Agenda item

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio wrth y Pwyllgor mai dyma'r adroddiad drafft ar gyfer y Pwyllgor, y maent yn ei gyflwyno i'r Cyngor, ar waith y pwyllgor dros y 12 mis diwethaf a'r rhaglen waith hyd at fis Mai nesaf 2022. Mae'r adroddiad blynyddol drafft yn cynnwys gwybodaeth am aelodaeth, gweithgareddau a'r rhaglen waith ar gyfer y misoedd nesaf ac yn crybwyll llawer o’r gwaith y bydd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd yn ei drafod yn eitemau diweddarach yr agenda.

Gwnaeth y Pwyllgor y sylwadau canlynol:

Nododd y Cadeirydd ei fod yn arfarniad teg a gofynnodd i'r Pwyllgor a oedd yn fodlon ei dderbyn.

·       Nododd y Cynghorydd Hourahine bod tudalen 32, yr ail baragraff, yn dweud bod y Pwyllgor yn teimlo bod y cyfnod sefydlu yn gynhwysfawr ond bod pryder wedi'i godi ynghylch dwyster yr hyfforddiant gyda 37 o fodiwlau'n cael eu datblygu. Gofynnodd yr Aelod a yw'r Pwyllgor yn pryderu am yr hyfforddiant gan na allai gofio cael y drafodaeth honno.

Mewn ymateb, cadarnhaodd y Swyddog Arweiniol ei fod wedi'i gofnodi fel y cyfryw yn y cofnodion.  Y farn gyffredinol oedd ei fod i'w groesawu, roedd y Cynghorydd Matthew Evans yn pryderu am nifer y modiwlau felly mai'r peth pwysicaf oedd nodi pa rai oedd yn orfodol ac yn benodol i rolau unigol er mwyn iddyn allu ymgymryd â rolau penodol. Er bod pryder cychwynnol – eglurodd y tîm i'r Pwyllgor nad oedd yn rhaid i Aelodau fynychu'r holl fodiwlau; dyna pam yr oeddent am egluro pa rai fyddai'n orfodol neu'n benodol i'w rôl pwyllgor.

·       Soniodd Cadeirydd y Pwyllgor y dylid cynnwys datganiad nad yw pob modiwl yn orfodol efallai.

Eglurodd y Pennaeth Gwasanaeth bod y pwynt hwnnw’n cael ei gadarnhau ar ddiwedd yr adroddiad.

·       Nododd y Cynghorydd Thomas y bydd Cynghorwyr newydd sy'n ymuno yn mynd i'r swydd heb lawer o fewnwelediad.

Felly, mae angen egluro cymhlethdod y rôl yn glir, gyda chymorth llawn yn cael ei roi iddynt i fanteisio ar gyfleoedd hyfforddi sy'n briodol i'w rolau.

·       Cafwyd trafodaeth ac awgrymodd y Cadeirydd y gellid sôn yn yr adroddiad drafft fod yr hyfforddiant yn ddewisol i'r Aelodau profiadol, gan na fyddai angen iddynt ei wneud.

·       Nododd y Cynghorydd Thomas fod yn rhaid rhoi pob cam posibl ar waith i sicrhau y bydd yn fap llwybr symlach ar gyfer sut mae'r Aelodau'n ymgysylltu â'r hyfforddiant.

Mewn ymateb, cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaeth ei bod yn hapus i ystyried sylwadau'r Pwyllgor.

Bydd rhan o'r rhaglen waith i’w chyflawni ymhen 6-8 mis gyda'r rhaglen sefydlu, mae negeseuon y gallai'r tîm eu bwydo'n ôl i Ddarpar Aelodau etholedig. Nodwyd bod hyn yn adlewyrchiad mwy adfyfyriol o’r hyn a drafododd y Pwyllgor yn y cyfarfod hwnnw.

·       Awgrymodd y Cadeirydd y gallai'r swyddogion, gyda'r adroddiad drafft, gadw sylwadau'r Pwyllgor mewn cof a gallai'r Swyddog Monitro ysgrifennu geiriad i'w gyflwyno i'r cyngor, a allai fod yn rhywbeth y gallant ei atgyfnerthu mewn sylwadau rhagarweiniol.

·       Dywedodd y Cynghorydd Thomas hefyd fod hyfforddiant yr Aelodau bron i ddegawd yn ôl yn brin iawn, a sylwodd fod llawer iawn o hyfforddiant wedi'i gyflwyno gan y ddwy weinyddiaeth ddiwethaf. Mae cyflwyno rhywbeth cydlynol i uwchsgilio'r Cynghorwyr yn dda ac yn dangos bod newid diwylliant wedi bod.

·       Dywedodd y Cynghorydd Clarke hefyd sut mae'r dechnoleg newydd yn hwyluso lefel ehangach o hyfforddiant ac argaeledd ar gyfer hynny.

Ymatebodd Pennaeth y Gwasanaeth fod datblygiad hyfforddiant yr Aelodau yn ei ddyddiau cynnar flynyddoedd lawer yn ôl, ond ei fod wedi datblygu'n sylweddol y ddau dro diwethaf. Bydd yr un nesaf yn fwy dwys eto. Y rheswm am hyn yw eu bod bellach yn gallu nodi pa setiau penodol o sgiliau sydd eu hangen ar Gynghorwyr,  o ran yr hyn sydd ei angen ar Gynghorwyr ar gyfer eu rolau penodol a nodi sut i ddatblygu sgiliau'r Aelodau.

Mae cyflwyno e-ddysgu wedi helpu, felly nid oes rhaid i bobl ddod i mewn i'r ganolfan ddinesig bob tro y byddant yn gwneud cwrs.

Bydd sylwadau'r Pwyllgor yn cael eu hystyried ond o ran dysgu wyneb yn wyneb; mae'r tîm Gwasanaethau Democrataidd am gael y cydbwysedd cywir ar sut y maent yn darparu'r hyfforddiant a beth yw'r gofyniad am hynny.

·       Dywedodd y Cynghorydd Giles, o ddechrau fel Cynghorydd tua 18 mlynedd yn ôl; nid oedd hyfforddiant ar gael. Ers hynny, bu gwelliant enfawr gyda charfanau newydd yn dod i mewn o wahanol gefndiroedd proffesiynol. Nododd y Cynghorydd Giles ei fod yn dda gweld yr hyfforddiant yn datblygu a byddai'n syniad da dewis a dethol ar gyfer anghenion penodol.

Gallai'r Cynghorwyr hirsefydlog weld y dull 'dechrau o'r dechrau' yn llyffethair, felly byddai system fwy soffistigedig yn syniad da.

Yna gofynnodd y Cynghorydd Giles a oes rhywbeth rhwng y modiwlau ar-lein ac wyneb yn wyneb. Sesiynau lle gall pobl ddod i gyfarfod Pwyllgor ar gyfer hyfforddiant ond nad oes rhaid iddynt fod yn bresennol yn gorfforol. Byddai problemau gydag Aelodau sydd ag amgylchiadau gwahanol/salwch, felly gallai'r hyfforddiant cyfunol fod yn gysylltiedig â chydraddoldeb a phresenoldeb.

Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaeth y gallent ddarparu hyfforddiant ar y sail honno ar ôl sefydlu Siambrau'r Cyngor ar gyfer cyfarfodydd hybrid. Er enghraifft, gellid cynnal hyfforddiant gorfodol yn y Siambrau ar gyfer y rhai sy'n gallu dod i mewn. Gellid defnyddio’r cyfleuster hybrid ar gyfer yr Aelodau nad ydynt yn gallu dod i mewn.  Mae'r swyddogaeth hybrid yn mynd â’r ddarpariaeth hyfforddi i lefel arall ac yn bendant yn osgoi problemau argaeledd.

Soniwyd y gallai ychydig o sesiynau hyfforddi fod yn sesiynau hanner diwrnod – felly gallai presenoldeb cyfarfod hybrid fod yn fater o ddewis personol.

·       Cytunodd y Cynghorydd Watkins fod y pwynt blaenorol yn syniad da a soniodd fod angen cyfnod parhaus o hyfforddiant dros gyfnod y Cyngor wrth i Bwyllgorau newid ar ôl cyfnod o amser.

Gallai'r hyfforddiant parhaus hwn fod yn benodol i bwyllgor arall, er enghraifft, ar gyfer y Pwyllgor Cynllunio; byddai'n rhaid i'r Aelodau fynd drwy hyfforddiant ar y system gynllunio eto. Os daw Aelod newydd dair blynedd i mewn i dymor newydd; byddai angen iddynt fynychu'r hyfforddiant. Soniodd yr Aelod fod hyn yn berthnasol i unrhyw bwyllgor y mae angen hyfforddiant pellach ar ei gyfer.

Mewn ymateb, cytunodd y Pennaeth Gwasanaeth a chadarnhaodd y bydd ffocws ar hyfforddiant rhagarweiniol ym mis Mai 2022 er mwyn i Gynghorwyr dderbyn y wybodaeth ddiweddaraf am y ffordd y mae'r broses o wneud penderfyniadau'n gweithio. Mae'r rolau ar gyfer gwahanol Bwyllgorau yn y dyfodol yn golygu y dylai anghenion hyfforddi unigol yr Aelodau fod yn gyson ac nid o fewn mis yn unig o ran sefydlu gan ei bod yn amlwg y gall rolau'r Aelodau newid. Er enghraifft, gellid dod yn Gadeirydd a byddai angen hyfforddiant arbenigol ar gyfer hynny, gan gynnwys cadeirio cyfarfodydd hybrid.

Ailadroddodd y Swyddog Arweiniol ddiben cynlluniau hyfforddi unigol ar gyfer Aelodau.

Yn debyg i staff y Cyngor yn cael adolygiad perfformiad bob blwyddyn; lle maent yn dysgu pa feysydd i’w gwella a datblygu fel unigolyn. Gan gymhwyso'r pwynt ar gyfer Aelodau; gallai fod cynllun hyfforddi a datblygu dros y cyfnod pedair blynedd; nid yn syth ar ôl etholiad yn unig.

·       Awgrymodd Cadeirydd y Pwyllgor y byddai angen awgrym o rôl mentora wrthi Bwyllgorau newid. O ran cynghorwyr newydd yn ymuno; holodd y Cadeirydd a allai addysg fod yn barhaus.

Pwysleisiodd yr Aelod y byddai mentora yn hanfodol, yn enwedig i Gynghorwyr newydd. Yn enwedig gyda swyddi uwch; ni fyddai'n tanbrisio'r gwerth y mae Aelodau'n ei gael o ran y rôl gynrychioli. Er enghraifft, y Pwyllgor Trwyddedu, bod yn Gadeiryddion Pwyllgorau Craffu gyda sgiliau holi. Daw mentora o ran yr arweinwyr cymunedol ac awgrymodd y gallai fod yn hanfodol gan na all swyddogion efelychu'r hyfforddiant, gan nad ydynt yn ymwneud â gwaith ward. Felly, gofynnodd yr Aelod a allai mentora gan uwch Aelodau fod yn hanfodol ar gyfer hyfforddiant.

Gwnaeth y Cadeirydd sylwadau ar dudalen 32 yr adroddiad, a gofynnodd a oedd unrhyw bwyntiau eraill yr oedd y Pwyllgor am eu codi.

Cadarnhaodd y Pwyllgor eu bod yn hapus â'r adroddiad fel y mae.