwn roi gwasanaethau i gymaint o bobl ag sydd modd ar-lein, mae’n golygu y gallwn gynnig gwell gwasanaeth wyneb yn wyneb i’r sawl sydd ei angen. Yr ydym am iddi fod mor hawdd ag sydd modd i aelodau o’r cyhoedd siarad â’r staff pan fydd angen. Dywedwyd wrth Aelodau wedyn y bydd yr adran hon o’r adroddiad yn cael ei ychwanegu cyn iddo fynd at y Cabinet. 

 

•       Holoddyr Aelodau a fyddai angen i gyfarfodydd y Cyngor llawn gael eu cynnal yn bersonol er mwyn iddynt rwymo yn gyfreithlon.

 

Ateboddy  Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod hyn yn gymwys i Loegr yn unig, nid yng Nghymru.

 

•       Gofynnoddyr Aelodau pa ganran o’r adeilad sydd â phobl ynddo?

Atebodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod tua 40% o’r adeilad yn llawn cyn y pandemig. Ar hyn o bryd, dim ond y Gwasanaethau Cymdeithasol sydd yn wir yn defnyddio’r adeilad, ynghyd a rhai aelodau staff pan fydd angen. Dywedwyd wrth yr  Aelodau mai’r cynllun yw peidio â gadael yr adeilad yn wag. Yr ydym eisiau i sefydliadau eraill yn yr adeilad i ddefnyddio’r lle a dod â mwy o fusnes i ganol y dref. Yn ddelfrydol, dylid cael llawer o bobl yn defnyddio’r adeilad yn ddyddiol. 

 

•       Dywedodd yr Aelodau fod llawer o waith ffordd yn digwydd ger y Ganolfan Ddinesig i wella mynediad i feicwyr. Bydd hyn yn ei gwneud yn haws beicio o gwmpas Casnewydd.    

 

Adeilad 

Esboniodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes y cynlluniau am y Ganolfan Ddinesig. Mae sgyrsiau’n digwydd am y defnydd gorau o’r adeilad, ac y mae gennym drydydd partneriaid yno, er enghraifft, Iechyd, Llys y Crwner a’r Heddlu. Yn sicr, mae cyfleoedd i ddwyn eraill i’r adeilad, ac y mae’n bwysig ystyried diogelwch yr adeilad yng nghyswllt hyn. Y mae oblygiadau TG hefyd gan fod y gweinyddwyr yn yr adeilad ar hyn o bryd, ond byddant yn symud i ganolfan ddata unswydd, ac yr ydym eisiau gwneud yn si?r fod yr adeilad yn cael ei ddefnyddio’n llawn. Soniwyd wrth yr Aelodau wedyn fod dau brif ddewis: un yw dychwelyd i’r modd yr oedd y Ganolfan Ddinesig yn cael ei defnyddio cyn y pandemig. Y llall yw bod yn fwy hyblyg, a hwn yw’r dewis gorau. Y cynllun yw cael parthau yn y Ganolfan Ddinesig fel bod pobl yn gweithio yn eu grwpiau staffio - bydd system archebu yn gysylltiedig â hyn. Mae’r cynllun hefyd am sicrhau bod cyfleusterau yn yr adeilad i weithio gydag aelodau’r cyhoedd neu ddefnyddio technoleg, a hefyd wneud defnydd o’r dderbynfa a’r ystafelloedd cyfarfod. Unwaith eto, pwrpas y cynllun hwn yw gwneud defnydd llawn o’r adeilad. 

 

Gofynnoddyr Aelodau y canlynol:

•       Dywedodd Aelod ei fod cyn hyn wedi gweithio o bell, ac y byddai’n hapus i rannu ei brofiadau o hyn.

 

Dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes y byddai croeso i hyn. 

 

•       Holodd yr Aelodau a fyddai modd ystyried gosod llefydd yn y Ganolfan Ddinesig, pan fo llawer o’r gofod wedi dyddio ac angen ei adnewyddu. 

 

Dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod y Ganolfan Ddinesig yn adeilad eiconig ac yn lleoliad o bwys yng Nghasnewydd, a bod yn rhaid i ni wneud y mwyaf o’i ddefnydd. Fel y maent ar hyn o bryd, ni fyddai modd cael ffrwd refeniw o’r swyddfeydd. Bydd angen i ni ddod hyd i grantiau neu gyfleoedd buddsoddi er mwyn eu hadnewyddu. 

 

Swyddogaeth Ddemocrataidd

Dywedwydwrth y Pwyllgor, fel rhan o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau, fod gennym ddyletswydd i sicrhau y gall y cyhoedd gyrchu cyfarfodydd cyngor. Yn y dyfodol, bydd yn rhaid i ni wneud darpariaeth ar gyfer digwyddiadau cyngor rhithiol ac yn y cnawd. Mae hyn er mwyn hyrwyddo mwy o amrywiaeth o bobl i wasanaethu fel Aelodau. Mae gwaith yn cael ei wneud hefyd yn Siambr y Cyngor a’r ystafelloedd cyfarfod i wneud yn si?r eu bod yn addas at y diben. Yr ydym yn edrych i weld sut i wella’r rhaglen les i aelodau, ac yn ystyried y gofyniad i dalu i aelodau i gyflawni eu dyletswyddau; er enghraifft, gyda chyfarpar a chyfleusterau. Trafodir hyn yn y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

 

Gofynnoddyr Aelodau y canlynol:

 Ai Microsoft Teams yw’r system a ddewisir gan y llywodraeth, neu a ddefnyddir dulliau fideo-gynadledda eraill. Bu cryn broblemau gyda Teams dros y 12 mis a aeth heibio.

 

Dywedodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes nad yw hyn o raid yn erfyn o ddewis gan Lywodraeth Cymru. Mae’r broblem bresennol wedi digwydd oherwydd cyfoesi Microsoft, a bu’r rhan fwyaf o’r problemau yn rhai unigol, er enghraifft, gyda gliniadur neu ryngrwyd yn y cartref. Y mae Microsoft yn system wydn, ond y mae gwendidau gyda hyn. Mae’r Cyngor yn defnyddio Microsoft nid yn unig ar gyfer Teams, ond i gymwysiadau eraill megis Outlook ac Office. Yn ddiweddar, mae’r Cyngor wedi diweddaru eu system Office 365, sy’n golygu fod Teams yn rhan o’r pecyn. Byddai unrhyw ddewis arall yn golygu cynnydd mawr mewn costau. Fe fydd ffactorau eraill yn bodoli yn wastad, megis cysylltedd cartref a phroblemau unigol, heb fod yn gysylltiedig â Teams.  Dywedwyd wedyn fod NetMotion yn cael ei ddefnyddio ar gyfer cysylltedd o bell, ac y bydd hyn yn newid dros y misoedd nesaf i ddefnyddio VPN gwahanol. Bydd hyn yn ei wneud yn well, ond gall problemau gael effaith ar hyn.

 

Technoleg

Esboniodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod Casnewydd wedi ymuno â’r Cyd-Wasanaeth Adnoddau yn 2017. Y mae gennym yn awr dîm TG eithriadol dan arweiniad Mark Bleazard. Bu cynnydd mawr mewn adnoddau dros y blynyddoedd diwethaf, a bu hyn o les i’r Cyngor yn y trosi i weithio o gartref yn ystod y pandemig. Yr ydym yn cynyddu ein lled band, sy’n golygu y bydd pethau yn gweithio’n gynt. Yr ydym hefyd yn cyflwyno VPN newydd, sy’n mireinio pethau y mae’n rhaid eu defnyddio mewn rhwydwaith diogel. Pwrpas hyn oll yw ategu a chyfoethogi’r gwaith a wneir wyneb yn wyneb. Rhoddodd y cyfnod clo fod i fwy o risg i seibr-ddiogelwch. Gyda phobl yn gweithio o gartref, bydd gwendid yn wastad yn y system honno, er bod camau diogelu ar gael. Mae hyn yn broblem nid yn unig i’n sefydliad ni, ond i holl gyrff y sector cyhoeddus yn y DU. 

 

Gofynnoddyr Aelodau y canlynol:

•      Dywedodd Aelodau fod rhai meysydd gwasanaeth lle mae’r wybodaeth sy’n cael ei drin yn hynod sensitif a chyfrinachol, e.e., gwasanaethau cymdeithasol. Sut mae hwn yn cael ei amgryptio?

 

Atebodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod hyfforddiant Diogelwch Gwybodaeth ar gael er mwyn gwneud yn siwr fod yr holl staff yn deall y rheolau am rannu gwybodaeth. Ar hyn o bryd mae gennym hefyd amgryptio Egress ar gyfer e-byst cyfrinachol, ac y mae ein system e-bost gyfan wedi’i hamgryptio.

 

•      Dywedodd yr Aelodau fod yn rhaid cael sicrwydd y gall y Cyngor ymdopi petai ymosodiad seibr yn digwydd.

 

Atebodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod gennym gyfleusterau i ymateb i ymosodiad seibr, gyda gwahanol drefniadau i sicrhau parhad systemau a busnes, fel, os bydd unrhyw systemau yn cwympo, fod trefniadau ar gael i ddal i redeg. Yr ydym yn dibynnu llawer ar ddarpariaeth TG, felly mae hyn yn hynod bwysig. 

 

Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddog am fod yn bresennol.

 

Casgliadau

Cytunodd y Pwyllgor i argymell yr adroddiad i’r Cabinet gyda’r sylwadau a’r argymhellion canlynol i Aelodau’r Cabinet:

 

•       Hoffai’rPwyllgor edrych i mewn ymhellach i’r modd y byddai mentoriaid Teithio Llesol yn gweithio, i bobl fyddai’n hoffi beicio ond heb fod â’r profiad neu’r hyder. Gofynnwyd hefyd am adolygu gwobrwyon am deithio llesol fel rhan o adolygu’r Polisi Teithio a Chynhaliaeth.

 

•       Soniodd yr Aelodau am bwysigrwydd cyswllt wyneb yn wyneb, ac na ddylid ei esgeuluso. O safbwynt staff a dinasyddion, mae’n hanfodol fod pobl yn gallu ymwneud yn bersonol. Rhaid i’r Cyngor dalu sylw i hyn, gan ei fod yn greiddiol i ymwneud lleol ac i ddemocratiaeth.

 

•       Yr oedd y Pwyllgor yn falch o gael sicrwydd y gall y Cyngor ymdopi a bod ganddynt gyfleusterau i wrthweithio ymosodiadau seibr.   

 

•       Gofynnodd yr Aelodau a fyddai modd cynnwys gwybodaeth ychwanegol yn yr adroddiad am ddefnydd posib o’r Ganolfan Ddinesig yn y dyfodol. Hoffai’r Aelodau hefyd ychwanegu “modurwyr ymosodol”  at y rhestr o rwystrau i Deithio Llesol.