The Monitoring Officer will report on any complaints received since the last meeting.
Cofnodion:
Cadarnhaodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod un g?yn arall wedi'i derbyn a’i chyfeirio at yr Ombwdsmon ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Roedd y g?yn ynghylch cynghorydd dinas ond gwrthododd yr Ombwdsmon ymchwilio iddi.
Anfonodd y g?yn hon yn ôl yn dweud ei bod yn ymwneud â chyfathrebu rhwng 2 gynghorydd ac felly’n fater i’w datrys trwy brotocol datrys lleol. Anfonwyd y g?yn yn ôl i’r cynghorydd ac nid oes sôn wedi bod amdani ers hynny o ran y protocol datrys.
Mae un g?yn heb ei phenderfynu eto’n ymwneud â chynghorydd cymuned lle derbyniodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio adroddiad gan yr Ombwdsmon, a ganfu fod y Cod Ymddygiad wedi’i dorri’n dechnegol, gan fod y cynghorydd dan sylw’n pleidleisio ar grantiau gan fethu â datgan bod ei wraig yn aelod o bwyllgor yr oedd disgwyl i grant gael ei roi iddo. Fodd bynnag, roedd yr Ombwdsmon o'r farn nad oedd yn ddigon difrifol i unrhyw gamau gael eu cymryd neu i unrhyw sancsiynau gael eu gosod. Byddid yn ysgrifennu at y cynghorydd, i orfodi'r angen am dryloywder ond ni fyddai unrhyw gamau pellach. Mae rhai o’r ffactorau a arweiniodd at y penderfyniad yn cynnwys y ffaith i’r aelodau eraill bleidleisio o blaid y grant beth bynnag ac felly ni ddylanwadodd y diffyg tryloywder ar y penderfyniad ac nid oedd unrhyw amhriodoldeb.
Roedd tri chwyn arall gan y cyngor cymuned yn dal heb unrhyw ganlyniad eto. Byddai'r Swyddog Monitro yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r pwyllgor yn y cyfarfod nesaf.
Cadarnhaodd John Davies ei fod wedi siarad â'r Ombwdsmon mewn perthynas â'r g?yn gyntaf a'i fod yn fodlon ar y canlyniad ac na ddylai ddigwydd eto.
Gofynnodd y Cadeirydd i'r Swyddog Monitro esbonio i'r pwyllgor ac er budd yr aelod newydd o'r pwyllgor pam mae cwynion weithiau'n mynd at yr Ombwdsmon ac nid i’r Pwyllgor Safonau.
Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y caiff pob cwyn sylweddol ei hanfon at yr Ombwdsmon yng Nghymru a bod protocol datrys lefel isel hefyd i ddelio â chwynion lefel isel e.e., swyddog yn erbyn cynghorydd lle mae problem perthynas ac efallai diffyg parch. Roedd hyn fel proses gyfryngu leol i setlo gwahaniaethau'n gyfeillgar.
Os na ellir gwneud hyn, yna roedd modd cyflwyno hyn i'r Pwyllgor Safonau, ond gan ei bod yn g?yn lefel isel ac nad yw'r Ombwdsmon wedi ymwneud â hi, y mwyaf a allai ddigwydd yw y gellid ceryddu'r aelod am unrhyw achosion o dorri'r Cod. Dim ond pan dderbyniwyd cwyn gan gynghorydd arall neu swyddog arall y defnyddiwyd hyn.
Rhaid cyfeirio unrhyw g?yn gan y cyhoedd at yr Ombwdsmon a rhaid i unrhyw faterion mwy difrifol fel torri cod fynd at yr Ombwdsmon.
Mewn egwyddor, gallai'r Ombwdsmon ddechrau'r ymchwiliad a'i gyfeirio at y Swyddog Monitro i’w orffen ac i adrodd i'r Pwyllgor Safonau. Fodd bynnag, nid yw hyn yn digwydd fel arfer. Os yw'r Ombwdsmon yn teimlo bod y g?yn yn ddigon difrifol i gyfiawnhau ymchwiliad, bydd yn cyfweld â’r tystion ac yn llunio adroddiad i'r Pwyllgor Safonau ei ystyried.
Mewn perthynas â chwynion a gyfeirir at yr Ombwdsmon ond sy’n cael eu gwrthod ganddo, mae'r canllawiau'n esbonio, pan fydd yr Ombwdsmon yn ystyried y cwynion hyn, fod prawf 2 gam. Gofyn a yw cod ymddygiad yr Aelodau wedi'i dorri yw’r cam cyntaf. Os nad ydyw, yna nid oes achos i'w ateb.
Yn ail, ystyrir a yw ymchwilio i’r g?yn er budd y cyhoedd.
Mae barn ymhlith Pwyllgorau Safonau yng Nghymru fod yr ail gam yn mynd y tu hwnt i’w cylch gwaith ac y dylai Pwyllgorau Safonau benderfynu ar unrhyw achosion o dorri cod.
Gofynnodd Mr Morgan a oedd y prawf 2 gam yn y ddeddfwriaeth a chadarnhaodd y Swyddog Monitro nad oedd a’i fod yn rhywbeth a orfodir gan yr Ombwdsmon.
Esboniodd y Swyddog Monitro y gall yr Ombwdsmon gyhoeddi canllawiau statudol i gynghorau cymuned ac awdurdodau sylfaenol, ond mae'n faes annelwig. Fodd bynnag, trafodwyd mai Pwyllgorau Safonau a phaneli Dyfarnu sy’n gosod sancsiynau ac na ddylai'r Ombwdsmon fod yn hidlo'r achosion hynny.
Dywedodd Mr Davies eu bod nhw, yn gyngor cymuned, yn siomedig bod yr Ombwdsmon wedi dweud bod achos o dorri ond nad oedd yn gwneud dim yn ei gylch. Awgrymodd yr Ombwdsmon, pe na bai'r Cynghorydd dan sylw yn fodlon, y gallai gyfeirio’r mater at y Swyddog Monitro.
Dywedodd y Swyddog Monitro ei fod yn fater hyfforddiant o bosibl os yw’r Ombwdsmon yn cyfeirio ato fe.
Dywedodd Mr Davies y datgenir yn glir, wrth wneud cais am arian grant, os yw aelod a'i wraig yn aelod o'r sefydliad, fod angen datgan hyn yn fuddiant.
Dywedodd y Swyddog Monitro y dylai'r Cynghorydd fod wedi datgan er mwyn y cofnod a bod y Cynghorydd dan sylw wedi cael gwybod am hynny.
Dywedodd Mr Davies y gofynnwyd i'r Cynghorydd dan sylw ddatgan buddiant hyd yn oed pan oedd yn amlwg bod ei wraig yn gadeirydd y Pwyllgor a'i fod yn aelod, ond gwrthododd wneud hyn ac fe’i gwelwyd yn herfeiddiol, felly dyma'r rheswm dros gyfeirio’r g?yn.
Cadarnhaodd y Cadeirydd fod y prosesau priodol wedi'u dilyn felly ni chymerwyd unrhyw gamau pellach bryd hynny.
Dywedodd Mr Worthington mai tryloywder oedd y prif beth a bod yr achos wedi mynd drwy'r broses briodol a amlygwyd. Efallai bod hyn yn tynnu sylw at yr angen posibl i atgoffa Cynghorau Cymuned o’r rhwymedigaethau o ran Datgan Buddiannau gan fod hyn yn arwydd o lywodraethu da.
Cadarnhaodd y Swyddog Monitro eu bod yn cyfarfod â'r cynghorau cymuned yn rheolaidd a bod y clercod wedi gofyn am hyfforddiant ar sut y dylid cofnodi datganiadau buddiannau a nodwyd y byddai'n fwy buddiol cynnig hyfforddiant iddynt yn hytrach nag anfon llythyr atynt. Roedd y cod yn glir ac efallai roedd problem o ran a oedd y Cynghorydd yn anghywir i gymryd rhan gan fod rhai eithriadau mewn perthynas â chynghorau cymuned a grantiau bach lle y gallwch barhau i gymryd rhan wedi datgan buddiant, felly gallai hyn fod wedi bod yn ffactor.
Gofynnodd Mr Morgan a fyddai'r ddeddfwriaeth yn cael ei hadolygu, ac esboniodd y Swyddog Monitro mai dyma'r canllawiau a’r Cod Ymddygiad a fydd yn cael eu hadolygu. Lluniwyd y Cod Ymddygiad yng Nghymru gan Lywodraeth Cymru gan ei bod yn ddatganoledig. Roedd y cod gwreiddiol yn 20 oed, ac fe'i hadolygwyd yn 2016. Mae Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru wedi comisiynu Mr Richard Penn - aelod o Banel Taliadau Cydnabyddiaeth Cymru i gynnal adolygiad o'r Cod Ymddygiad i weld a oes angen newidiadau ac adolygiadau. Roedd bwriad i gwblhau hyn cyn yr Etholiadau Lleol nesaf yn 2022. Efallai y bydd angen addasu'r hyfforddiant i’r Aelodau wedyn.
Dywedodd y Swyddog Monitro wrth y pwyllgor fod cwyn gan Gynghorydd dinas wedi dod i law, a derbyniwyd adroddiad ar ymchwiliad ffurfiol gan yr Ombwdsmon. Daeth yr ymchwiliad ffurfiol a gwblhawyd gan yr Ombwdsmon i'r casgliad bod angen cyfeirio'r achos i’r pwyllgor Safonau.
· Felly, byddai angen i’r Pwyllgor Safonau gynnal cyfarfod arbennig yn y 7-10 diwrnod nesaf.
· Byddai angen penderfynu yn y cyfarfod cyntaf a oedd achos i'w ateb a byddai'n gwbl gyfrinachol.
· Byddai agenda’n cael ei hanfon at yr aelodau o’r Pwyllgor a fyddai'n adroddiad cyfrinachol Rhan 2 gyda chopi o adroddiad Adran 69 yr Ombwdsmon a fyddai’n nodi manylion y g?yn, yr ymchwiliad a'i ganfyddiadau ffeithiol a rheswm yr Ombwdsmon dros gredu bod y Cod Ymddygiad wedi'i dorri.
· Yn ystod y sesiwn breifat hon, byddai angen i'r Pwyllgor ddod i benderfyniad ynghylch a oedd achos i'w ateb. Os felly, byddai angen gwrandawiad llawn, byddai angen gwahodd yr aelod a'r swyddog ymchwilio o swyddfa'r Ombwdsmon i ddod i benderfyniad ynghylch a fu camymddygiad ac a fyddai'r Pwyllgor yn gosod unrhyw sancsiynau.
Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai canllawiau ar weithdrefn Gwrandawiadau’r Pwyllgor Safonau hefyd yn cael eu dosbarthu gyda'r papurau cyfrinachol. Cadarnhawyd mai dim ond i’r aelodau o’r Pwyllgor Safonau y byddai'r papurau cyfrinachol hyn yn cael eu dosbarthu.
Gofynnodd y Cadeirydd i Mr Davies a oedd yn fodlon i’r clercod cymunedol dderbyn hyfforddiant a chytunodd Mr Davies â hyn gan y byddai o fudd i glercod ac aelodau newydd.
Cytunwyd:
I'r Swyddog Cymorth Llywodraethu gysylltu â’r aelodau o’r Pwyllgor Safonau gyda dyddiadau ar gyfer y cyfarfod arbennig.