Agenda item

Ym mis Mai 2021, cytunodd y Cabinet ar y Polisi Canmoliaeth, Sylwadau a Chwynion newydd ar gyfer y Cyngor. Fel rhan o ofynion y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, roedd bellach yn gyfrifol am wneud adroddiadau ac argymhellion mewn perthynas â gallu'r awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol.

Cyflwynwyd yr adroddiad i'r pwyllgor gan y Rheolwr Datrys Cwynion. Dyma'r adroddiad cyntaf i'r pwyllgor a rhoddodd drosolwg o'r ffordd y llwyddodd y Cyngor i reoli canmoliaeth, sylwadau a chwynion a'i berfformiad yn y cyfnod 2020–2021.

Prif bwyntiau

·       Mae adroddiadau eraill wedi'u cwblhau ar yr un pwnc ers sawl blwyddyn sydd wedi mynd drwy'r Cabinet ac mae'r holl ystadegau blynyddol wedi'u trosglwyddo i'r Prif Archwilydd Mewnol.

·       Adroddwyd cwynion i ysgolion ar wahân gan eu bod yn destun fframwaith statudol penodol. Fodd bynnag, cynhwyswyd cwynion ynghylch gwasanaethau addysg, e.e. prosesau gweinyddol.

·       Roedd y polisïau a’r gweithdrefnau sydd ar waith ar gyfer canmoliaeth, sylwadau a chwynion yn cydymffurfio â gofynion deddfwriaethol mesurau a safonau’r Gymraeg.

·       Roedd gofynion statudol y gwasanaethau cymdeithasol yn parhau i fod yn weithredol ochr yn ochr â'r polisi corfforaethol.

·       Fel trosolwg, roedd cwsmeriaid yn gallu codi cwyn ffurfiol dros y ffôn, ar-lein, neu drwy ddefnyddio’r ap ar eu ffôn neu wyneb yn wyneb. Roedd cwsmeriaid yn gallu cyflwyno cwyn 24 awr y dydd, saith diwrnod yr wythnos ac roedd yn cynnig mwy o hygyrchedd ac yn fwy cyfleus iddynt. Gellid cofnodi adborth a chanmoliaeth hefyd.

·       Roedd yr Ombwdsmon yn canolbwyntio ar 'wneud pethau'n iawn' a chael staff cymwys a hyfforddedig, ac roedd hyfforddiant staff am ddim ar gael drwy Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

·       Roedd y tîm cwynion yn y broses o greu eu hyfforddiant eu hunain, a oedd yn seiliedig ar fodiwlau ac a ategwyd gan e-ddysgu a oedd yn gysylltiedig â datblygu sefydliadol, a oedd yn hyfforddiant gorfodol.

·       Derbyniwyd 174 o ganmoliaethau, 3,111 o sylwadau a 222 o gwynion a chafodd 208 o gwynion eu datrys cyn mynd at yr Ombwdsmon trwy broses y Cyngor. O'r cwynion hynny, roedd angen gwaith ymyrryd ar bum cwyn gan yr Ombwdsmon, felly roedd hyn yn isel iawn.

·       Ar draws pob un o’r 22 awdurdod lleol, bu gostyngiad o 12.5% yn nifer y cwynion o gymharu â’r flwyddyn flaenorol, ond yn gyffredinol roeddent yn uwch mewn gwasanaethau rheng flaen, gyda’r pandemig yn chwarae rhan yn hyn wrth i nifer y cwynion gynyddu.

·       Fodd bynnag, canolbwyntiodd yr Ombwdsmon ar adborth a chael sawl llwybr hygyrch i gwsmeriaid wneud cwyn yn ogystal â chael adborth gan achwynwyr ar sut yr ymdriniwyd â'r g?yn.

·       Anfonwyd holiadur yn awr at bobl a oedd yn cwyno yn y gobaith y byddai adborth yn cael ei ddarparu ar ba mor dda yr oedd y tîm cwynion yn perfformio.

Gofynnodd y Cadeirydd p’un a welwyd unrhyw dueddiadau.

Dywedodd y Rheolwr Datrys Cwynion ei bod yn anodd gweld unrhyw dueddiadau dros y 12 mis diwethaf ond y prif un oedd bod llawer o benderfyniadau a pholisïau wedi’u cyflwyno mewn perthynas â Gwasanaethau Dinas, sy’n cynnig llawer o wasanaethau er mwyn cadw'r cyhoedd yn ddiogel. Roedd llawer o bobl wedi gwneud cwynion mewn perthynas â gwneud apwyntiadau i fynd i'r canolfannau ailgylchu.

Derbyniwyd llawer o gwynion o ran hygyrchedd i barciau'r ddinas hefyd.

Cwestiynau: 

Dywedodd y Cynghorydd Mogford fod ganddo ddiddordeb yn yr ochr ganmoliaeth a gofynnodd beth oedd y broses o gyflwyno canmoliaeth gan fod pobl yn llai parod i ganmol.

Dywedodd y Rheolwr Datrys Cwynion na dderbyniwyd unrhyw ganmoliaeth am wasanaethau plant, ond eu bod ar gael, ac roedd pobl yn gallu gwneud cwynion a chanmoliaeth yn yr un modd. Roedd angen mwy o waith i helpu staff i drafod unrhyw ganmoliaeth a dderbyniwyd.

Gwnaeth y Cynghorydd Jordan sylwadau ar y mynwentydd a'r rheswm dros gau mynwentydd yn ystod y pandemig. Eglurodd y Rheolwr Datrys Cwynion fod nifer y bobl yn gyfyngedig o ran pwy allai fynychu angladdau, a bod hynny'n peri gofid i anwyliaid. Fodd bynnag, nid oedd hyn yn gymaint o broblem bellach. 

Gofynnodd y Cynghorydd Jordan p’un a oedd mynwentydd ar agor yn gyfan gwbl bellach. Dywedodd y Rheolwr Datrys Cwynion nad oedd yn si?r ynghylch y canllawiau presennol.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol, os oedd hwn yn gwestiwn gweithredol, yna byddai'n well ei gyfeirio at y maes gwasanaeth.

Gofynnodd y Cadeirydd i'r Prif Archwilydd Mewnol p’un a oedd wedi edrych ar yr adroddiad.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai'r adroddiad yn cael ei ymgorffori yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer y flwyddyn nesaf. Roedd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol hefyd yn rhan o'r Datganiad o Gyfrifon a byddai'r ystadegau a ddarparwyd gan y Rheolwr Datrys Cwynion yn cael eu hymgorffori yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Dywedodd y Cadeirydd mai meincnod oedd yr adroddiad a'r gobaith oedd na fyddai'n effeithio ar y flwyddyn nesaf.

Cytunwyd:

Nododd a chymeradwyodd y pwyllgor yr adroddiad