Agenda item

Gwahoddedigion:

Rhys Cornwall - Pennaeth Pobl a Newid Busnes

Mark Bleazard - Rheolwr Gwasanaethau Digidol

 

Rhoddodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes drosolwg byr gan nodi mai hwn oedd yr adroddiad digidol cyntaf sy’n destun craffu gan fod yr un blaenorol wedi dod trwodd yn ystod cyfnod clo y pandemig. Mae'n ategu gwybodaeth yr adroddiad risg felly gall fod yn dyblygu rhywfaint o'r wybodaeth a drafodwyd ar yr eitem flaenorol. Mae'n rhywbeth hollbwysig dros y 18 mis diwethaf i ni fel sefydliad.

 

Diben yr adroddiad yw ystyried yr ymateb digidol a sut mae hwnnw’n gweithio’n ymarferol. Yna atgoffodd y swyddog y pwyllgor nad yw hyn yn ymwneud â data perfformiad gan y Gwasanaethau Adnoddau a Rennir. Adolygir hynny gan y Pwyllgor Partneriaeth a gofynnodd i'r aelodau beidio â dilyn trywydd unrhyw gwestiynau o'r adolygiad ar berfformiad staff y GRhR gan y byddai'n annheg oherwydd nad ydynt yn y cyfarfod heddiw.

 

Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Digidol sawl tebygrwydd gyda’r adroddiad risg yn erbyn cefndir y pandemig, mae technoleg wedi bod yn bwysig iawn i sefydliadau gan ei bod yn tynnu sylw at bwysigrwydd diogelwch a thechnoleg yn y broses ddemocrataidd drwy ei chadw i fynd. 

 

Dywedwyd wrth yr Aelodau, wrth edrych yn ôl, er mwyn hwyluso gweithio mwy hyblyg ac o bell, fod gan y cyngor liniaduron yn y cyfleuster ers cyfnod maith. Rhaid cyfaddef eu bod wedi gorfod gwneud mwy waith i alluogi pobl i i fewngofnodi o bell i’r cyngor – gyda phroblemau blaenorol wedi’u cofnodi pan gafwyd eira trwm a nifer llai o bobl yn gallu mewngofnodi ar y pryd, ond llwyddodd y tîm gwasanaethau digidol i roi pethau ar waith i hwyluso gweithio o bell yn eithaf di-dor yn seiliedig ar brofiadau'r gorffennol. 

 

Hysbyswyd y Pwyllgor bod y tîm digidol yn gweithio’n strategol gyda golwg ar y dyfodol a bod Sam

Ali a'r tîm Gwasanaethau Digidol yn arwain ar hyn.  Maent yn ymgysylltu'n fewnol â Phenaethiaid Gwasanaeth i drafod unrhyw broblemau a all fod ganddynt ac fel y trafodwyd yn flaenorol, yn ceisio osgoi sefyllfaoedd llae mae’r wefan yn methu cyn gymaint â phosibl ac felly yn ceisio cynyddu eu gwydnwch yn y strategaeth.

 

Bydd rhanddeiliaid allanol yn gweithio gyda Sam Ali yn y Tîm Digidol sy'n gysylltiedig â meysydd eraill fel y Gwasanaethau Adnoddau a Rennir a sut mae'r cyngor yn diogelu ei ddata a'r prosesau o ran ei sichrau ei fod yn ddiogel ac yn symudol, gand ddefnyddio systemau mynediad sy’n galluogi pobl i gysylltu o bell a chyda dyfeisiau llaw.

 

Dywedodd y Swyddog, o ran llywodraethu, fod y bartneriaeth â'r Gwasanaethau Adnoddau a Rennir yn allweddol o ran darparu gwasanaeth gan fod y tîm digidol yn ei gwneud yn ofynnol i staff y GRhR wneud gwaith technegol i ni. Mae'r tîm GRhR yn hanfodol o ran darparu'r gwasanaeth ac mae cyllid ychwanegol wedi'i roi i’r tîm digidol. Y llynedd, adroddwyd bod yr arian hwn yn cynorthwyo'r tîm i gael offer nweydd, fel gliniaduron newydd ar gyfer staff a bellach mae arian wedi'i ddyrannu ar gyfer mudo i'r cwmwl. Mae swyddi ychwanegol wedi gwneud gwahaniaeth i'r tîm gan fod eu cydweithiwr newydd wedi bod yn gwneud cyfraniadau cadarnhaol i'r tîm. 

 

Trafodwyd y mesurau perfformiad allweddol gan y Rheolwr Gwasanaethau Digidol. Dangoswyd i'r Aelodau fod y ddarpariaeth yn erbyn y cytundeb lefel gwasanaeth yn llawer uwch na'r targed. Roedd angen i'r tîm weithio gyda meysydd eraill felly roeddent yn gallu gweithio gyda'i gilydd i adlewyrchu'r ffordd y mae'r Gwasanaethau Adnoddau a Rennir yn ceisio gwneud eu gwaith, er enghraifft, mae'n ddealladwy eu bod bellach yn derbyn nifer llawer uwch o alwadau y dydd.

 

Ymhelaethodd y swyddog ar y trefniadau ariannu i'r pwyllgor i amlinellu sut mae'n gweithio. Nodwyd bod y Gwasanaethau Adnoddau a Rennir yn cael eu hariannu gan sefydliadau partner ac nad oes ganddynt arian o rywle arall, daw o gyfraniadau. Byddai sgyrsiau o'r fath am y mater yn digwydd ond gofynnodd y swyddog i'r aelodau ei gadw yn eu dealltwriaeth bod yr arian y maent yn ei wario ar Gasnewydd i bob pwrpas yn dod o Gasnewydd ei hun gan fod angen iddo fod yn drefniant cydweithredol.

Mae gan y cyngor systemau contract a chyllidebau ar gyfer systemau eraill yng Nghasnewydd lle mae hyn yn rhoi rhyw fath o reolaeth i'r tîm digidol ar wariant ar rai meysydd.

 

Hysbyswyd yr Aelodau bod gan y tîm digidol , ar gyfer 2021 i 2022, £250,000 arall sydd wedi'i ddyrannu i'r gyllideb a bod ganddynt gynlluniau cychwynnol o ran beth i wario hyn arno. Fel y soniodd y swyddog a grybwyllwyd yn flaenorol yn yr Adroddiad Risg, awgrymwyd y ganolfan gweithrediadau diogelwch a system rheoli diogelwch digwyddiadau i wella diogelwch ar-lein y cyngor gyda chyllideb i wella hyn ac mae'n debygol y gallai'r cyngor ychwanegu mwy o'r systemau data at y cwmwl. Yn benodol mewn yngl?n ag ysgolion lleol, eglurodd y swyddog fod y cyngor wedi cyfrannu symiau sylweddol o arian i ysgolion a soniodd fod y Pennaeth Cynorthwyol Addysg a'r Rheolwr Prosiectau Digidol wedi gwneud llawer o waith da gyda'r tîm i wneud gwahaniaeth yn y ddarpariaeth TG mewn ysgolion. Rhoddodd y swyddog glod i Lywodraeth Cymru am lofnodi'r cyllid i hynny.

 

Dywedodd y swyddog wrth y pwyllgor eu bod yn gweithio mewn trawstoriad ac yn cymryd rhan mewn llawer o brosiectau gyda darnau technoleg, er enghraifft y gwasanaeth olrhain a diogelu profion. Roedd hyn yn hollbwysig ac mae'n dal i fod yn y frwydr yn erbyn y pandemig lle mae rhai o'r atebion y maent yn eu rheoli yn digwydd drwy ddefnyddio rhai o systemau lleol y cyngor.

Roeddent hefyd yn defnyddio system e-bost a chyfleusterau sgwrsio a'r systemau post drwy ystafell bost y ganolfan ddinesig. Soniodd y swyddog hefyd fod prosiect Adnoddau Dynol a chyflogres i wneud y rhan fwyaf o'r system ar-lein er mwyn gwneud y mwyaf o'u buddsoddiad yn yr ateb hwnnw.

 

Cyfraniad cadarnhaol arall a grybwyllwyd gan y Rheolwr Gwasanaethau Digidol oedd y gwaith a roddwyd i ffrydio gwasanaethau'n fyw ar gyfer Amlosgfeydd Gwent. Nid oedd y seilwaith hwn yn bresennol cyn y pandemig, roedd llawer ohono'n ymdrech ar y cyd gan y Gwasanaeth Adnoddau a Rennir a'r Gwasanaethau Digidol.

 

Soniodd y swyddog hefyd fod yr offer yn ystafelloedd pwyllgora'r ganolfan ddinesig wedi'u gwella i wella cysylltedd â'r opsiwn o sgriniau cyffwrdd a gwe-gamerâu wedi'u gosod, o ganlyniad mae mwy o gyfleusterau 'normal newydd' i ddeialu i mewn o bell. 

 

Ychwanegodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes at hyn fod yr offer hwn yn amhrisiadwy i'r gwasanaethau cymdeithasol gan ei fod yn cael ei ddefnyddio ar gyfer cyfarfodydd a chyfweliadau. Roedd yno o'r Ddeddf Llywodraeth ac Etholiadau Lleol ond nid y pandemig yn unig.

 

Aeth y Rheolwr Gwasanaethau Digidol ymlaen i ddweud bod y cabinet wedi cytuno ar yr adroddiad risg gwybodaeth fis Hydref diwethaf. Fe'i cymeradwywyd i ni symud i ganolfan ddata newydd i wella gwytnwch y cyngor a bydd rhan o hynny'n gyfleuster a rennir gyda'n partneriaethau. Bydd hyn yn arwain at fanteision i'r seilwaith cyfunol ochr yn ochr â'r cwmwl sy'n dod i mewn gyda dwy system ddata arall wedi'u mudo i mewn iddo rhwng 2020 a 2021.

 

Hysbyswyd y Pwyllgor bod system ariannol newydd wedi'i chynllunio ar gyfer mis Hydref 2022 ar y cynlluniau presennol i fynd yn fyw, cynhaliodd y cwmwl y system hon. Gyda'r cyfeiriad teithio, gydag ychwanegu cymorth ariannol, bydd y tîm digidol yn gallu bod yn fwy rhagweithiol gyda hyn ac yn gallu cynnal atebion technegol.

 

Esboniodd y swyddog eu bod eisoes wedi disodli ystafelloedd clyweledol yn y dinesig, ond soniodd fod siambrau'r cyngor ychydig yn fwy cymhleth i weithio gyda nhw. Cadarnhawyd, fodd bynnag, fod y cyngor wedi llwyddo yn ei gais am gyllid i Lywodraeth Cymru ar gyfer y Gronfa Democratiaeth Ddigidol, sef tua £52,000 er mwyn hwyluso ac uwchraddio meddalwedd ar gyfer hynny gan gyflenwyr presennol gyda nifer o welliannau ar gyfer offer ar gyfer siambrau'r cyngor, megis y taflunydd a chyfleusterau'r system sain.

 

Atgoffwyd yr Aelodau bod gan y cyngor Wi-Fi dinesig o amgylch y ganolfan mewn adeiladau cyhoeddus a bysiau. Er gwaethaf y targed arbed sylweddol ar gyfer 2021, codwyd hyn hyd at 2022 i leihau'r defnydd o Wi-Fi cyhoeddus ond o ystyried y sefyllfa, maent yn sylweddoli gyda'r arbedion y bydd y tîm digidol nawr yn mabwysiadu dull gwahanol yn seiliedig ar effaith pandemig. 

 

Mae cynhwysiant digidol yn bwysig, ac mae'r tîm ar hyn o bryd yn ceisio gwneud arbedion heb fawr o effaith ar y Wi-Fi cyhoeddus ond ni fyddant yn ceisio dileu'r gwasanaeth hwn fel yr oeddent yn bwriadu ei wneud yn flaenorol. 

 

Mae'r swyddog yn cydnabod effaith y pandemig ar bob agwedd ar fywyd ac esboniodd fod y Pennaeth Pobl a Newid Busnes yn gweithio gyda'r gr?p arferol newydd ac yn gweithio drwy wasanaethau democrataidd ar hyn o bryd. I gloi, wrth symud ymlaen, bydd y tîm yn parhau i weithio mewn ffordd wahanol i'r pandemig cyn y pandemig. Bydd gan yr Aelodau eu barn ar ba ddiwedd ar y sbectrwm y bydd hyn ond bydd angen i dechnoleg barhau i gefnogi'r normal newydd.

 

Croesawyd cwestiynau gan y pwyllgor.

 

Gofynnodd y Pwyllgor y canlynol:  

 

•       Dywedodd Aelod o'r pwyllgor ei fod yn gwerthfawrogi pa mor bell y mae'r cyngor wedi dod o ran offer digidol a dulliau gweithio. O ran y Prosiect Tracio, Olrhain, Diogelu yn yr adroddiad, holodd yr aelod a oes gennym un ar wahân yng Nghymru, neu a yw'n rhan o'r system genedlaethol? Os felly, gofynnodd yr Aelod i'r swyddog gadarnhau faint y mae'r cyngor yn ymwneud â hynny a gofynnodd a oedd yn bosibl ymhelaethu ar hynny gan ystyried logisteg y prosiect, boed yn system ddibynadwy ai peidio.

 

Atebodd y Rheolwr Gwasanaethau Digidol fod yr adroddiad yn ymwneud yn bennaf â chymorth i'r gwasanaeth yn hytrach na’r gwasanaeth ei hun.

 

Sicrhaodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod yr adroddiad yn drosolwg byr nid o fewn cwmpas prosiectau o'r fath, ond bod y Tracio, Olrhain, Diogelu yn cael ei ddarparu fel bwrdd rhanbarthol drwy Awdurdodau Lleol ac Iechyd Cyhoeddus Cymru. Recriwtiodd y cyngor ac adleoli llawer o staff a oedd yn rhan sylfaenol o adran Iechyd yr Amgylchedd gyda chymorth ar y cyd gyda chymorth y Gwasanaethau Adnoddau a Rennir gyda'r offer technegol i sicrhau y gallai'r staff weithredu. Wrth edrych yn ôl, sefydlwyd y cyfan mewn cyfnod byr iawn yn ystod mis Mehefin 2020 fel rhan o'r dull cenedlaethol ond yn lleol, roedd yn brosiect arwyddocaol iawn a oedd yn dibynnu ar adnoddau lleol a chymorth sefydliadol.

 

•       Yna, gofynnodd y Pwyllgor a gafodd ei ariannu gan y bwrdd rhanbarthol ac o ran cost i'r awdurdod, a allent fesur eu hymrwymiad i'r prosiect.

 

Mewn ymateb, cadarnhaodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes ei fod yn wasanaeth a ariennir gyda chyllideb gan Lywodraeth Cymru i wasanaethu pob agwedd arno. Fodd bynnag, mae rhai pethau na allwn eu mesur, megis amser. Ni allwn fesur amser y Tîm Digidol, cafodd nifer y staff digidol eu hadleoli i weithio ar ymateb i covid, sut i reoli'r stoc a sefydlu offer a blaenoriaeth sefydliadol i sicrhau ei fod yn gweithredu'n iawn heb straen adnoddau ond ar y cyfan roedd yn ymateb i bandemig byd-eang felly roedd yn gyfnod digynsail.

 

•       Gofynnodd y Pwyllgor a yw'r cyngor yn barod ar gyfer y cylch blynyddol nesaf. 

 

Atebodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes fod darn o waith ar y gweill, o gyfarfod ym mis Chwefror a ddaeth i'r Cabinet ym mis Mehefin ynghylch beth fyddai'r dull gweithredu. O safbwynt technolegol, mae tîm digidol y cyngor wedi bod yn trafod amrywiaeth o ddulliau ac wedi bod ar y daith wella honno ers rhai blynyddoedd bellach. Roedd gan y Cyngor filoedd o bobl yn gweithio o bell o fewn 3 diwrnod i gyhoeddi cyfnod cloi cenedlaethol ym mis Mawrth 2020.Roedd hyn oherwydd yr adran TG, y tîm Gwasanaethau Digidol. Mae gan yr aelodau liniaduron ac iPads, ac Office365 sy'n seiliedig ar gwmwl. 

 

Pwysleisiodd y Swyddog Arweiniol nad oedd pob awdurdod lleol yn ddigon ffodus i fod yn y sefyllfa honno oherwydd y daith y mae'r tîm digidol wedi bod arni ers blynyddoedd ac roedd hyn yn dwyn ffrwyth bryd hynny. Helpodd y pandemig i ni ddysgu hefyd am bwyntiau allweddol ar sut i gael gwaith i fynd gyda darpariaethau ar waith fel cyfnod cloi.

 

Dywedwyd wrth y pwyllgor fod y tîm yn parhau i symud i'r system gwmwl i wella eu gwydnwch ac o safbwynt TG, mae'r offer wedi mynd i mewn i'r ystafelloedd pwyllgora ar gyfer cyfarfodydd hybrid, lle'r oedd ychydig iawn eisoes ar waith a dywedodd y swyddog fod y cyngor ar y ffordd i gael mwy o ddatblygiadau o fewn y strategaeth ddigidol.

 

•       Soniodd Aelod am y ffaith bod 2000 o bobl sy'n gweithio gartref yn syfrdanol ac mae'r gosod sylfaen yn sicr wedi talu ar ei ganfed ac yn bendant yn werth chweil.

Gofynnodd yr Aelod ynghylch gwefan y cyngor;

Pwy sy'n gyfrifol am ymarferoldeb a dyluniad? Ac a oes cyfle i drafod y dyluniad yn nhrefn dod o hyd i bethau'n haws?

Nodwyd na chanfuwyd y dudalen tryloywder a grybwyllwyd yn flaenorol cyn y cyfarfod hwn, hyd yn oed yn y sesiwn cyn cyfarfod, nid oeddem yn gallu dod o hyd i'r dudalen. 

Yna gofynnodd yr aelod a fyddai'n werth cael adroddiad gyda faint y mae’r defnydd o'r app adrodd wedi cynyddu dros y ddwy flynedd ddiwethaf drwy'r platfform hwnnw.

 

Atebodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes y byddent yn gwneud eu gorau glas i adolygu a datblygu presenoldeb y cyngor ar y we. Gyda'r wefan bresennol, mae ei ymarferoldeb yn gwneud llawer o bethau gan fod y system wedi'i hintegreiddio. O ran y system, mae 60,000 o gyfrifon cartrefi. Esboniwyd y gallant gael gwybodaeth gan y gr?p gwasanaethau cwsmeriaid perthnasol am y data hwnnw ar gyfer nifer y cyfrifon a defnydd.

 

O ran y cymorth technegol, eglurodd y swyddog nad yw'r gwasanaethau a ddarperir a’u hintegreiddio o fewn cylch gwaith TG mewn gwirionedd. Mae'n cynnwys mwy o'r tîm Gwasanaethau Adnoddau a Rennir, Cyfathrebu Strategol a Marchnata ar sut mae'r cyngor yn rhyngwynebu a hefyd drwy'r sianeli gwasanaethau cwsmeriaid drwy'r Gwasanaethau Dinas. Yn fyr, mae'r cyngor i gyd yn berchen ar ran ohono ond sicrhaodd aelodau fod gwaith yn cael ei hyfforddi ar hyn o bryd i godi hynny a chreu gwell presenoldeb ar y we i edrych yn well a gweithio'n well.

 

•       Soniodd y Pwyllgor yr hoffent weld mwy o gefnogaeth i bobl ddefnyddio'r apps hyn a dywedodd y byddai gwella cyfathrebu yn dda ar gyfer arbedion effeithlonrwydd, er enghraifft drwy leihau'r amser aros ar gyfer y llinell gwasanaethau cwsmeriaid. Mae'r Pwyllgor yn deall bod llinell ffôn ar gyfer adrodd am broblemau, ond gofynnwyd a fyddai'n well gallu cael cyfeiriad e-bost i anfon ymholiadau TG iddo?

 

Mewn ymateb, cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Digidol nad oes ganddynt gyfeiriad e-bost generig ar gyfer y ddesg gan fod system log drwy'r Porth Hunanwasanaeth sy'n cael ei reoli'n llawer gwell drwy'r strwythur ond, fodd bynnag, mae'n gwerthfawrogi pa mor hawdd yw’r opsiwn cyfeiriad e-bost.

 

Cydnabu'r Pennaeth Pobl a Newid Busnes y byddai'n bwynt hawdd ei ddefnyddio ond soniodd fod Sam Ali yn aelod o'r tîm, yn arwain ar ddatblygu'r strategaeth ddigidol ac yn gweithio gyda CLlLC o safbwynt digidol ar sut y mae angen iddynt weithio i wneud bywydau pobl yn well. Mae'n ymddangos bod rhaniad digidol, a amlygir gan y pandemig lle na all pobl gael mynediad at rai pethau y mae rhai ohonom yn eu cymryd yn ganiataol.

 

Esboniodd y swyddog arweiniol y byddai arbedion yn cael eu gwneud o'r blaen o gael gwared ar Wi-Fi cyhoeddus ond na allant bellach ddileu'r gost honno gan fod angen i gymunedau Casnewydd gael mynediad mwy nag erioed. Nodwyd y bydd gan y cyngor unigolion sydd angen cymorth ychwanegol gyda thechnoleg o hyd, ond mae'r tîm yn gwella ar sut y gallant roi eu cymorth wedi'i deilwra iddynt i ryddhau'r adnodd drwy wella'r sianel adrodd am anghenion arferol generig y mae angen ymdrin â hwy a'u datrys yn gyflym.

 

•       Gofynnodd y Pwyllgor sut y penderfynir ar ddangosyddion perfformiad allweddol y Gwasanaeth Adnoddau a Rennir ac a oes gwrthdaro â'r gwasanaethau fel yr heddlu/gwasanaethau ambiwlans? Os felly, sut mae gwrthdaro o'r fath yn cael ei ddatrys?

 

Atebodd y Rheolwr Gwasanaethau Digidol fod cytundeb lefel gwasanaeth sydd yr un fath ar draws yr holl bartneriaid ac y cytunir arno gan GRhR o bryd i'w gilydd. Efallai y bydd angen adolygiad ar rai i ystyried sut maent yn didoli mwy o alwadau ar y pwynt cyswllt cyntaf ond o ran egwyddorion cyffredinol perfformiad, nodwyd bod gan eu tîm rôl mewn gweithio rhwng y cyngor a'r GRhR. Ar gyfer cynnydd a blaenoriaethau, mae'r tîm yn gwneud llawer o waith gyda'r Gwasanaethau Adnoddau a Rennir megis fforymau rheolaidd, byrddau strategol a'r bwrdd ariannu. Soniwyd am y Bwrdd Cyflawni wrth iddynt drafod materion a materion strategol ar y diwrnod. 

Ers y pandemig, mae cyfarfodydd rheolaidd gyda chydweithwyr GRhR wedi bod yn fuddiol i drafod materion pwysig ac erbyn hyn mae llawer llai o broblemau nag a oedd yn nyddiau cynnar y pandemig, er enghraifft gyda ffrydio byw’r amlosgfa ond mae'r cyngor bellach mewn sefyllfa llawer gwell. Mae'r ddeialog reolaidd hon â'r bartneriaeth â'r tîm GRhR er budd y tîm i gyd.

 

Diolchodd y Pwyllgor i’r swyddogion am eu hamser.

 

Casgliadau

Ar ôl cwblhau adroddiadau'r Pwyllgor, gofynnir i’r Pwyllgor ffurfioli ei gasgliadau, argymhellion a sylwadau ar eitemau blaenorol ar gyfer gweithredu.

 

Nododd y Pwyllgor yr Adroddiad Risg Gwybodaeth Blynyddol a'r Adroddiad Digidol Blynyddol ar Ddiogelu Corfforaethol 2020/21, ac roedd am wneud y sylwadau canlynol i'r Cabinet:

 

Diogelu Corfforaethol Blynyddol 2020/2021

•       Roedd y Pwyllgor am argymell mwy o fonitro adnoddau'r tîm diogelu gan eu bod yn gwerthfawrogi'r angen cynyddol amdano oherwydd y cynnydd o 10% yn nifer yr atgyfeiriadau.

                       

Mynegodd y Pwyllgor eu diolch am y gwaith anodd y mae'r gwasanaeth yn ei wneud. Soniwyd bod yr adroddiad ei hun yn fwy o'r ochr weithredol ac nad oedd yn rhoi llawer o ddealltwriaeth o'r anawsterau sylfaenol y maent yn eu hwynebu ac na fydd mater adroddiad y mesurau perfformiad yn cael ei gyhoeddi tan fis Mehefin 2022.

 

Gofynnodd y Pwyllgor i'r Diogelu Corfforaethol roi mwy o fanylion am broblemau mynych, gan osgoi’r risg cyfrinachedd o rannu manylion penodol.

 

•       Argymhellodd y Pwyllgor hefyd eu bod yn dileu'r opsiwn i'r pwyllgor craffu wneud sylwadau ar strwythur staff Diogelu ac a yw'n addas i'r diben. Teimlai'r aelodau nad eu gwaith hwy oedd gwneud sylwadau ar strwythur mor bwysig fel nad oes ganddynt ddealltwriaeth dda ohono. 

Adroddiad Risg Gwybodaeth Blynyddol

•       Cydnabu'r Pwyllgor mai dyma'r tro cyntaf i'r adroddiad fod yn destun Craffu felly roedd y fformat yn fwy manwl na'r cyflwyniadau arferol. Roedd yr Aelodau'n gwerthfawrogi bod y ddau gyflwyniad diwethaf yn gynhwysfawr.

 

•       Felly, gofynnodd y Pwyllgor a allai'r cyflwyniadau fod yn fwy o drosolwg byr yn y dyfodol fel y gallant alluogi’r pwyllgor craffu i ofyn cwestiynau yn gynt. 

 

•       Argymhellodd y Pwyllgor hefyd y dylai’r swyddogion gwtogi’r adroddiadau ond fe'u hatgoffwyd gan y Cynghorydd Craffu eu bod wedi lleihau nifer yr eitemau ar yr agenda a dyna pam fod dyddiad cyfarfod ychwanegol i sicrhau bod y cyfarfodydd yn fyrrach.

•       Cafwyd trafodaeth a gofynnodd y Pwyllgor i'r adroddiadau gael eu cwtogi ymhellach ac i’r prif bwyntiau gael eu nodi yn y crynodeb gweithredol i helpu gyda’r gwaith holi.

Adroddiad Digidol Blynyddol

•       Roedd y Pwyllgor am wneud yr argymhelliad y dylid diweddaru ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth ar dudalen tryloywder gwefan y Cyngor.

 

•       Cydnabu'r Pwyllgor y byddai angen fforwm mawr i drafod dyluniad y wefan ond roedd am argymell bod y cyngor yn ystyried gwella ei bresenoldeb ar y we drwy wneud y sianeli ar y wefan yn haws dod o hyd iddynt er mwyn sicrhau eu bod ymarferol a hygyrch, gallai hyn hefyd ryddhau amser swyddogion gyda llai o ymholiadau.