Agenda item

Rôl y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yw cynnig awgrymiadau ar yr hyn y gallai'r Cyngor ei wneud yn well, ac er enghraifft, canllawiau ar sut i gyfathrebu'n well â chymunedau. Croesawodd y swyddogion arweiniad gan yr aelodau etholedig er mwyn gwneud cynnydd gyda gwaith y gr?p swyddogion.

Croesawodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd gwestiynau gan y pwyllgor ar y strategaeth.

Gofynnodd y Pwyllgor y canlynol:

·       Gwnaeth y Pwyllgor sylwadau ar gyn lleied o bobl oedd yn gwylio adnodd ffrydio’r Cyngor. Llawn ac awgrymodd y gallai swyddogion edrych ar sut mae cynghorau eraill yn perfformio a sut maent yn annog ymgysylltu â'r cyhoedd fel y gallant holi cwestiynau i'r Aelodau. Cydnabu'r Aelodau anfanteision hyn gan y gallai arwain at yr un unigolion yn codi cwynion/pryderon i gynghorwyr. Holodd yr Aelodau a allai'r swyddogion ddarganfod beth mae cynghorau eraill yn ei wneud, sut maent yn rheoli cwestiynau cyhoeddus agored yng nghyfarfodydd y Cyngor a sut y gellid gwneud hyn yn addas ar gyfer Cyngor Dinas Casnewydd.

Ymatebodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio drwy ddweud nad oedd unrhyw arfer gorau na model enghreifftiol ar yr hyn y dylai neu na ddylai'r Cyngor ei wneud. Mae hyn yn golygu y bydd y Cyngor yn penderfynu yn y pen draw pa strategaeth sy'n addas iddo a'r broses o wneud penderfyniadau. Cadarnhaodd y swyddog ei fod yn awyddus i adrodd yr adborth hwn yn ôl ond nad yw am awgrymu bod model arfer da ar gael oherwydd dylid ei deilwra i anghenion pob awdurdod lleol unigol.

·       Soniodd yr Aelodau y gallai ymwneud â’r ffordd y mae'r Cyngor yn cynrychioli ei hun i'r trigolion. Er enghraifft, wrth edrych ar ffotograffau cynghorwyr, drwy gynrychiolaeth weledol, dylai'r Cyngor fod yn gynhwysol drwy gynnwys pob ystod oedran, ethnigrwydd a chefndir bywyd.

Dywedodd y Pwyllgor, pe bai'r Cyngor yn dymuno denu pobl o bob cefndir, y byddai angen iddynt gael eu cynrychioli gan bobl y maent yn teimlo'n gysylltiedig â hwy a gofynnodd yr aelodau a allai hyn fod yn flaenoriaeth uchel. Mynegodd yr Aelodau bryder hefyd nad oes gan rai unigolion ddiddordmewn bod yn Gynghorydd oherwydd y cam-drin posibl y gallant ei gael ar y cyfryngau cymdeithasol gan y cyhoedd, megis cam-drin hiliol a rhywiaethol. Felly, gofynnodd yr Aelodau a fyddai'r paneli’n helpu i hyrwyddo gwybodaeth am sut i ddod yn Aelod.

Mewn ymateb, eglurodd y Swyddog Arweiniol nad oes panel fel y cyfryw, a chadarnhaodd ei fod yn weithgor swyddogion sy'n weithredol i raddau helaeth wrth wneud y newidiadau hynny. Maent wedi nodi elfennau o'r cynllun ac mae angen mewnbwn yr Aelodau ar ddarnau o waith o'r fath. Rhoddodd y swyddog sicrwydd i'r aelodau y bydd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf iddynt am y gwaith gweithredol ynghyd â’r newidiadau sy’n cael eu gwneud, ond byddai angen i'r aelodau lywio'r strategaeth gyfranogi ar gyfer yr hyn a fyddai'n cael ei gynnwys ar gyfer y drafft cyntaf cyn mynd i ymgynghoriad cyhoeddus. 

Ailadroddwyd mai dyma ddechrau'r sgwrs a soniodd y gallai fod angen i'r Pwyllgor drefn cyfarfodydd ychwanegol o hyn ymlaen cyn mis Mai nesaf gan y bydd angen rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf yn rheolaidd i'r Aelodau.

·       Gofynnodd yr Aelodau a allent gael copi o gyflwyniad Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd a holodd a fyddai'r Cyngor yn ystyried gosod setiau teledu mewn mannau cyhoeddus fel yr amgueddfa, y llyfrgell a Theatr Glan yr Afon i ddangos cyfarfodydd y Cyngor. Soniodd yr Aelodau efallai y gallai siambrau/cyntedd y Cyngor fod yn hygyrch i bobl wylio'r hyn sy'n cael ei drafod yn yr un modd â chyfarfodydd Llywodraeth Cymru.

Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaeth y gall y Cyngor drefnu sgriniau teledu a gellir trafod sgriniau i ffrydio'n fyw, a fydd yn amodol ar ofynion trwyddedu yn adeiladau'r Cyngor, o dan yr eitem nesaf ar yr agenda. Fodd bynnag, cadarnhaodd y swyddog y gellid cyflawni hyn erbyn mis Mai 2022. Cadarnhaodd y Swyddog hefyd y gellid anfon copi o'r cyflwyniad mewn e-bost.

·       Gofynnodd Aelod o'r Pwyllgor am gadarnhad ynghylcherbyn pryd y mae'n rhaid gweithredu'r cyfarfodydd a'r ddeddfwriaeth hybrid.

Mewn ymateb, cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaeth fod yn rhaid eu gweithredu erbyn mis Mai 2022.

·       Soniodd Aelod o'r Pwyllgor pa mor bwysig ydyw i'r Cyngor a gwleidyddion fod mor dryloyw â phosibl am resymau effeithlonrwydd yn ogystal ag oherwydd bod rhai wardiau wedi profi problemau sylweddol gyda chwynion yngl?n â rhai pethau nad ydynt yn cael eu hadrodd yn yr un modd mwyach. Er enghraifft, ni all preswylwyr weld a yw car wedi'i barcio'n gyfreithiol ai peidio ar eu stryd gan nad yw trwyddedau parcio yn cael eu defnyddio mwyach. Felly, gofynnodd yr Aelodau a yw'r Cyngor wedi ystyried y pwysau y gallai hyn ei roi ar rai rhannau o Gasnewydd.

Atebodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio y byddai'n dibynnu ar sut y mae'r Cyngor yn dewis ymgysylltu â'u hetholwyr ai peidio a hefyd mater i wasanaethau'r ddinas yw’r trwyddedau, ond holl bwynt y ddeddfwriaeth yw annog tryloywder, er mwyn cael pobl i sefyll fel cynghorwyr sydd â pherthynas waith drwy wrando ar aelodau o'r cyhoedd.

·       Yna, holodd y Pwyllgor a allai'r swyddog gadarnhau bod swyddogion y gweithgor yn amrywiol i sicrhau yr ymdrinnir â’r holl bwyntiau.

Mewn ymateb, dywedodd y Swyddog Arweiniol, gan ei fod yn weithgor swyddogion, nad yw'r gr?p yn gwneud unrhyw benderfyniadau nac yn newid unrhyw beth gan mai dim ond y manylion y mae’n ymdrin â nhw ar hyn o bryd, ar ddechrau'r broses. Dyma lle mae'r Gwasanaethau Democrataidd yn dod i’r drafodaeth fel fforwm trawsbleidiol er mwyn rhoi gwybod am unrhyw ymddieithriad o ran aelodau etholedig a'r bobl y maent yn eu cynrychioli wrth fynd i'r afael â'r prif gwestiwn ynghylch sut y gellir gwella hynny.

Dywedwyd wrth yr Aelodau, ar lefel swyddog, mai dim ond hyn a hyn y gallant ei gynnig i ymgynghori arno, felly mater i'r aelodau yn y pen draw yw penderfynu pa fath o ymgysylltu y maent am ei annog.

·       Mynegodd yr Aelodau eu pryder yngl?n â'r cam-drin ar-lein y gallent ei wynebu am fod yn llygad y cyhoedd a gofynnodd i'r Cyngor bwysleisio'r hyn y mae angen i bobl fod yn ymwybodol ohono a’r hyn y maent yn ymrwymo iddo a dadleuodd un aelod fod y staff yn cael eu diogelu'n fwy na'r cynghorwyr, ac y gallai hyn atal aelodau o'r cyhoedd rhag camu ymlaen i fod yn gynghorydd.

Atgoffwyd yr Aelodau gan y Pennaeth Gwasanaeth fod y Penderfyniad ar Amrywiaeth wedi'i basio yng nghyfarfod y Cyngor cyn yr olaf sy'n golygu nifer o gamau gweithredu ar hyn i annog pobl i ddod i'r Cyngor fel aelodau sydd hefyd yn ymdrin â thrafodaethau am gam-drin ar-lein. Dywedwyd wrth yr Aelodau fod y Cyngor yn ymwybodol ei fod yn annog aelodau i ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol fel ffordd o gyfathrebu ond hefyd yn cydnabod y gall fod yn gleddyf deufiniog gan ei fod yn eu gwneud yn agored i gael eu cam-drin ar-lein. Gwrthododd y swyddog honiadau'r aelod bod staff yn cael eu diogelu'n fwy gan y gall yr un math o gamdriniaeth ddigwydd i gyflogai, ond mae'n ymwneud mwy â’r ffaith bod aelodau yn llygad y cyhoedd ac mae angen rhoi gwybod iddynt beth yw eu hawliau a sut y cânt eu diogelu. Bu newidiadau megis peidio â chyhoeddi manylion personol yr Aelodau ar y wefan ond yn hytrach cyhoeddi'r cyfeiriad dinesig.

·       Gofynnodd y Cynghorwyr a fyddai'r Cyngor yn cynnal seminar rhagarweiniol ar gyfer y rhai sydd â diddordeb i fynd dros amddiffyniadau a'u hawliau personol.

Pwysleisiodd y Pennaeth Gwasanaeth fod yr un gyfraith, o ran diogelwch cyfreithiol, yn berthnasol o ran defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol ar gyfer gweithwyr ac aelodau. Os caiff unrhyw beth sy'n bygwth yr unigolyn ei gyhoeddi, eglurodd y swyddog nad oes llawer y gellir ei wneud o'u hochr nhw ac eithrio gofyn i ddarparwyr y cyfryngau cymdeithasol dynnu’r postiadau ac adrodd am y defnyddwyr a’u rhwystro. Hysbyswyd yr Aelodau bod enghreifftiau o swyddogion ac aelodau sydd wedi derbyn negeseuon e-bost bygythiol ac o dan weithredoedd o'r fath, ystyrir yr amddiffyniadau sydd ar waith bob amser. Fodd bynnag, gellir ystyried cyflwyno seminar i sicrhau y byddai aelodau o'r cyhoedd yn ymwybodol.

Aeth y Pwyllgor ymlaen i ofyn sut y byddai’r gwaith hwn ar y strategaeth yn effeithio ar y bwrdd partneriaeth rhanbarthol, ac os felly, beth fyddai angen i'r Cyngor ei wneud am hynny a sut y byddai'r Bwrdd Partneriaeth Rhanbarthol yn effeithio ar yr hyn y mae’n ei drafod.

Mewn ymateb, eglurodd y Pennaeth Gwasanaeth fod y bwrdd gwasanaethau cyhoeddus yn cyfarfod yn rhanbarthol a gan iddo fynd drwy'r Cyngor ddydd Mawrth, na fyddai hyn yn effeithio arno. Esboniwyd nad yw'r bwrdd partneriaeth yn gwneud penderfyniadau yn hynny o beth ac y byddai’n mabwysiadu'r cynllun ar gyfer Gwent gyfan, ond eglurodd ei fod yn benderfyniad i'r unigolion ar sail eu lles ac o ran gwneud penderfyniadau ac ymgysylltu, bydd ar lefel leol. Felly, ni fydd y strategaeth cyfranogiad y cyhoedd yn effeithio ar hynny o gwbl, gan fod y Byrddau Lleol yn dod i ben yn 2023. Mae'r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus, boed yn rhanbarthol neu'n lleol, yn fwrdd o gyrff deddfwriaethol sy'n pennu amcanion a pholisïau lles y rhanbarth; nid corff sy’n gwneud penderfyniadau.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor mai’r awdurdodau lleol fydd yn penderfynu sut i lywio'r strategaeth hon yn eu hardal a Chyngor Dinas Casnewydd fydd yn penderfynu beth y gallai ei wneud i gyflawni'r amcanion les

·       Holodd y Pwyllgor, os yw’r strategaeth cyfranogiad ond yn ddilys tan yr etholiadau y flwyddyn nesaf, a fyddai'r Cyngor yn ystyried cael sesiwn galw heibio anwleidyddol i 'gwrdd â'r cynghorwyr' yng nghyntedd y ganolfan ddinesig dim ond i siarad â phobl. Gallai roi cyfle i'r cyhoedd weld yn uniongyrchol yr hyn y mae aelodau'n ei brofi o ddydd i ddydd, a chwalu unrhyw fythau o sut mae gwleidyddion yn mynd allan am brydau bwyd yn bennaf. Gofynnodd y pwyllgor a ellid trefnu hyn ar gyfer mis Hydref/Tachwedd 2021.

Ymatebodd y Pennaeth Gwasanaeth drwy dynnu sylw at y ffaith y bydd cyfnod yr etholiad yn dechrau’n gynnar y flwyddyn nesaf i’r Cyngor ac y gellid camddehongli'r sesiwn hon fel canfasio gwleidyddol felly atgoffodd yr aelodau bod yn rhaid iddynt fod yn ofalus ynghylch sesiynau cwrdd a chyfarch cyn unrhyw etholiadau mawr.

Esboniwyd i'r Pwyllgor bod yn rhaid adolygu hyn ar ôl pob etholiad bob 5 mlynedd. Rhywbryd o fewn y cyfnod hwnnw, byddai'r pwyllgor a'r Cyngor yn ei adolygu.

O ran cyfathrebu â thrigolion, drwy ddefnyddio'r cyfryngau cymdeithasol, gallant gyrraedd llawer mwy o aelodau o'r gymuned yn hytrach nag am amser penodol mewn cyntedd y ganolfan ddinesig. Er enghraifft, trafod cyfarfodydd ward fel ffordd o gael trigolion i ymgysylltu â'r Cyngor. Mae'n rhaid i'r Cyngor ddefnyddio'r cyfryngau cymdeithasol i gyfleu negeseuon ac nid yw'r Cyngor wedi datblygu adroddiadau blynyddol yr Aelodau'n llawn ac atgoffwyd yr aelodau y gallant ychwanegu mwy atynt cyn eu cyhoeddi er mwyn esbonio i drigolion yr hyn y maent yn ei wneud.

Cydnabu Aelod o'r Pwyllgor broblem logisteg y sesiwn galw heibio ond gofynnodd hefyd i'r Cyngor gydnabod bod rhai rhannau o gymdeithas nad ydynt ar y cyfryngau cymdeithasol gan nad yw pawb yn hyderus wrth ddefnyddio technoleg. Cytunodd yr Aelodau ei bod yn anodd gan nad yw pobl yn cymryd rhan yn gyffredinol os nad oes ganddynt. wybodaeth am y Cyngor. Felly, holodd yr Aelodau beth fyddai'r ffordd orau o fynd i’r afael â’r rhwystr hwn ac a ellid trefnu cwrdd â’r ymgeiswyr ar ôl yr etholiad?

Atebodd y Pennaeth Gwasanaeth drwy ddweud y bydd y tîm yn ceisio darganfod beth mae cynghorau eraill yn ei wneud ac efallai'n ystyried cynnal seminar i drafod defnydd aelodau o’r cyfryngau cymdeithasol ac amddiffyniadau rhag hyn. O ran y sesiwn galw heibio, gall y Cyngor edrych ar hynny fel y byddai ar gyfer ymgeiswyr posibl.

Pwysleisiwyd i'r Aelodau y byddai angen dilyn mesurau ymbellhau cymdeithasol, a bydd angen iddo fod yn anwleidyddol.

Cododd y swyddog bryder ynghylch aelodau presennol y Cyngor a darpar aelodau o'r Cyngor yn cyfarfod ag aelodau'r cyhoedd, fodd bynnag, pe bai'n fwy o ymgyrch recriwtio, yna gallai'r CLlLC ei gefnogi. Y rheswm am hyn yw na fyddai neb gwell i siarad â nhw nag aelodau presennol.

Dywedwyd wrth yr Aelodau y gallai'r tîm edrych ar hynny gyda'r pwyntiau defnyddiol a cheisio eu cynnwys yn y strategaeth a fydd yn cael ei dwyn yn ôl i'r cynghorwyr i’w thrafod ymhellach.