Agenda item

Cyflwynodd yr Arweinydd yr adroddiad, gan ddweud bod yn rhaid i staff, aelodau etholedig a’r cyhoedd ymaddasu i’r pandemig a’i bod yn debygol na fyddwn fyth yn dychwelyd i’r ffordd yr oedd pethau cyn Covid-19. Byddai staff ac aelodau etholedig yn cael cyfle i wneud mwy o ddefnydd o’r Ganolfan Ddinesig pan fyddai’n ddiogel gwneud hynny. Yr oedd canllaw Llywodraeth Cymru a Llywodraeth y DU yn glir – dylai’r sawl sy’n gallu gweithio o gartref wneud hynny.

Yr oedd y Cabinet eisoes wedi derbyn adroddiad am y Normal Newydd, ac wedi gofyn am i fwy o waith gael ei wneud. Heddiw, yr oedd yr adroddiad dilynol yn gofyn am gyfres o benderfyniadau er mwyn bwrw ymlaen â’r gwaith hwn.

Yr oedd Nod Adfer Strategol 3 ein Strategaeth Adfer wedi Covid y cytunwyd arno gan y Cabinet yn canolbwyntio ar Gynnal gweithlu Diogel, Iach a Chynhyrchiol. Yr oedd y rhan fwyaf o’r staff yn dal i gyflwyno gwasanaethau rheng-flaen wyneb yn wyneb, wedi’u hamddiffyn gan asesiadau risg priodol a mesurau lliniaru fel defnyddio PPE, profion llif ochrol, addasu gweithleoedd a systemau apwyntiad ar gyfer gwasanaethau.

Gofynnwydi tua 1200 o staff ac aelodau etholedig weithio o gartref yn unol â chanllawiau Llywodraeth Cymru ac er mwyn eu hamddiffyn hwy, eu cydweithwyr a’r cyhoedd, ac i arafu lledaeniad y firws.

Mae’r adroddiad hwn yn gosod allan gamau nesaf symud at fodel newydd a hyblyg o weithio sydd yn ein galluogi i gwrdd â’r Nodau Adfer Strategol, cefnogi’r gwaith tuag at agenda Moderneiddio’r Cyngor sydd yn y Cynllun Corfforaethol a rhoi cyfle i ddwyn mwy o bobl i’r Ganolfan Ddinesig, fydd yn ei dro yn helpu i leihau ein hôl troed carbon a chefnogi canol y ddinas.

Yn sefydliadol, yr oeddem mewn sefyllfa gref i ymateb i’r pandemig a defnyddio ein staff yn hyblyg oherwydd y buddsoddiadau a wnaethom mewn technoleg dros y blynyddoedd a aeth heibio. Yr oedd y staff hefyd wedi arfer gweithio’n ystwyth. Mewn asesiad o faint oedd yn y Ganolfan Ddinesig cyn dechrau’r pandemig, yr oedd uchafswm o 400 o staff wrth ddesgiau. Yr oedd hyn yn sylweddol yn llai na’r hyn y gallai’r adeilad ddal.

Yr oedd yr adroddiad yn iawn i bwysleisio effeithiau cymudo ar newid hinsawdd, a’r manteision allai fod yn gysylltiedig ag agwedd hyblyg at weithio. Yr oedd hyn hefyd yn unol ag agwedd Gweithio o Bell Cymru Llywodraeth Cymru, oedd yn canoli ar gefnogi canol trefi a dinasoedd trwy roi lle i swyddogion y sector cyhoeddus weithio o lefydd yng nghanol trefi a dinasoedd yn agos at eu cartrefi.

Dymaoedd yr agwedd a gymerwyd i ddatblygu gwaith ar y Normal Newydd:

·        SwyddogaethDdemocrataidd

·        Technoleg

·        Polisïau cyflogaeth

·        Y Ganolfan Ddinesig a defnydd y cyhoedd

Y mae Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau yn mynnu bod y cyngor yn gwneud darpariaeth ar gyfer cyfarfodydd Cyngor a Phwyllgorau. Yr oedd hyn yn golygu y byddai’n rhaid cynnal cyfarfod Cyngor gyda rhai Aelodau yn y Siambr ac eraill yn cyrchu’r cyfarfod o bell. Roed dyn rhaid darlledu’r cyfarfodydd hyn.

Yr oedd gwaith yn mynd rhagddo i osod technoleg er mwyn sicrhau ein bod yn gallu gweithredu fel hyn ac ymaddasu i’r ffordd y byddai cyfarfodydd yn cael eu cynnal yn y dyfodol

Yr oedd y Cabinet wedi cadarnhau adroddiad i symud eu canolfan data o’r Ganolfan Ddinesig, ar y cyd â phartneriaid SRS. Oherwydd buddsoddiadau blaenorol, yr oedd y cyngor mewn lle da i fanteisio i’r eithaf ar atebion gweithio o bell i staff ac Aelodau.

Yr oedd hynny’n gadael defnyddio’r Ganolfan Ddinesig a pholisïau cyflogaeth fel y prif bwyntiau i benderfynu arnynt gan y Cabinet.

Bu staff Casnewydd yn wych trwy gydol y pandemig. Maent wedi dangos gwir ymrwymiad i wasanaeth cyhoeddus a phobl Casnewydd. Diolchodd yr Arweinydd eto i  holl staff y Cyngor.

Yr ydym wedi gofyn i staff sut y maent wedi addasu i weithio’n hyblyg,  a chafwyd neges glir fod hyn yn rhywbeth oedd yn cael ei werthfawrogi gan y staff ac eisiau parhau gydag ef. Gofynnodd yr adroddiad felly i’r Cabinet ystyried adolygu nifer o bolisïau: polisi gweithio ystwyth; polisi cydbwysedd gwaith/bywyd, a pholisi teithio a chynhaliaeth. Byddai angen adolygu trefniadau parcio yn y Ganolfan Ddinesig hefyd.

Fel cyflogwr gyda chyfrifoldeb i fargeinio ar y cyd gyda’r undebau llafur cydnabyddedig ar delerau ac amodau i’r gweithlu, byddai ymgynghori llawn yn digwydd ar newid i bolisïau cyflogaeth arfaethedig cyn ei fabwysiadu yn Fforwm Partneriaeth Cyflogaeth y Cyngor. Ymdrechodd Cyngor Dinas Casnewydd i weithio mewn partneriaeth gymdeithasol gyda chynrychiolwyr yr undebau llafur, a rhagwelir y bydd y polisïau uchod yn cael eu hadolygu ar y cyd gyda’r undebau llafur.

O ran y Ganolfan Ddinesig, gofynnwyd i’r Cabinet ystyried argymhelliad i ganolbwyntio ar ei ddefnydd o’r adeilad ar yr Adain Ddwyreiniol. Yr oedd yn haws i’r rhan hwn o’r adeilad gymryd niferoedd uchel o staff ac yn sicrhau y byddai craidd canolog y Ganolfan Ddinesig ar gael i swyddogaethau democrataidd y Cyngor.

Byddai hyn yn creu cyfleoedd i ddefnyddio’r rhannau oedd weddill o’r adeilad gan drydydd partïon. Yr oedd yr Arweinydd eisoes wedi sôn am Weithio o Bell Cymru a’r bwriad, petai’r Cabinet yn cytuno, oedd darparu Hwb Mynediad Cyhoeddus yn y Ganolfan Ddinesig i weithwyr eraill y sector cyhoeddus ei ddefnyddio. Byddai modd i ni hefyd ddatblygu ein syniadau am Hwb Diwylliannol i’r ddinas.

Dewis cost isel a gyflwynwyd - o ran arian ac effaith carbon. Byddai’n defnyddio’r cynlluniau llawr a’r dodrefn sydd yno eisoes a hefyd yn galluogi’r Cyngor i fod yn agored i fwy o gyfleoedd yn y dyfodol. Dylai hefyd greu amgylchedd lle byddai mwy o unigolion yn bresennol yn y Ganolfan Ddinesig bob dydd (staff, Aelodau, gweithwyr eraill y sector cyhoeddus, y gymuned a’r sector wirfoddol) a dylai hyn yn ei dro gefnogi canol y ddinas.

Felly rhoddwyd y canlynol gerbron y Cabinet:

1.        Derbyn model gweithredu newydd mewn egwyddor a chan ymgynghori a’r undebau llafur a staff ac adeiladu ar brofiad gweithio yn ystod Covid.

a.         Ymgynghori ar gyflwyno polisi Gweithio o Gartref a chynnwys gweithio o gartref fel dewis gweithio hyblyg yn y polisi Cydbwysedd Bywyd/Gwaith.

b.         Adolygu’r cynllun Amser Hyblyg a phriodoldeb hyn at y dyfodol.

c.         Datblygu adolygiad o’r polisi Teithio a Chynhaliaeth i adlewyrchu mwy o weithio o gartref a theithio cysylltiedig at ddibenion busnes

d.         Adolygu’r ddarpariaeth barcio yn y Ganolfan Ddinesig i roi blaenoriaeth yn effeithiol i grwpiau allweddol

2.        I gwrdd â’n Nodau Adfer Strategol a rheoli’r sefyllfa yn y cyfamser i ymdrin â Covid 19 a gweithredu’r Normal Newydd

a.         Cytuno i ddynodi’r Adain Ddwyreiniol fel y fan yn y Ganolfan Ddinesig lle bydd y mwyaf o bobl. 

b.         Rhannu’r Adain Ddwyreiniol fesul Cyfarwyddiaeth fel y gall y staff weithio ynghyd yn eu grwpiau proffesiynol pan fyddant yn yr adeilad.

c.         Datblygu atebion technolegol i gefnogi hyn (system archebu, etc).

Y dewis arall oedd dychwelyd i’r defnydd o’r adeilad a’r polisïau staff oedd yn bodoli cyn Covid.

SylwadauAelodau’r Cabinet:

·        Soniodd y Cynghorydd Mayer fod y ffyrdd newydd o weithio wedi eu gorfodi ar y Cyngor oherwydd y pandemig, ond fod y staff wedi ymateb yn dda o fewn wythnos gyntaf y cyfnod clo. Yr oedd gweithio o bell wedi ei roi o’r neilltu yn y gorffennol, ond yr oed dyn gweithio’n dda dan yr amgylchiadau, ac fe ellid ei weld hefyd fel ffordd o arbed arian. Yr oedd yn haws cysylltu â’r ganolfan alwadau dan y trefniadau newydd, ac yr oedd modd rhoi gwell gwasanaeth i’r cyhoedd. Yr oedd hyn er lles y staff a’r cyhoedd; golygai gweithio hyblyg fod staff yn gallu gwneud gwell defnydd o’u hamser, ond yr oedd angen bod yn ofalus i gael y cydbwysedd iawn rhwng gwaith a bywyd.

·        Adleisiodd y Cynghorydd Davies sylwadau’r Arweinydd a’r Aelod Cabinet ac yr oedd yn falch o weld 710 o ymatebion i’r arolwg, a dderbyniodd lawer o ymatebion realistig adeg ymgynghori yn ogystal ag ymatebion gan gynrychiolwyr yr undebau, oedd yn bwysig ar gyfer y trefniadau hyn. Fel rhan o’r arolwg, gallai staff gyrchu hybiau fyddai’n cael eu gosod gan LlC i helpu gyda chydbwysedd rhwng gwaith a bywyd.  Yr oedd hwn yn adroddiad cadarnhaol ac yn fodel gwych, gyda chanlyniad positif.

·        Soniodd y Cynghorydd Truman fod Casnewydd wedi aros ar agor i’r cyhoedd. Yr oedd yr hybiau yn wych, yn ogystal â’r help a gafodd y cyngor, gan gynnwys partneriaethau a sefydlwyd yn ystod y pandemig.  Gallai Covid fod o gwmpas am nifer o flynyddoedd, ac yr oedd y model newydd hwn yn golygu fod y Cyngor yn addasu i weithio gydag ef, felly yr oedd yr Aelod Cabinet yn croesawu’r adroddiad.

·        Cyfeiriodd y Cynghorydd Harvey at yr ystadegau yn yr adroddiad lle nad oedd 8% o ymatebwyr wedi mwynhau gweithio o gartref, ond fod 68% wedi gwneud, a 76% yn teimlo bod ganddynt fwy o hyblygrwydd yn eu horiau gwaith. Yr oedd 18% o’r staff yn edrych ymlaen at ddychwelyd i waith, ond yr oedd yn well gan 40% weithio o gartref. Yr oedd y ffordd newydd hon o weithio yn gwrando ar yr hyn yr oedd y staff eisiau wneud, sy’n golygu fod y Cyngor yn gyflogwr teg a chynhwysol. Yr oedd yr adroddiad hwn felly yn ffordd o wobrwyo’r staff am eu gwaith caled.

·        Soniodd y Cynghorydd Cockeram y byddai’r ffordd newydd o weithio hefyd yn torri i lawr ar deithio, a chyfeiriodd at gyfarfodydd LlC cyn y pandemig, lle byddai cynghorwyr a swyddogion yn teithio mor bell â’r gogledd neu’r canolbrth, gyda dros ddwy awr o amser teithio. Dywedodd yr Aelod Cabinet fod yn rhaid i’r Cyngor hefyd ystyried iechyd meddwl y gweithwyr, ac yr oedd yr adroddiad  hwn yn ymdrin â’r ddwy agwedd.

·        Yr oedd y Cynghorydd Hughes hefyd yn adleisio sylwadau cydweithwyr, a diolchodd i’r staff am eu hymdrechion yn ystod y pandemig yn ogystal â sôn am agwedd bwyllog yr adroddiad hwn, megis gweithio gyda phwyllgorau craffu, cynnal arolygon staff ac ymgynghori gyda phartneriaid i ystyried model hybrid. Yr oedd hyblygrwydd y cydbwysedd rhwng gwaith a bywyd hefyd yn creu cyfleoedd i bobl weithio i’r cyngor. Yr oedd ffyrdd o ddatblygu’r hwb cymunedol hefyd yn gyffrous, ac yr oedd yr Aelod Cabinet yn edrych ymlaen at weld sut y byddai’n datblygu.

Gwahoddodd yr Arweinydd y Prif Weithredwr i ddweud gair am yr adroddiad.

Dywedodd y Prif Weithredwr wrth y Cabinet, o gofio cyd-destun yr adroddiad, y dylai wneud sylwadau arno a gweld sut y gweithredir arno yn y blynyddoedd i ddod. Yr oedd sylwadau’r Cabinet yn adlewyrchu’r ffaith fod yr adroddiad wedi cymryd i ystyriaeth sylwadau gan gydweithwyr o bob cwr o’r sefydliad. Yr oedd y Prif Weithredwr yn sylweddoli nad oedd un ateb yn unig yn addas i bawb, ac wrth i’r ffordd normal newydd o weithio ddatblygu, byddai’r cyngor yn newid ac yn ymaddasu i wneud yn si?r fod y model yn iawn i’r sefydliad, a’n holl gydweithwyr ledled Casnewydd. Yr oedd y Prif Weithredwr yn gwerthfawrogi gwaith caled cydweithwyr a’r bwrdd prosiect yn rhoi’r adroddiad at ei gilydd, ac na fu hyn yn dasg hawdd. Yr oedd hefyd yn ystyried lles y staff, a rhaid gwneud yn siwr fod y model hwn yn addas at y diben i’r Cyngor.  Yr oedd y Prif Weithredwr yn dal i groesawu barn y staff, gan ddweud fod peth ffordd i fynd eto gyda’r adroddiad a bod gwaith yn mynd rhagddo, yn enwedig yng ngoleuni’r amrywiolyn Omicron newydd. Diolchodd y Prif Weithredwr i’r holl staff am eu gwaith caled a’u cefnogaeth yn hyn o beth, a chymeradwyodd y cynnig i’r Cabinet.

Penderfyniad:

Cytunodd y Cabinet ar yr argymhellion yn yr adroddiad a chaniatáu i’r Cyfarwyddwr Trawsnewid a Gwasanaethau Corfforaethol ymgynghori â’r undebau llafur perthnasol a’r staff am newidiadau i’r telerau ac Amodau cyflogaeth.