Agenda item

Rhoddodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio drosolwg byr o adroddiad blynyddol Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd. Esboniwyd i'r pwyllgor fod Pennaeth y Gwasanaeth a Phennaeth y Gwasanaethau Democrataidd wedi gweithio ar yr adroddiad.

Pwyntiau allweddol:

Mae'n cwmpasu'r cyfnod rhwng mis Tachwedd 2020 a mis Hydref 2021, gyda'r wybodaeth ddiweddaraf am ble mae'r Cyngor gyda threfniadau staffio'r Gwasanaethau Democrataidd o ran cefnogi cynghorwyr i gyflawni eu rolau.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod y tîm Gwasanaethau Democrataidd yn llawn, gyda Leanne Rowlands yn swydd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd ac fel Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd. Roedd dau gynghorydd craffu mewn swydd ar ôl oedi hir yn ystod y cyfnod clo.

Y farn yw bod ganddynt ddigon o gefnogaeth yn y tîm i gefnogi'r pwyllgor ond mae hynny'n destun adolygiad o ran polisi'r Cyngor neu a fydd mentrau newydd i'w hystyried. Byddent yn adolygu'r strwythur a'r capasiti yn gyson.

Dros y deuddeg mis nesaf, prif flaenoriaeth y tîm Gwasanaethau Democrataidd yw datblygu'r dechnoleg ar gyfer cyfarfodydd hybrid a darparu hyfforddiant i aelodau i'w galluogi i ddefnyddio'r system yn effeithiol.

Bydd y Pwyllgor yn derbyn adroddiad ar yr agenda o ran cyfarfodydd hybrid, o fewn 6-8 mis fydd y flaenoriaeth, mewn pryd ar gyfer etholiadau mis Mai yn 2022 i gwrdd â'r newid hwnnw o gyfarfodydd o bell i gyfarfodydd hybrid gyda'r gefnogaeth ddigonol.

Pan fydd y ganolfan ddinesig yn cael ei defnyddio eto gyda phobl yn cwrdd mewn ystafelloedd cyfarfod; gall mynychwyr ddeialu o bell gan fod y statud yn gofyn am hyn. Diben hyn yw cefnogi'r cynghorwyr i gyflwyno eu rhaglen waith am y deuddeg mis nesaf.

Croesawodd y Swyddog Arweiniol gwestiynau a sylwadau gan y Pwyllgor.

Gofynnodd y Pwyllgor y canlynol:

·       Holodd Cadeirydd y Pwyllgor a fyddai person, wrth fynychu cyfarfod wyneb yn wyneb, yn cael mwy o ddylanwad o fod yn y cyfarfod wyneb yn wyneb.

Mewn ymateb, dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio fod yn rhaid iddynt sicrhau bod gan y rhai sy'n ymuno o bell yr un hawliau a gallu i gymryd rhan mewn trafodaeth ag eraill ac nad ydynt o dan anfantais mewn unrhyw ffordd. Bydd cadeirio'r cyfarfod hefyd yn gofyn am sgiliau gwahanol, mae'r swyddog yn ymwybodol o'r angen hyfforddi hwnnw.

Ailadroddwyd wrth y Pwyllgor y bydd deialu i mewn yn ddewis personol i'r Aelodau ac nid yn rhywbeth sydd ei angen am resymau iechyd y cyhoedd. Fodd bynnag, wrth symud ymlaen, bydd yn fater o ddewis personol; felly, os na all rhywun gyrraedd siambrau'r Cyngor am unrhyw reswm, gallant ddeialu o bell. Ar gyfer cyfarfodydd o'r fath ni all aelodau fod o dan anfantais o ran eu pleidleisio a'u rôl o fewn y pwyllgorau.

·       Holodd y Cynghorydd Hourahine a ddylid rhoi rheswm dros weithio o bell, er enghraifft, a fyddai dewis personol yn rheswm dros hynny.

Cadarnhaodd y Swyddog Arweiniol fod dewis personol yn rheswm; diben cyfarfodydd hybrid yw bod yn rhan o agenda cydraddoldeb ac amrywiaeth Llywodraeth Cymru. Gan na all rhai Cynghorwyr sydd ag ymrwymiadau eraill fel gwaith deithio i'r ganolfan ddinesig, byddant yn gallu deialu o bell. Ni fydd angen ymddiheuro am absenoldeb ac am beidio â bod yn  eistedd yn gorfforol yn y cyfarfod gan fod presenoldeb o bell yn cyfrif oherwydd bydd yr Aelod yn cymryd rhan yn y cyfarfod.

·       Nododd y Cynghorydd Giles ei bod yn dda clywed am lwyddiant yr ad-drefnu, bod gan y tîm yr holl staff sydd eu hangen arnynt a llongyfarchodd bawb ar eu swyddi.

O ran presenoldeb rhithwir; Dywedodd y Cynghorydd Giles y gallai hyn, gobeithio, gynyddu presenoldeb gan nad yw pawb yn gallu dod i mewn felly mae'n rhoi mwy o gyfle i bobl fynychu cyfarfodydd yn y modd hwnnw. Gallant weld llawer o waith meddwl wedi'i wneud i sicrhau mynediad cyfartal. Os yw'n gweithio'n dda, bydd yn beth da.

·       Llongyfarchodd y Cynghorydd Clarke y tîm ar gael lefelau staff llawn ar ôl bod drwy Covid. Yn y flwyddyn rhwng mis Tachwedd 2020 a mis Tachwedd 2021, maent yn edrych ar gyfarfodydd hybrid ar gyfer y dyfodol ond nododd ei bod yn bwysig adfyfyrio ar sut y cynhaliwyd pethau a soniodd am yr hyn y bydd yn rhaid i gadeiryddion pwyllgorau ei wneud i fynd i lywio cyfarfodydd rhithwir. Wrth adfyfyrio, bu gwaith da gan bawb a diolchodd i'r tîm.

·       Ategodd y Cynghorydd Watkins y pwynt blaenorol, cyn belled â bod y system gyfarfod yn gweithio'n dda, bydd yn cael effaith gadarnhaol.

Mae'n rhoi cyfle i'r rhai nad ydynt yn gallu dod i'r ganolfan ddinesig am unrhyw reswm, fynychu'r cyfarfod.

·       Soniodd y Cadeirydd ei bod yn ymddangos bod y system gyfarfod yn gwella ac yn fwy ymarferol.