Discussion with Ceri Foot Service Manager- Customer Services and Karen Gregg Systems Development Manager
Cofnodion:
Mynychodd Rheolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid a'r Rheolwr Cymorth Gweithrediadau i siarad â Chynghorau Cymuned am broblemau a nodwyd yn y cyfarfod blaenorol ynghylch anawsterau o ran sut y cafodd problemau eu hadrodd, problemau gyda'r ap a hefyd adroddiadau nad yw rhai cwsmeriaid yn cael galwad yn ôl.
Prif Bwyntiau:
· Eglurodd Rheolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid fod gan y ganolfan gyswllt system lle mae problemau’n cael eu logio ac mai dyma'r un system y mae trigolion yn ei defnyddio i sefydlu eu cyfrifon gyda 50,000 o drigolion wedi sefydlu cyfrifon eu hunain, a bod hyn wedi'i integreiddio â'r system swyddfa gefn.
· Mae gweithredwyr y ganolfan gyswllt yn gweithredu o system o'r enw ‘A TO Z’, a oedd yn gronfa ddata wybodaeth enfawr. Pe byddech yn ffonio i roi gwybod am gasgliad gwastraff a fethwyd neu i roi gwybod am geudwll, er enghraifft, byddent yn defnyddio'r gronfa ddata honno i ateb eich galwad. Roedd y wybodaeth ar y gronfa ddata honno yn eiddo i'r gwasanaethau. Mae gwasanaethau’n rhoi gwybodaeth i dîm y gwasanaethau cwsmeriaid am sut maent am i'w galwadau gael eu trin.
· Mae'r asiant yn chwilio am geudyllau neu wastraff a fethwyd ac mae ganddo sgript i helpu gyda'r alwad hon.
· Pe bai angen logio galwad, yna byddai’n mynd i'r swyddfa gefn.
· Pan sefydlwyd ‘A to Z’, cytunodd y swyddfeydd cefn ar y wybodaeth i’w chadw ar y set ddata honno, cytunon nhw pa wybodaeth i’w rhoi’n ôl i'r cwsmer, yna cytunon nhw â ni gytundeb lefel gwasanaeth e.e. beth yw'r amserlen ar gyfer cysylltu â chwsmeriaid.
· Nid yw'r ganolfan gyswllt yn derbyn unrhyw wybodaeth gan y gwasanaeth, ar ôl i’r alwad adael y gwasanaethau cwsmeriaid, cyfrifoldeb y swyddfa gefn oedd cysylltu â'r cwsmer.
· Pe bai’r alwad yn cael ei logio, yna byddai’n mynd i swyddfa gefn y gwasanaeth, a byddai beth bynnag a fyddai’n cael ei roi ar y cofnod hwnnw yn cael ei drosglwyddo'n ôl i'r cwsmer trwy e-bost.
· Pe na fyddai unrhyw beth yn cael ei fwydo yn ôl, yna byddai’n debygol nad oedd y swyddfa gefn wedi diweddaru'r cofnod.
Cwestiynau:
Gofynnodd cynrychiolydd Maerun beth oedd ystyr swyddfa gefn ac a oedd yn cyfeirio at bob adran unigol fel Cynllunio ac ati a dywedodd hefyd fod trigolion wedi dweud nad ydynt wedi derbyn unrhyw adborth o gwbl felly roedd hyn yn broblem.
Eglurodd Rheolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid, pe bai cwsmer yn adrodd am geudwll, yna byddai hyn yn cael ei logio o dan enw, cyfeiriad a chyfeiriad e-bost y cwsmer ac yn mynd drwodd i'r system Priffyrdd a fyddai’n creu swydd i'r arolygydd. Mae'r arolygydd yn ychwanegu nodyn i'w system a ddaw wedyn yn ôl at y cwsmer.
Ychwanegodd y Rheolwr Cymorth Gweithrediadau, pe bai gan gwsmer gyfrif cwsmer cofrestredig, dylid gwirio'r cyfrif. Roedd tua 85,000 o gyfrifon cwsmer cofrestredig bellach ar draws Casnewydd. Dylai'r ceisiadau fod ym mhorthol cyfrif y cwsmer a dylai'r cwsmer allu edrych ar ei archebion. Dywedwyd efallai y dylid edrych ar y porthol cwsmeriaid ac efallai bod y gwasanaethau yn logio nodiadau mewnol yn hytrach nag i'r cwsmer. Ni fyddai e-bost yn cael ei greu ar gyfer popeth.
Dywedodd cynrychiolydd Gwynll?g ei fod wedi defnyddio'r cyfrif ers blynyddoedd a'r ap ers iddo ddod allan gyntaf, ond bod yr ap yn anwadal, a'r prif fater oedd y porthol a'r unig lwybr i fynd ar ganlyn hyn oedd drwy'r Cyngor.
Dywedodd cynrychiolydd Gwynll?g mai'r prif fater oedd na chafodd unrhyw adborth ac nad oedd unrhyw nodiadau ar y porthol erioed. Roedd am leihau galwadau i'r ganolfan gyswllt, a gwnaeth annog trigolion i ddod ato gyda materion i gysylltu â'u cynghorau cymuned fel un pwynt galw. Dywedwyd ei bod yn embaras cwrdd â'r trigolyn ac nad oes gennych unrhyw beth i'w ddweud yn ôl wrth y trigolyn hwnnw a theimlwyd bod angen mwy o wybodaeth ar gynghorau cymuned.
Dywedodd cynrychiolydd Gwynll?g ei fod wedi derbyn dros 30 o alwadau ar ddiwrnod gwastraff yn y gorffennol lle na chasglwyd gwastraff ac nad oedd wedi cael ateb tan ddydd Gwener pan ddywedwyd wrtho y byddai'n rhaid iddo aros tan yr wythnos nesaf. Teimlai cynrychiolydd Gwynll?g, pe dywedwyd wrtho na fyddai casgliadau gwastraff yn cael eu gwneud tan y dydd Gwener hwnnw, y gallai fod wedi trosglwyddo hyn yn ôl i drigolion a gellid symud eu gwastraff o'r stryd yn hytrach na'i adael allan am ychydig ddiwrnodau.
Cytunodd Rheolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid fod problemau cyfathrebu oherwydd weithiau nid yw'r ganolfan gyswllt yn gwybod y strydoedd a fethwyd tan y diwrnod canlynol. Gellid ystyried anfon e-byst i'r ward pe byddai hynny'n helpu.
Dywedodd cynrychiolydd Gwynll?g y byddai hyn yn helpu ond mai dim ond un enghraifft oedd hi gan ei fod wedi cwblhau arolwg o'r ffordd dan sylw ac adrodd 119 o geudyllau a daeth rhywun yn ôl yn gofyn iddo a oedd hyn yn gywir gan fod cymaint.
Gofynnodd Rheolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid a deimlwyd y gellid codi'r mater hwn yn CMT.
Cadarnhaodd y Cadeirydd fod angen trafod hyn gyda Phenaethiaid Gwasanaeth a chytunodd Rheolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid y gellid rhoi rhywbeth at ei gilydd ar gyfer y cyfarwyddwr corfforaethol. Nodwyd hefyd ei fod y tu allan i wasanaethau’r ddinas felly mae angen mynd ymhellach gan fod y ganolfan gyswllt yn ddibynnol ar adrannau eraill.
Dywedodd cynrychiolydd Gwynll?g efallai y gallai fod cyfleuster ar gyfer tynnu sylw at bethau o ran y cynghorau cymuned.
Dywedodd y Cynghorydd Forsey, wrth edrych ar yr adroddiad a gafodd ei wneud, ei fod yn dweud wedi cau, ac nad yw'n rhoi mwy o wybodaeth na hyn a oedd yn eithaf di-fudd.
Dywedodd Rheolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid y dylai fod rhywbeth sy'n dweud sut roedd y mater yn mynd rhagddo ac y byddai hyn yn cael ei godi.
Gofynnodd cynrychiolydd Graig, pe bai rhywun yn cysylltu â'r ganolfan gyswllt ac nad oedd ganddo gyfrif e-bost ond cafodd gyfeirnod, sut y byddai rhywun yn cysylltu ag ef i ddweud sut y gweithredwyd ar hyn.
Cadarnhaodd y Rheolwr Cymorth Gweithrediadau y gallai pobl hefyd fewngofnodi fel gwestai a pheidio â chofrestru ond na anfonwyd e-bost os oedd person yn westai neu os oedd yn ffonio'r ganolfan gyswllt, cyhyd â bod manylion cyswllt yn cael eu rhoi, dylid cysylltu â nhw.
Gofynnodd y Rheolwr Cymorth Gweithrediadau a oedd yr ap wedi'i hyrwyddo'n fawr.
Dywedodd cynrychiolydd Gwynll?g fod manylion cyswllt wedi eu dosbarthu i'r holl gymunedau ar bob agwedd ar adrodd a oedd yn cynnwys yr ap, sut i gysylltu â'r Cyngor dros y ffôn a'r hyn y dylent ei adrodd i bwy e.e. roedd angen rhoi gwybod am wastraff mawr i Cyfoeth Naturiol Cymru.
Cadarnhaodd Rheolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid nad oedd yr ap wedi'i hyrwyddo dros y ffôn. Os cafodd ymholiad ei e-bostio, cafodd y person hwnnw ei e-bost wedyn gyda chyfeirnod, ond cafodd yr hyperddolen ei chynnwys hefyd i adrodd problem yn y dyfodol yn y cyfeiriad isod.
Gofynnodd cynrychiolydd Graig, pan ffoniodd trigolyn, pam na ddywedwyd wrtho pe bai’n anfon e-bost, y byddai’n cael e-bost yn ôl yn awtomatig.
Cadarnhaodd Rheolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid, pan ffoniodd cwsmer, y gofynnwyd iddo’n awtomatig a oedd ganddo gyfrif a chyfeiriad e-bost i chwilio amdano gan nad oedd modd sefydlu cyfrif heb un.
Dywedodd cynrychiolydd Graig na wnaeth hyn ddigwydd yn ei sefyllfa ef.
Dywedodd Rheolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid y byddai’n gwirio hyn gan y dylid gofyn am e-bost.
Cadarnhaodd cynrychiolydd Maerun fod ganddo gyfeiriad e-bost a bod ganddo restr hir o faterion yr oedd wedi'u hadrodd ond nad oedd erioed wedi derbyn unrhyw adborth ar unrhyw un ohonynt.
Gofynnodd Rheolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid a oedd cynrychiolydd Maerun erioed wedi mynd yn ôl i’r porthol cwsmeriaid ac edrych ar ei geisiadau.
Cadarnhaodd cynrychiolydd Maerun nad oedd wedi ond ei fod o’r farn, pe bai ei rif ffôn a'i gyfeiriad e-bost yno, y byddai’n gallu derbyn rhyw fath o adborth ar faterion.
Eglurodd y Rheolwr Cymorth Gweithrediadau mai 'My Council Services' (MCS) a oedd y feddalwedd a ddefnyddiwyd gan Dorfaen, Trefynwy, Caerffili ac ati ac mae cwsmeriaid yn dod i arfer â defnyddio'r un ffurflenni. Roedd yr ap 'My Council Services' yn cael ei ddatblygu ac roedd staff mewnol yn ei ddefnyddio e.e., mae swyddogion priffyrdd yn defnyddio'r un ap â'r cwsmer. Roedd porthol cwsmeriaid hefyd lle dylai popeth a wnaeth cwsmer fod ar yr ap ac maent yn adeiladu adran Treth Gyngor. Roedd y porthol gweinyddu hefyd ar gyfer staff gan gynnwys 130 o ffurflenni ac ati felly mae’n system eithaf mawr ac mae wedi bod yn cael ei datblygu ers 2018. Mae angen adborth ar MCS ac roedd cynghorau cymuned yn allweddol felly roedd ymgysylltu â nhw yn bwysig iawn, felly roedd y tîm yn gwerthfawrogi unrhyw adborth. Ar y diwedd byddai cyfeiriad e-bost ar gyfer y tîm yn cael ei roi i gynghorau cymuned fel y gellid anfon unrhyw ymholiadau ar y ffurflenni ac ati iddo.
Dywedodd cynrychiolydd Maerun nad oedd yn gwybod bod yn rhaid i chi fod wedi cofrestru i dderbyn adborth.
Eglurodd y Rheolwr Cymorth Gweithrediadau fod MCS yn integreiddio â llawer o systemau’r gwasanaethau, felly roedd hyn i gyd yn awtomataidd a dywedodd nad yw'r tîm efallai wedi canolbwyntio ar gael gwybodaeth yn ôl, ond mae angen gwaith ar hyn. I gynghorau cymuned, y wybodaeth wirioneddol yw'r hyn oedd ei hangen i roi adborth i drigolion.
Dywedodd cynrychiolydd Gwynll?g mai’r hyn a oedd yn amlwg yn ystod Covid oedd bod y berthynas rhwng y cynghorau cymuned a’r gymuned wedi tyfu. Teimlodd nad oedd am adrodd pethau drosodd a throsodd i'r Cyngor ac roedd adborth mor bwysig. Dywedodd fod yn rhaid i'r Heddlu ymwneud â mater oherwydd trosedd yrru bosibl lle gallai rhywun fod wedi cael ei gyhuddo heb unrhyw fai arno fe ond pe byddai'r wybodaeth wedi dod i law o Briffyrdd, yna gallai fod wedi cael ei bwydo yn ôl. Dywedodd cynrychiolydd Gwynll?g ei fod yn ei chael hi'n anodd gweld sut y gellid rhoi'r gwasanaeth i'r gymuned pe bai yr un peth â'r 85,000 sydd wedi'u cofrestru ar y system. Ailadroddodd ei fod am atal nifer y galwadau a ddaeth i'r ganolfan gyswllt gan nad oedd trigolion am adrodd i Gyngor Dinas Casnewydd yn uniongyrchol mwyach.
Dywedodd y Rheolwr Cymorth Gweithrediadau, gan ei fod yn rheoli'r system, fod angen iddo allu gydgysylltu ag adrannau'r system ac roedd angen i'w dîm ddeall yr hyn a oedd ei angen ar y Cynghorau Cymuned.
Dywedodd y Cadeirydd fod materion cyfunol yn y gymuned, mewn achosion unigol eraill yna roedd angen i drigolion ddefnyddio'r ap ac adrodd trwy'r cyfrif 'Fy Nghasnewydd'. Mae'n debyg nad oedd yn ddoeth iawn annog pobl i adrodd popeth i gynghorydd cymuned. Pe bai ymateb hawdd i'r g?yn, yna byddai hyn yn ddelfrydol.
Dywedodd cynrychiolydd Gwynll?g, pe bai gwybodaeth yn dod yn ôl a gwybodaeth y dylai trigolion ei gwybod, gallai hyn gael ei phostio ar y grwpiau cyfryngau cymdeithasol yn lleol. Roedd trigolion yn dibynnu ar gynghorau cymuned yn fwy nawr nag erioed.
Cydnabu'r Cadeirydd fod angen anfon negeseuon cynnar allan ar faterion cyfunol, a gellid edrych ar hyn.
Dywedodd y Cynghorydd Forsey ei fod wedi adrodd mater ar 17 Tachwedd 2021 ac nad oedd unrhyw beth ar y mater hwn heb unrhyw ymateb a'i fod yn dal ar agor.
Dywedodd Rheolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid mai dyma'r broblem gan nad oedd ymateb ac achosodd alwadau mynych i'r ganolfan gyswllt. Eglurodd rheolwr y gwasanaethau cwsmeriaid ei fod am i bobl adrodd am faterion eu hunain ac yna gellid tynnu adroddiadau o'r system i ddadansoddi beth oedd y ceisiadau gwasanaeth amlaf i dargedu'r materion gyda'r gwasanaeth priodol. Pe bai achos ar agor o hyd, yna byddai angen nodyn i ddweud bod y mater yn cael ei ymchwilio.
Rhoddodd y Cynghorydd Forsey gyfeirnod o fis Tachwedd i Reolwr Gwasanaeth y Gwasanaethau Cwsmeriaid er mwyn iddi edrych i mewn iddo.
Dywedodd cynrychiolydd Gwynll?g ei fod wedi bod mewn ychydig o gyfarfodydd lle'r oedd 'fly mappers' ar yr agenda oherwydd pan adroddodd wastraff, adroddodd y peth i Fly Mapper ac yna adroddodd ef i Gyngor Dinas Casnewydd ar ei system, ond byddai'n llawer haws pe bai'n un system.
Dywedodd y Rheolwr Cymorth Gweithrediadau ei fod yn gweithio gyda Christine, y Rheolwr Masnach a Gorfodi a'i thîm mewn perthynas â thipio anghyfreithlon sy'n defnyddio MCS i wneud eu gwaith. Eglurodd y Rheolwr Cymorth Gweithrediadau ei fod wedi siarad â Cyfoeth Naturiol Cymru am Fly Mapper a'r system arall y maent yn uwchlwytho eu data iddi, a gallai'r tîm anfon ei ddata fel y mae Trefynwy yn ei wneud o MCS, felly roedd trafodaethau'n parhau yngl?n â hyn.
Dywedodd cynrychiolydd Gwynll?g ei fod yn rhan o'r cynllun peilot ar Fly Mapper ar y dechrau ac roedd yn golygu bod angen adrodd data ar ddwy system gan nad yw system Cyfoeth Naturiol Cymru yn siarad â MCS.
Eglurodd y Rheolwr Cymorth Gweithrediadau fod Cyngor Trefynwy yn darparu data o MCS mewn taenlen y gellid ei lanlwytho i Fly Mapper fel y gellid cofnodi'r alwad ar MCS, ac mae ei dimau yn rhedeg yr adroddiad yn fewnol gyda'r holl ddata Fly Mapper sydd ei angen.
Cadarnhaodd y Rheolwr Cymorth Gweithrediadau y byddai’n siarad â'r Rheolwr Masnach a Gorfodi ym mis Ionawr 2022 am Fly Mapper a sut y gwnaeth y tîm eu helpu gan eu bod yn gwneud yr un peth ac nad oeddent am ddyblygu’r gwaith. Siaradwyd â Fly Mapper am ddarn o diddordeb a bydd yn cael ei ystyried, byddai un system yn ddelfrydol.