1. A-Y o’n Gwasanaethau
  2. A
  3. B
  4. C
  5. Ch
  6. D
  7. Dd
  8. E
  9. F
  10. Ff
  11. G
  12. Ng
  13. H
  14. I
  15. L
  16. Ll
  17. M
  18. N
  19. O
  20. P
  21. Ph
  22. R
  23. Rh
  24. S
  25. T
  26. Th
  27. U
  28. W
  29. Y

Agenda item

Strategaeth Cyfranogiad (Cyflwyniad Diweddaru)

Cofnodion:

Gwahoddedigion:

Leanne Rowlands – Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd

Gareth Price - Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio

 

Rhoddodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am gynnydd y Cyngor o ran y strategaeth cyfranogiad ddrafft i annog dinasyddion i gymryd mwy o ran ym mhrosesau gwneud penderfyniadau’r Awdurdod Lleol.

 

Pwyntiau allweddol:

Mae dau ofyniad allweddol er mwyn hyrwyddo swyddogaethau'r Cyngor; y cyntaf yw cyrraedd y cyhoedd drwy hyrwyddo ymwybyddiaeth a galluogi aelodau o'r cyhoedd i gael gafael ar y wybodaeth yn hawdd. Mae'r Cyngor am roi’r cyfansoddiad mewn un canllaw hygyrch a gwella cyfleuster chwilio gwefan y Cyngor i'w wneud yn haws ei ddefnyddio i annog y cyhoedd i ymgysylltu.

 

Yr ail ofyniad yw hyrwyddo sut i ddod yn Aelod o'r Cyngor er mwyn cynrychioli trigolion eu cymuned. Mae'r Cyngor am adeiladu ar y dudalen we ar sut i ddod yn gynghorydd, trafododd y Swyddog Arweiniol y pwyntiau yn y cyflwyniad yn fanwl gyda’r Pwyllgor.

 

Dywedwyd wrth yr Aelodau y byddai hyn yn dod yn ôl i'r Pwyllgor ddiwedd mis Ionawr gyda dogfen ddrafft lawn cyn y cyfnod ymgynghori. Ar ôl yr ymgynghoriad, caiff y strategaeth lawn ei chyflwyno i'r Cyngor ym mis Mawrth cyn cyhoeddi'r dyddiad cau ym mis Mai.

 

Soniodd y Swyddog Arweiniol am y camau pellach y bydd y Cyngor yn eu cymryd dan y ddeddf, fel rhoi cynllun deisebau ar waith fel bod trigolion yn gwybod y broses a bod yr Aelodau'n gwybod beth y gall y Cyngor ei wneud pan fydd yn derbyn deisebau. Mae'r camau nesaf yn cynnwys hyfforddiant i aelodau yn y dyfodol ar ffurf seminarau hyfforddi gan gynnwys hyfforddiant ar bwysigrwydd llwyfannau cyfryngau cymdeithasol.

 

Cododd y Pwyllgor y pwyntiau canlynol:

·       Cytunodd y Pwyllgor ei fod yn hapus am y ffaith bod y dogfennau, a oedd i fod i gael eu dychwelyd iddo ym mis Ionawr, wedi’u dychwelyd a nododd fod y cyflwyniad yn hawdd ei ddilyn.

·       Sicrhaodd y Cynghorydd Giles fod hyrwyddo'n dda ond bod angen deall iaith a geiriad y Cyngor yn hawdd. Dywedodd yr Aelod y byddai'n dda dysgu beth mae’r cyhoedd wedi’i gyfrannu at y gwaith, a yw'n cynnwys sylwadau cyhoeddus h.y. a yw’r awgrymiadau ar gyfer y wefan yn deillio o adborth ac a yw'r swyddogion wedi ystyried arferion Awdurdodau Lleol eraill.

Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd ei fod  wedi'i gynnwys yn y cyflwyniad o’r hyn y mae trigolion yn edrych arno  – nid ar y wefan ar hyn o bryd ond fel arfer mae'n cynnwys arolwg adborth yn gofyn sut beth oedd eu hymweliad y diwrnod hwnnw. Mae’r Gwasanaethau Cwsmeriaid yn cynnal arolygon yn rheolaidd a hefyd yn gofyn am adborth gan drigolion ar y ddarpariaeth ddigidol.

Mae'r awdurdodau lleol eraill yn yr un sefyllfa o ran datblygu strategaeth ar gyfer mis Mai 2022. Maent hefyd yn gweithio tuag at fodloni'r dyddiad cyhoeddi cyntaf ond maent yn y cam cyntaf o gyhoeddi'r strategaeth, yna ar ôl hynny byddant am wella a datblygu fel y bydd Casnewydd yn ei wneud hefyd.

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth wrth y Pwyllgor y bwriedir i’r strategaeth fod yn ddogfen fyw - fel man cychwyn, pan fydd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd yn cyflwyno'r ddogfen derfynol i'r Aelodau, bydd yn ffurfioli'r hyn y mae'r Cyngor yn ei wneud ar hyn o bryd. Y bwriad yw ei hadolygu'n gyson gyda chamau i'w gwella dros amser oherwydd ar ôl i’r Cyngor roi strategaeth ar waith, gall weithio gyda'r gymuned ar sut i wella cyfathrebu ar hynny. Ailadroddwyd mai dyma'r dechrau o ran codeiddio dogfen o'r hyn y mae'r Cyngor yn ei wneud ar hyn o bryd a'r cam cyntaf yw ymgynghori â'r cyhoedd ym mis Chwefror ar eu barn ar y strategaeth. Pan gaiff ei mabwysiadu ym mis Mai, bydd y Cyngor yn ei defnyddio’n ddogfen sy'n symud ymlaen i weld sut i wella pethau a’i hadolygu gyda chyfres o dargedau gwella.

·       Dywedodd y Cynghorydd Watkins ei fod ef, fel Cynghorydd, yn derbyn cwynion parhaus am y ffaith bod gwefan y Cyngor yn rhy gymhleth ei gweithredu felly bydd ganddo ddiddordeb mewn gweld a fydd yr adborth gan drigolion yn sôn am hynny.

·       Nododd y Cynghorydd Whitcutt y gall fod yn symlach yn aml i chwilio ar Google am yr hyn sydd ei angen arnynt yn hytrach na chwilio ar wefan y Cyngor ei hun. Dywedwyd bod yr Aelod Cabinet dros Asedau ac Adnoddau wedi bod yn codi'r mater ers amser maith. Ategodd yr Aelod bwynt y Cynghorydd Giles am y math o iaith dan sylw i annog y cyhoedd gan fod angen i'r cyfansoddiad fod yn hawdd ei ddeall ond eto mae angen ymdrin ag ef yn ofalus.

·       Cytunodd y Cynghorydd M. Evans â'r pwynt blaenorol nad yw'r wefan yn hawdd ei defnyddio. Dywedodd yr Aelod ei fod yn derbyn cwestiynau gan drigolion am drwyddedau parcio ac y dylai fod yn ymwneud â symlrwydd. Rhoddwyd enghraifft, pe bai rhywun am wylio cyfarfod pwyllgor y Cyngor, byddai'n rhaid iddo fynd ar YouTube a theipio’r cyfarfod yn y bar chwilio gan nad oes dolen uniongyrchol ar y wefan. O ran y cynlluniau deisebau a grybwyllwyd, roedd yr Aelod yn cofio mecanwaith blaenorol a oedd ar waith i ymdrin â deisebau. Gofynnwyd am gael mwy o wybodaeth ym mis Ionawr fel ymchwil ar yr hyn y mae cynghorau eraill yn ei wneud ar ymgysylltu â'r cyhoedd ar ddeisebau. Cyfeiriodd yr Aelod at y pryderon yr oedd y Pwyllgor Craffu wedi'u mynegi am yr ymgynghoriad cyhoeddus ar orchymyn diogelu mannau cyhoeddus a dywedodd y byddai ganddo ddiddordeb mewn clywed am gynlluniau deisebau eraill yn y Deyrnas Unedig.

Mewn ymateb, eglurodd Pennaeth y Gwasanaeth fod y polisi a grybwyllwyd yn ymwneud â sut y cyflwynir y deisebau, nid oedd gan y Cyngor strategaeth erioed ar sut yr ymdriniwyd â hwy ac ar sut yr ymatebwyd iddynt. Roedd y deisebau'n arfer cael eu cyflwyno'n ffisegol i'r Maer.

Mae gweithdrefn ar sut y dylid ymdrin â deisebau a'u hadrodd yn rhywbeth y mae'r Cyngor am ei datblygu. Er enghraifft, polisi ar sut yr ymatebir iddynt a sut mae'r Cyngor yn cadw cofnod i ddangos yr ymdrinnir â nhw’n briodol.

Caiff deisebau a'r wefan eu gwella wrth symud ymlaen, ac mae'r ddogfen ymgynghori yn codeiddio’r hyn y mae'r Cyngor yn ei wneud ar hyn o bryd ond o ran y ddogfen derfynol gall y pwyllgor benderfynu beth y maent am ei weithredu a thynnu sylw ato.

·       Gofynnodd y Cynghorydd M. Evans am eglurhad o ran beth sy'n digwydd i ddeisebau pan gânt eu derbyn gan y Cyngor.

Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaeth yr ymdrinnir â nhw ar lefel weithredol ac y cânt eu cyflwyno i Bennaeth y Gwasanaeth perthnasol, gan gynnwys yr Aelod Cabinet perthnasol os oes angen. Fodd bynnag, nid yw'r canlyniad a'r ymateb yn cael eu hadrodd yn ôl i unrhyw Bwyllgor fel mater o drefn.

·       Gofynnodd y Cynghorydd M. Evans a ellid rhoi gwybod i'r Aelodau am ddeisebau gan y cyhoedd drwy system syml a adroddir i bwyllgorau. Drwy wneud hynny gallant hyrwyddo ymwybyddiaeth o'r Cyngor gan y byddai'r Aelodau'n gwybod y broses.

Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaeth y gall y Cyngor ystyried hynny pe hoffai'r Pwyllgor wneud yr argymhelliad.

·       Ychwanegodd y Cadeirydd y byddai eglurder a gwell gwybodaeth o ran sut mae'r Cyngor yn derbyn deisebau yn dda.

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth nad derbyn deisebau yw'r mater cyfredol. Fe'u cyfeirir at Bennaeth y Gwasanaeth perthnasol a'u cyflwyno ar-lein fel gyda'r Senedd/Dau D?'r Senedd. Fodd bynnag, cydnabu'r swyddog y gellid rhoi mwy o wybodaeth ar wefan y Cyngor ynghylch sut y gellir cyflwyno deisebau. Cydnabuwyd mai'r hyn sydd angen bod yn gliriach yw'r hyn sy'n digwydd i'r deisebau pan fyddant yn y system a bod angen sicrhau bod yr Aelodau'n ymwybodol o faint sydd wedi dod i law a faint sydd wedi cael ymateb.

·       Dywedodd y Cynghorydd K. Thomas ei bod hefyd wedi derbyn cwynion gan drigolion am y wefan, llawer o'r rheiny mewn perthynas â thrwyddedau parcio. Dywedwyd nad yw’r swyddogion wedi derbyn bod problem. Bydd gan yr Aelod ddiddordeb mewn cael gwybod a yw'r data'n dangos bod problem fel pobl yn gadael y wefan ar ôl teimlo trallod gan y profiad o’i defnyddio.

O ran y cynlluniau deisebau; dywedodd yr Aelod, o ran deisebau ar-lein, nad ydynt yn ymwybodol o'r ffordd y mae'r Senedd yn ymdrin â nhw ar-lein ond soniodd am y gwiriadau sydd eu hangen a'r balansau sydd ar gael yn ffisegol. Defnyddiodd yr Aelod enghraifft ddiweddar lle soniodd trigolyn am ddeiseb yr oedd unigolion ar hap yn ei llofnodi ond efallai na ddeellir y cymwysterau angenrheidiol sydd eu hangen ar drigolion i lofnodi h.y. byddai angen i'r Cyngor wybod sut i wirio dilysrwydd a manylion cyfeiriad pan gânt eu derbyn.

·       Cyfeiriodd y Cynghorydd Hourahine at sylwadau'r Cynghorydd Whitcutt am y cyfansoddiad. Cydnabuwyd ei fod yn gymhleth a bod cyfansoddiad symlach yn ddarn mawr o waith, dylid ei adolygu a gofyn iddo fod yn faes gwaith posibl y dylai'r Cyngor ei ystyried.

O ran hysbysu pwyllgor am ddeisebau, nododd yr Aelod na ddylai'r Cyngor ystyried ychwanegu haen arall o fiwrocratiaeth ar ddeisebau sy'n mynd rhagddynt gan y gallai gymryd hyd yn oed mwy o amser. Dadleuwyd nad oes angen system monitro deisebau ar y Cyngor; ond strategaeth benderfynu gadarn o ran yr hyn sy'n digwydd i'r deisebau hyn.

Mewn ymateb, dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth wrth yr Aelodau fod ail-ddrafftio'r cyfansoddiad cyn mis Mai 2022 yn gam gweithredu byrdymor ac nid yn gam gweithredu hirdymor. Dywedwyd wrth yr Aelodau fod un yn cael ei wneud ar lefel Cymru gyfan a phan fydd y Cyngor yn derbyn hynny, bydd yn ail-ddrafftio ei gyfansoddiad yn y fformat presennol i'w wneud yn fwy hygyrch mewn adrannau perthnasol; ni fydd yn ail-ysgrifennu'r cyfansoddiad. Bydd cynlluniau dirprwyo a chylch gorchwyl mewn gwahanol adrannau.

Gan ei fod yn ddogfen gyfreithiol y mae swyddogaethau gwneud penderfyniadau'r Cyngor wedi'u rhestru ynddi, nid oes llawer y gall y Cyngor ei wneud am ei symlrwydd dan ddeddfwriaeth newydd ond bydd y Cyngor yn cyflwyno crynodeb 10 tudalen ohono gyda dolenni i rannau penodol.

Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaeth nad ydynt yn awgrymu ei fod yn cael ei gyflwyno i bwyllgor ymlaen llaw, ond bod y pwyllgor yn cael gwybod am y niferoedd a dderbyniwyd a faint yr ymatebwyd iddynt.

·       Gofynnodd y Cynghorydd M. Evans am ddeisebau; a ellid cyflwyno adroddiad ar faint o ddeisebau sy'n dod i mewn ac a ymatebwyd iddynt. Cytunodd y Pwyllgor y dylai'r Aelodau fod yn ymwybodol o sut y mae'r rhain yn cael eu cofnodi gyda Chyngor Dinas Casnewydd.

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith a Rheoleiddio wrth yr Aelodau, yn hytrach na phenderfyniad ar unwaith; y gall y swyddogion gyflwyno mwy o opsiynau iddynt o ran sut y gallai hynny weithio ym mis Ionawr. Gallai'r adroddiadau blynyddol fod ar gyfer y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd neu gallai gwasanaethau gasglu deisebau yn rhan o'u cynllun gwasanaeth. Mae cynllun adrodd gweithredol hefyd yn ddewis arall.

Cytunwyd:

Cadarnhaodd y Pwyllgor y byddai’n hapus gwneud penderfyniad gwybodus ym mis Ionawr.

 

 

 

Dogfennau ategol: