Agenda item

Gofynnodd y Pennaeth Cyllid i eitem 11 o Adroddiad Archwilio Datganiadau Ariannol 2020/2021 gael ei chynnwys yn yr eitem hon.

Dywedodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol y byddai ei gydweithiwr Mark Howcroft (Pennaeth Cyllid Cynorthwyol) yn mynd trwy gyflwyniad 7b i roi trosolwg o'r cyfrifon. Byddai Rheolwr Archwilio Cymru yn mynd drwy’r adroddiad ar Safon Archwilio Ryngwladol 260, sef barn Archwilio Cymru ar y cyfrifon.

Yna, i gloi, dychwelir at eitem 7 gan fod yr adroddiad yn dangos ymatebion y timau i'r materion a nodwyd yn yr adroddiad ar Safon Archwilio Ryngwladol 260 a rhestr o gamddatganiadau a nodwyd ac a gywirwyd.

Prif Bwyntiau

• Dywedodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol fod y cyflwyniad yn egluro’r sefyllfa gryno gan y cafodd y gyfres ddrafft o gyfrifon eu hawdurdodi i’w cyhoeddi ar 2 Gorffennaf 2021 – dyddiad a gafodd ei ohirio oherwydd COVID-19 a salwch staff. Cyhoeddwyd yr hysbysiadau angenrheidiol ar y wefan yn egluro'r rheswm dros yr oedi, fel sy'n ofynnol gan y ddeddfwriaeth. Cafodd y cyfrifon eu harddangos i’r cyhoedd rhwng 26 Gorffennaf 2021 a 20 Awst 2021 heb unrhyw ymatebion.
• Roedd papur ar wahân y cyfeiriwyd ato ar ddechrau eitem 7 yn manylu ar faint o ymholiadau a godwyd mewn perthynas â'r cyflwyniadau cyfrif drafft ac roedd hwn yn ymdrin â'r pedwar pwynt a godwyd yng nghofnodion y cyfarfod diwethaf gan y Cadeirydd.
• Roedd y cyfrifon terfynol yn adlewyrchu'r diwygiadau a wnaed yn ystod yr ymarfer hwnnw ac ar y cyd â'r adolygiad gan Archwilio Cymru, y manylwyd ar ei ganfyddiadau yn yr adroddiad ar Safon Archwilio Ryngwladol 260 a oedd i'w ystyried ar ddiwedd y cyflwyniad.
• Daeth Archwilio Cymru i'r casgliad bod y cyfrifon yn ddarlun cywir a theg.
• Gofynnwyd i'r pwyllgor gymeradwyo'r cyfrifon terfynol, a fyddai wedyn yn arwain at eu hardystio gan y Pennaeth Cyllid a'r Cadeirydd.
• Byddai copi newydd yn cael ei anfon at y cadeirydd dros dro i'w lofnodi.
• Roedd pum datganiad allweddol yn hanner cyntaf y ddogfen, sef dogfen graidd y Cyngor, ac roedd yr incwm a’r gwariant yn dal holl weithgareddau refeniw’r Cyngor. Roedd y dadansoddiad o wariant cyllid yn bwysig gan fod yr aelodau wedi derbyn gwybodaeth reoli yn ystod y flwyddyn o ran perfformiad yn erbyn y gyllideb a gallai hyn fod yn wahanol i'r Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr. Eglurwyd bod y dogfennau technegol hyn yn cynnwys pethau fel symudiadau asedau sefydlog ac ati, a fyddai’n digwydd ar ôl y monitro chwarterol, fel bod y dadansoddiad o wariant cyllid yn cael ei gysoni rhwng y ddwy ddogfen.
• Y Datganiad Symudiadau mewn Cronfeydd wrth Gefn yw iechyd y sefydliad i ymdrin ag argyfyngau a digwyddiadau annisgwyl.
• Roedd y fantolen ac agweddau asedau sefydlog yn bwynt allweddol gan fod gan y Cyngor lawer o asedau y byddai'r archwilwyr yn edrych arnynt oherwydd arwyddocâd y ffigurau dan sylw.
• Roedd y Datganiad Llif Arian yn dangos y symudiadau mewn arian parod a chyfwerth ag arian parod yr awdurdod yn ystod y flwyddyn.

Y neges allweddol oedd bod tanwariant o £40 miliwn fel yr adroddwyd i’r Cabinet ym mis Mehefin 2021 ac nid oedd hyn wedi newid o’r ffigwr a adroddwyd i’r pwyllgor ym mis Gorffennaf 2021. Yr un oedd yr achosion o ran maint y derbyniadau untro a ddarparwyd gan Lywodraeth Cymru, y tanwariant ar draws yr holl wasanaethau mewn perthynas â chostau gweinyddu cyffredinol a darparu gwasanaethau oherwydd newidiadau mewn arferion gwaith, a pheidio â chyflawni gwasanaethau arferol / wedi’u cynllunio gan nad oedd eu hangen neu nad oedd modd eu cyflawni oherwydd bod gwaith ymateb i COVID-19 yn cael ei flaenoriaethu. Yr oedd hefyd oherwydd tanwariant yn ei gyllideb refeniw wrth gefn gyffredinol, cynllun gostyngiadau’r dreth gyngor ac incwm y dreth gyngor.

• Mae'r Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr yn dangos diffyg o £8.8 miliwn ar ddarpariaeth gwasanaethau.
• Nid oedd y Rhaglen Gwariant Cyfalaf wedi newid ers mis Gorffennaf 2021 a’r canlyniad oedd gwariant o £26 miliwn a chafodd £7.1 miliwn ei gario ymlaen i’r flwyddyn ariannol gyfredol.
• Symudwyd y tanwariant refeniw o £14 miliwn i’r cronfeydd wrth gefn ar ddiwedd y flwyddyn ac roedd gan y symudiadau yn y cronfeydd wrth gefn swm net o £21 miliwn. Cafodd tanwariant ysgolion o £8 miliwn ei drosglwyddo i gronfa wrth gefn ysgolion, a oedd yn sefyllfa artiffisial oherwydd, ar ddiwedd y flwyddyn ariannol, roedd Llywodraeth Cymru yn darparu adnoddau ychwanegol i ysgolion ar gyfer gwaith cynnal a chadw ysgolion ac ati.
• Trosglwyddwyd y tanwariant o £14 miliwn i gyfres o gronfeydd wrth gefn.
• Roedd balans defnyddiadwy wrth gefn o £108 miliwn wedi'i rannu rhwng balans Cronfa'r Cyngor o £6.5 miliwn, balansau a ddelir gan ysgolion (£10 miliwn) a chronfeydd wrth gefn wedi'u clustnodi. O'r £85 miliwn, roedd £42 miliwn yn rhan o'r gronfa menter cyllid preifat wrth gefn ac roedd yn adlewyrchu'r ffaith bod rhwymedigaethau parhaus.
• Roedd derbyniadau wedi'u cadw pryd bynnag y mae'r Cyngor yn gwerthu unrhyw beth, ac roedd yr arian hwnnw'n cael ei glustnodi i gronfa benodol i'w ddefnyddio ar gyfer buddsoddi mewn asedau yn y dyfodol a chynlluniau dygwyd ymlaen o dan y rhaglen gyfalaf.
• Caniatawyd i'r Cyngor roi arian o'r neilltu ar gyfer rhwymedigaethau benthyciadau lle'r oedd ansicrwydd ynghylch amseriad a symiau.

Daeth y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol i'r casgliad ei bod wedi bod yn flwyddyn heriol a'i bod yn foddhaol derbyn dyfarniad cywir a theg er gwaethaf newidiadau mewn personél a llai o gapasiti tîm. Parhaodd COVID-19 i chwarae rhan yn y cyflwyniad cyfrifon o ran cymhlethdodau posibl gan fod llawer o arian wedi dod i law yn hwyr yn y flwyddyn ariannol mewn perthynas â hawliadau COVID-19. Roedd trefniadau asiantaeth, lle trefnwyd arian a gwasanaethau ar ran Llywodraeth Cymru, yn golygu dangos y cyfrifon hynny mewn ffordd wahanol.

• Bu newidiadau gweddol sylweddol hefyd yng nghyflwyniad y cyfrifon eleni ac ailbrisiwyd y portffolio ysgolion fel rhan o'r gwaith asedau sefydlog.
• Codwyd pwynt a godwyd gan yr archwilwyr o ran cyflwyniadau benthyciadau di-log gan Lywodraeth Cymru ac roedd y trefniant hwn wedi'i ddiwygio ac roeddent bellach yn cydymffurfio â chaffaeliadau syml.
• Mewn perthynas â benthyciadau di-log, ehangwyd y defnydd o gymaryddion gwerth teg i roi mwy o ddealltwriaeth i'r gynulleidfa o'r rhwymedigaethau ariannol yr oedd y Cyngor yn eu hwynebu.

Crëwyd ased wrth gefn newydd i adlewyrchu'r rhwymedigaethau dyled gofal cymdeithasol hynny sy'n ddyledus.

Roedd trafodion pensiwn Cyngor Dinas Casnewydd a Thrafnidiaeth Casnewydd bellach wedi’u cyfuno.

Mewn perthynas â newidiadau adrodd ar bensiynau, roedd penderfyniad wedi ei wneud gan aelodau Cyngor Dinas Casnewydd (Medi 2020) i gefnogi Trafnidiaeth Casnewydd a’i heriau ariannol. O ganlyniad i hyn, roedd Trafnidiaeth Casnewydd wedi dangos ei rhwymedigaeth diffyg pensiwn yn ei chyfrifon. Paratowyd y cyfrifon drafft ar y sail bod manylion y cytundeb eto i'w cyrraedd, ond roedd darpariaethau'n cydnabod newid tebygol yn y rhwymedigaeth. Roedd cydnabyddiaeth ei bod yn debygol y byddai rhwymedigaeth y trefniant hwnnw'n newid a rhagwelwyd hynny’n briodol. Wrth archwilio Trafnidiaeth Casnewydd,

roedd archwilwyr y sefydliad yn ymholi am statws Trafnidiaeth Casnewydd fel corff derbyniedig o’i gymharu â bwriad gwreiddiol y cytundeb trosglwyddo, a chan fod awydd eisoes i helpu Trafnidiaeth Casnewydd trwy roi cymorth ariannol, penderfynwyd y gellid defnyddio’r cytundeb gwreiddiol yn lle dyfeisio cytundeb newydd. Felly, mae cofnodion ar gyfer pensiynau wedi'u cyfuno.

Roedd rhai newidiadau ynghylch lle byddai Trafnidiaeth Casnewydd, yn hanesyddol, wedi bod yn gyfrifol am dalu'r cyfraniadau i'r gronfa bensiwn a oedd yn eiddo iddi ar ran ei haelodau. Y Cyngor sydd â'r prif gyfrifoldeb bellach ac mae gan Drafnidiaeth Casnewydd rwymedigaeth dan gontract i'r Cyngor i'n talu am y costau hynny yn lle.

Nodwyd hefyd bod mwy o ddefnydd o amcangyfrifon.

Byddai’r gwersi a ddysgwyd yn cael eu hailgyflwyno yn ystod cyfarfod Ionawr 2022 gan eu bod yn fwy perthnasol i’r archwiliad nesaf.

Gofynnodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol i'r aelodau edrych ar eitem 7a, a oedd yn ymateb i’r adroddiad ar Safon Archwilio Ryngwladol 260 ac awdurdodiad y Datganiad o Gyfrifon.

Cwestiynau:

Cyfeiriodd y Cynghorydd Jordan at dudalen 122, ynghylch cyfanswm y gwariant, lle bu naid sylweddol yn 2021/2022 o £26.2 miliwn i £100.2 miliwn a £62 miliwn. Dywedodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol fod hyn yn adlewyrchu lefel y gwariant a wariwyd yn hanesyddol ar gyfalaf a bod pethau fel llithriant wedi symud costau ymlaen.

Gwnaeth y Cynghorydd Jordan sylw am dystysgrif y Pennaeth Cyllid ar dudalen 127 a holodd am y term Gr?p Dinas Casnewydd, a chadarnhaodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol mai Cyngor Dinas Casnewydd a Thrafnidiaeth Casnewydd oedd hwn.

Gwnaeth y Cynghorydd Jordan sylw am dudalen 140 mewn perthynas â Cham 1 2020/2021, lle mai nifer y cwynion wedi'i nodi fel 1,129 ond roedd nifer y cwynion yn 221 yn adroddiad y Rheolwr Datrys Cwynion.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol mai gwybodaeth oedd hon a ddarparwyd ar gyfer 2020/2021 ac, os oedd gwahaniaeth, byddai hyn yn cael ei wirio a'i gadarnhau i'r pwyllgor.

Gwnaeth y Cynghorydd Thomas sylw am y mater pensiwn mewn perthynas â Bws Casnewydd a dywedodd ei fod yn fodlon ei fod wedi'i ddatrys.

Diolchodd y Cadeirydd i'r staff am eu holl waith caled a gofynnodd a oedd unrhyw grantiau'n cael eu hadfachu gan Lywodraeth Cymru.

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid nad oedd unrhyw adfachu. 

Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y cwestiwn cynharach ar Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 7.4 yn ymwneud â cheisiadau'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn hytrach na chwynion a chanmoliaeth a chan eu bod yn eitemau ar wahân roedd y ffigurau'n wahanol.

Adroddiad Archwilio Datganiadau Ariannol 2020/2021

Cyflwynodd rheolwr Archwilio Cymru yr adroddiad i'r pwyllgor.

Prif bwyntiau:

• Roedd Archwilio Cymru yn cynnig barn archwilio ddiamod ar y datganiadau ariannol, a oedd yn newyddion da i Gyngor Dinas Casnewydd.
• Roedd ansicrwydd prisio sylweddol ynghylch prisio asedau adeiladau ac eiddo buddsoddi eleni oherwydd pandemig COVID-19.
• Mewn perthynas â'r dystysgrif archwilio, codwyd paragraff pwysleisio mater.
• Mae nifer o gywiriadau wedi’u gwneud o ganlyniad i’r broses archwilio, fel y nodir yn Atodiad 3.
• Roedd rhai camddatganiadau nas cywirwyd nad yw'r Cyngor wedi'u cywiro yn y cyfrifon terfynol ym mharagraff 15, a oedd yn fân eu gwerth.
• Ym mharagraff 18, roedd tri mater pellach: cyfuno darpariaeth pensiwn Trafnidiaeth Casnewydd i gyfrifon endid sengl Cyngor Casnewydd.
• Roedd hwn yn ymarfer technegol iawn gyda llawer o waith i'w wneud.
• Cynhaliwyd adolygiad o ddatganiadau o fuddiant aelodau, a thynnwyd sylw at y ffaith nad oedd naw aelod, o’r 50 o aelodau, wedi dychwelyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant wedi’u diweddaru ar gyfer y flwyddyn.
• Cafwyd gwaith dilynol ar fater a godwyd y llynedd ar brofi credydwyr yn y cyfrif, lle cronnwyd nifer o eitemau sampl yn anghywir yn y flwyddyn ariannol, ac eleni cynyddwyd lefel y profion a chanfuwyd un eitem arall a oedd wedi'i chronni'n anghywir.

Dywedodd Rheolwr Archwilio Cymru y bwriedid rhoi barn ddiamod ar y set hon o ddatganiadau ariannol a diolchwyd i'r holl staff dan sylw, a oedd yn hynod ymroddedig i'r dasg.

Dywedodd y Cadeirydd, pan adroddwyd y datganiadau o fuddiant y llynedd, y byddai templed neu weithdrefn yn cael ei chyflwyno a fyddai'n helpu.

Dywedodd y Pennaeth Cyllid fod trefn wedi'i chyflwyno ond nad oedd yn gweithio ac y byddai'r Pennaeth Cyllid yn ysgrifennu at yr aelodau nad oedd yn datgelu eu datganiadau i'w hatgoffa o bwysigrwydd cyflwyno'r datganiadau hyn. Byddai'r Adran Gyllid yn gweithio gyda'r Gwasanaethau Democrataidd i annog aelodau i gwblhau'r ddau ddatganiad o fuddiant ar yr un pryd.

Datganiad o Gyfrifon

Dychwelodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol at Eitem 7, y Datganiad o Gyfrifon, a chyflwynodd yr adroddiad eglurhaol i'r pwyllgor.

Prif Bwyntiau:

• Atodiad A ac Atodiad B oedd swmp yr adroddiad.
• Roedd adran ar y gwersi cychwynnol a ddysgwyd ond byddai gwersi manylach a ddysgwyd yn dychwelyd i’r pwyllgor ym mis Ionawr 2022.
• Roedd Atodiad A yn cyfeirio at effaith y pandemig a chwaraeodd ran yng ngallu'r tîm i weithio drwy'r broses o gau cyfrifon ac roedd hyn yn amlwg yn yr effeithiau ar adnoddau o fewn y tîm.
• Roedd y tanwariant o £40 miliwn hefyd yn ychwanegu amser at y broses gan fod angen penderfynu sut y byddai'r tanwariant hwn yn cael ei ddyrannu ar draws y cronfeydd wrth gefn a farciwyd.
• Bu oedi gyda'r cyfrifon drafft, ond diolchodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol i'r tîm, a oedd yn gallu cwblhau'r cyfrifon gyda dim ond ychydig o oedi.
• Nodwyd 16 maes lle roedd angen cywiriadau ond roedd hyn yn gyson â'r blynyddoedd blaenorol.
• Manylwyd ar y camddatganiadau nas cywirwyd ar dudalen 93 gydag esboniadau'n cael eu cynnwys ynghylch pam y digwyddodd hynny. Roedd pensiwn Trafnidiaeth Casnewydd o ganlyniad i wahaniaethau amseru rhwng y cyfrifon a oedd yn cael eu cynhyrchu ar ffurf ddrafft a’r penderfyniad a wnaed ynghylch sut y byddai’r cwmni’n cael ei gefnogi.
• Y prif reswm dros beidio â chywiro'r camddatganiadau hynny yw'r effaith ar falans y gronfa gyffredinol, a byddai angen symud y symiau hyn i'r cronfeydd wrth gefn a glustnodwyd ac nad oedd hynny'n ymarferol. Nodwyd yr hyn y gellid ei wneud i fynd i'r afael â hyn y flwyddyn nesaf yn yr adran gwersi a ddysgwyd.
• O ran datganiadau'r aelodau, o’r rhai a dderbyniwyd, nid oedd nifer ohonynt o ansawdd digonol. Roedd yn hollbwysig cael cydymffurfedd ac ysgrifennir at yr aelodau yngl?n â'r mater hwn fel y crybwyllwyd eisoes.
• O ran camddatganiadau wedi'u cywiro, mae'r Adran Gyllid wedi ychwanegu sylwadau ynghylch pam mae'r rhain wedi digwydd.
• Yn Atodiad A, yr adran gwersi a ddysgwyd, nodwyd pedwar yr oedd angen eu hadolygu, sef y broses ar gyfer ad-daliadau mewnol, y broses ar gyfer cymeradwyo cronfeydd wrth gefn a glustnodwyd, a’r rhai sy’n codi fel rhan o’r broses archwilio, ac edrychir ar y rhain i gywiro’r camddatganiadau hyn.
• Mewn perthynas â darpariaethau, roedd dealltwriaeth dechnegol yr oedd angen ei gwella.

Gofynnodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol i'r pwyllgor roi ei awdurdod ac argymell cymeradwyo'r cyfrifon ac felly byddai'r Cadeirydd a'r Pennaeth Cyllid yn gallu cymeradwyo'r cyfrifon a'r Llythyr Sylwadau i'w cyflwyno i Archwilio Cymru.

Eglurodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol fod angen i'r pwyllgor gynnal pleidlais ar p'un a ddylid cymeradwyo'r cyfrifon i'w cymeradwyo ynghyd â'r Llythyr Sylwadau. Roedd angen gwneud hyn yn electronig, felly byddai copi o'r cyfrifon yn cael ei anfon at yr aelodau er mwyn iddynt gymeradwyo'r cyfrifon a'r Llythyr Sylwadau a byddai angen i'r aelodau ddarparu eu llofnod electronig.

Os na ellid cwblhau hyn, gallai aelodau anfon e-bost i ddweud eu bod wedi cymeradwyo'r cyfrifon yn lle llofnodi'r ddogfen yn bersonol.

Roedd angen gwneud hyn cyn gynted â phosibl gan fod y cyfrifon i'w hadolygu a'u cymeradwyo gan yr Archwilydd Cyffredinol ddydd Mawrth nesaf.

Cytunwyd:

Cymeradwyodd y pwyllgor y cyfrifon a chytunwyd y byddai e-bost yn cael ei anfon at Gadeirydd y pwyllgor i'w lofnodi