Cofnodion:
Gareth Price – Pennaeth y Gyfraith a Safonau
Rhoddodd y Swyddog Arweiniol drosolwg cryno i'r Pwyllgor ar y Strategaeth Cyfranogi a chanlyniad yr ymgynghoriad cyhoeddus ar ddrafft y strategaeth a gymeradwywyd gan y pwyllgor. Eglurodd y Swyddog ei fod wedi cael y newyddion diweddaraf gan reolwr y Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol am yr ymgynghoriad cyhoeddus, na chafwyd ond 13-14 o ymatebion iddo drwy dudalen we'r Cyngor. O ran y strategaeth ei hun, nid oedd unrhyw sylwadau ynghylch cynnwys y strategaeth, ond yn hytrach sylwadau'n honni nad oedd y Cyngor yn gwrando ar bryderon y cyhoedd ac ynghylch ymateb y Cyngor i'r sylwadau hynny.
Dywedwyd bod rhai sylwadau'n trafod hygyrchedd y wefan. Dywedwyd wrth yr aelodau fod mynediad i'r cyhoedd dan ystyriaeth o ran ceisiadau gwasanaeth cwsmeriaid, ond roedd a wnelo hyn â hygyrchedd y broses lywodraethu, a'r ffordd mae'n gweithio, sy'n ofynnol yn y ddeddfwriaeth. Gan ei fod yn bolisi deinamig gydag amcanion i'w gweithredu, ymdrinnir â'r feirniadaeth a gafwyd yn rhan o'r cynllun gweithredu.
Oherwydd graddfeydd amser y cynllun, dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth na fyddai cyfarfod arall yn cael ei gynnal rhwng mis Mawrth a mis Mai. Hysbyswyd y Pwyllgor na fyddai'r ddogfen ddrafft a welwyd gan yr Aelodau yn cael ei newid yn sgil yr ymatebion i'r ymgynghoriad, ac y byddai'r ddogfen honno'n cael ei chyflwyno gerbron y Cyngor llawn i'w mabwysiadu ar 17 Mai. Byddai hynny wedi'i gynnwys ar raglen waith y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd newydd, er mwyn parhau i adolygu'r cynllun wrth weithredu'r strategaeth ymgysylltu.
Rhoddodd y Pennaeth Gwasanaeth gyflwyniad diweddaru i'r Pwyllgor gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol, a drafodai ofynion deddfwriaethol cynllun deisebau ffurfiol. Nodwyd bod gan y Cyngor broses, ond gan nad yw wedi'i chofnodi, nid oedd modd adrodd y canlyniadau'n ôl i'r pwyllgor. Tynnodd y swyddog sylw at y ffaith bod angen i'r Cyngor ffurfioli'r broses hon. Atgoffwyd yr aelodau fod hyn yn seiliedig ar ganllawiau drafft Llywodraeth Cymru, ac y byddent yn ceisio datblygu rhywbeth i'w gyflwyno gerbron y Cyngor ym mis Mai. Ystyriwyd system hidlo fel na fyddai'r Cyngor yn gorfod ymdrin â deisebau blinderus. Gellid gwneud hynny drwy ddilysu arweinwyr deisebau, ac ystyried a fyddai'r Cyngor am gael isafswm o lofnodion cyn ymateb i ddeisebau.
Trafodwyd gofynion ar gyfer yr hyn na fyddai’n cael ei ystyried yn ddeiseb ddilys, ee penderfyniadau cynllunio a thrwyddedu, cwynion yn gysylltiedig â'r cod ymddygiad ac apeliadau statudol, gan fod gan yr awdurdod eisoes brosesau ar gyfer y rheiny. Crybwyllwyd hefyd y gallai'r Cyngor ragnodi amserlen i ymateb i'r deisebau dan sylw.
Roedd y swyddog yn croesawu'r sylwadau a'r cwestiynau gan y Pwyllgor.
Cododd y Pwyllgor y pwyntiau a ganlyn:
· Nododd y Cynghorydd Hourahine fod y deisebau y mae'n dod ar eu traws yn ei ward yn ymwneud yn bennaf â pharcio i breswylwyr a nododd y sylw olaf ynghylch yr amserlen; sef y dylai fod yn hanfodol i'r Cyngor gael amserlen ar gyfer ymdrin â deisebau. Gofynnodd yr Aelod i'r swyddog gadarnhau a oedd yn rhagweld y byddai parcio yn cael ei gynnwys o fewn y cynlluniau deiseb hyn.
Cadarnhaodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau pe bai'r cynllun deisebau yn bodloni'r gofynion angenrheidiol, byddai'n cael ei ganiatáu.
· Mewn rhai achosion, ychwanegodd y Cynghorydd Hourahine mai ceisiadau ar gyfer darn byr o'r briffordd yw'r ceisiadau parcio fel arfer, a gofynnodd i'r Cyngor ystyried hynny wrth benderfynu ar y canllawiau ar gyfer cynlluniau deiseb.
Mewn ymateb i hyn, cadarnhaodd y swyddog na fyddai'n fater i'w ystyried gan y Cyngor, oherwydd hoffent gael safbwyntiau'r Pwyllgor ar hynny. Esboniwyd y gallai'r awdurdod strwythuro cynlluniau deisebau, fel y nodwyd, ond gofynnwyd am safbwyntiau'r Aelodau ynghylch syniadau fel isafswm y llofnodion i ddilysu deiseb, er mwyn penderfynu beth fyddai'n teilyngu dadl yn eu tyb hwy.
Defnyddiwyd enghraifft, lle'r oedd gan ddeiseb ynghylch parcio i breswylwyr dros 20 o lofnodion preswylwyr. Gellid ystyried bod hynny'n ddilys, a byddai'n cael ei chyfeirio i sylw'r Pennaeth Gwasanaeth ar Aelod Cabinet perthnasol er mwyn penderfynu yn ei chylch. Gallai'r Cyngor gofnodi ei fod wedi derbyn y ddeiseb yn y cynllun a chofnodi sut a phryd yr ymatebwyd iddi. Er enghraifft, yn achos deiseb ar lefel dipyn yn uwch, pe bai cyfyngiadau traffig yn effeithio ar gymuned ehangach, a bod y ddeiseb honno'n cynnwys cannoedd o lofnodion; gallai fod yn fwy priodol i'w thrafod mewn pwyllgor craffu.
Byddai'r cynllun yn anelu i ffurfioli'r broses ddeisebau a rhoi mwy o sylwedd iddi; dywedodd y swyddog yr hoffai gael safbwyntiau'r pwyllgor, ac a fyddai'r aelodau'n tybio y byddai'n briodol cynnwys craffu.
· Awgrymodd y Cynghorydd M.Evans y dylai'r Cyngor adolygu canrannau'r strydoedd sy'n rhoi mewnbwn i'r ddeiseb. Er enghraifft, gellid pennu 40% o'r stryd fel gofyniad isafswm yn hytrach na chael nifer penodol o lofnodion. Cytunai'r Aelod fod angen i'r Cyngor ymgysylltu â'r cyhoedd ac aelodau er mwyn iddo fod yn ymwybodol o'r deisebau sy'n cael eu rhannu o fewn eu wardiau. Cytunai'r Aelod y byddai'n bwysig i'r swyddogaeth graffu gael rôl yn y drafodaeth yn achos deisebau mwy. Soniwyd bod preswylwyr yn teimlo'n rhwystredig tuag at y Cyngor ac yn teimlo nad oedd eu safbwyntiau'n cael eu clywed. Pwysleisiodd yr Aelod, os oedd nifer sylweddol o bobl wedi llofnodi'r ddeiseb, fod ganddynt hawl i gael gwrandawiad gan y pwyllgor craffu, gan y byddai hynny'n iach o safbwynt democratiaeth.
· O ran nifer y llofnodion, dywedodd y Cynghorydd T. Watkins y dylai hynny ddibynnu ar bwnc y ddeiseb, a dylai'r prif ddeisebydd dderbyn esboniad uniongyrchol pam na fyddai ei ddeiseb yn destun trafodaeth. Aeth yr Aelod ymlaen i gytuno y dylid cael amserlen, ac y dylai'r pwyllgor wahodd deisebwyr yn hytrach na rhoi caniatâd diofyn i'r preswylwyr fynd gerbron y pwyllgor craffu. Ar ôl pennu amserlen, dylent wedyn roi adborth i'r deisebydd a'r cynghorydd lleol, ac i'r Aelod Cabinet perthnasol.
O ran y pwyntiau a wnaed gan yr Aelodau, eglurodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau mai’r bwriad fyddai datblygu proses y gallai’r Cyngor ei chyflwyno i’r Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol ar 17 Mai 2022 i’w fabwysiadu i'r dyfodol. Byddai'r cynllun deisebau yn rhan annatod o strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd, a dywedwyd y gellid bod angen profi a gadael i'r cynllun fethu i ddechrau, cyn ei wella a’i fireinio.
Cydnabuwyd y byddai angen hysbysu cynghorwyr y ward ynghylch y deisebau. Er enghraifft, gallai deiseb lai gael ei chyflwyno i'r Aelod Cabinet, a deiseb fwy gael ei chyflwyno i'r pwyllgor craffu. Os oedd y mater yn ymwneud yn benodol â'r ward, byddai aelodau ward yn cael gwahoddiad ac yn derbyn gwybodaeth, o leiaf, a gallai hynny gael ei ymgorffori'n rhan o'r cynllun.
.
Awgrymodd y swyddog y gellid tri y mater yn debyg i gwestiynau i'r Cyngor; lle byddant yn ystyried, a'r Swyddog Monitro a'r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd, a yw'n ddeiseb briodol yn nhermau'r canllawiau/rheolau. Os felly, gellid ei huwchgyfeirio'n unol â'r broses.
Dywedodd y Pwyllgor y byddai'r swyddogion yn cymryd sylwadau'r pwyllgor i ystyriaeth ac yn cyflwyno drafft cyntaf ar 17 Mai 2022 yn rhan o'r strategaeth ehangach ar gyfranogiad. Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaeth na fyddai'n dymuno cymhlethu'r cynllun yn ormodol.
· Awgrymodd y Cynghorydd M. Evans y dylid defnyddio canrannau wrth ystyried a ddylid cynnal trafodaeth ai peidio. Er enghraifft, os nad oedd mwyafrif helaeth yn cefnogi'r ddeiseb, roedd hynny'n golygu gwastraffu amser swyddogion. Cyfeiriodd yr Aelod at y broses arolygon yr arferai’r Cyngor ei defnyddio, lle pe bai canran benodol o'r stryd yn pleidleisio yna'n amlwg gallai fod yn breswylydd penodol nad yw o bosibl yn hoffi'r cyngor sy’n ceisio tro ar ôl tro i gael ei ddeiseb wedi'i llofnodi.
Holodd yr Aelod hefyd pam bod y cynllun deisebau wedi cael ei gyflwyno gerbron y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol ym mis Mai, gan y byddai llawer o gynghorwyr newydd, ac roedd hi'n tybio mai cyfarfod ffurfiol oedd y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol Dywedodd yr Aelod y byddai'r cynghorwyr newydd yn cael eu llethu gan wybodaeth newydd. Dywedwyd bod y pwyllgor wedi derbyn y cynllun drafft o gyfarfod diweddaraf y Cyngor, ac roedd ansicrwydd felly pam y byddai'r cynllun yn dychwelyd ym mis Mehefin.
Mewn ymateb i hyn, eglurodd y Pennaeth Gwasanaeth nad oedd y sefyllfa'n ddelfrydol, a byddai'n disgwyl i gynlluniau deiseb a'r strategaeth cyfranogiad fod ar agenda'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd Fodd bynnag, dywedodd fod angen mireinio'r cynllun, ac yn ôl y gyfraith, roedd yn rhaid i'r Cyngor sefydlu cynllun deisebau newydd, yn yr un modd ag yr oedd angen strategaeth ar gyfer cyfranogiad. Gan hynny, mae angen i'r cynllun gael ei fabwysiadu yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol fel bo modd ei fabwysiadu a'i freinio gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd, fel bod rhywbeth wedi'i sefydlu erbyn mis Mai.
O ran y farn nad y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol oedd y lleoliad i drafod y materion dan sylw, dywedodd y Swyddog, yn sgil y ddeddfwriaeth y mae'n rhaid i'r Cyngor ei mabwysiadu, fod hynny'n anochel gan fod gan y Cyngor nifer o faterion cadw t? i fynd i'r afael â nhw. Eglurwyd mai 17 Mai yw'r cyfle cynharaf y gallai swyddogion gyflwyno'r cynllun gerbron y Cyngor llawn.
· Nododd y Cynghorydd M. Evans ei fod yn ymwybodol o hynny, ond dywedodd nad oedd y Cyngor eto wedi derbyn y canllawiau drafft gan Lywodraeth Cymru, a dywedodd na ddylent fod yn gwneud penderfyniadau ar sail deddfwriaeth ddrafft.
Eglurodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau wrth yr Aelodau Pwyllgor nad y ddeddfwriaeth, ond y canllawiau, a oedd ar ffurf drafft, a bod y ddeddfwriaeth eisoes wedi'i phasio.
· Aeth y Cynghorydd M. Evans yn ei flaen i holi a oedd y swyddogion yn gwybod pryd y byddai'r canllawiau terfynol yn cael eu derbyn ym mis Mehefin.
Mewn ymatebi i hyn, dywedodd y Swyddog Arweiniol fod y cyfnod ymgynghori yn dod i ben ar 22 Mai ac nad oedd yn disgwyl y canllawiau tan fis Mehefin. Cydnabuwyd nad yw'r amseru'n ddelfrydol, ond dywedwyd bod yn rhaid i'r Cyngor fabwysiadu cynllun sylfaenol sy'n bodloni gofynion y ddeddfwriaeth, ac y gallai'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ei fireinio ar ôl iddo gael ei gwblhau a'i fabwysiadu. Byddai hynny'n golygu bod gan y Cyngor rywbeth wedi'i fabwysiadu i gydymffurfio â'r ddeddfwriaeth.
· Mynegodd y Cynghorydd Hourahine bryder y byddai'r broses yn troi'n rhy fiwrocrataidd. Ystyriwyd na fyddai'r rhan fwyaf o breswylwyr galluog yn ei chael hi'n anodd mynegi eu barn, ond mae gan yr Aelodau ddyletswydd i gyflwyno barn pobl nad ydynt yn gallu gwneud hynny eu hunain. Gan hynny, gofynnodd yr Aelod am gadarnhad ynghylch sut y gallai'r cynghorwyr roi cymorth i'r preswylwyr hynny na allant eu mynegi eu hunain yn glir, a dywedodd y byddai hyn yn rhywbeth y dylai'r Cyngor ei ystyried. Er enghraifft, rhai a allai fod â phroblemau iechyd meddwl.
Cydnabu'r Pennaeth Gwasanaeth fod y mater hwnnw o natur ehangach, ond mai ffocws cyfarfod y pwyllgor oedd sut i ymdrin â deisebau wrth iddynt ddod i mewn, a dywedodd y byddai Swyddogion yn ystyried materion cydraddoldeb yn y cam lle byddai preswylwyr yn cyflwyno sylwadau.
Hysbyswyd yr Aelodau y byddai rhywbeth newydd yn cael ei drafod i fynd i'r afael â dyletswyddau llesiant ar gyfer presenoldeb y cyhoedd a sicrhawyd yr Aelod y byddai'r mater sylwadau'n cael ei drafod ar wahân.
Hysbyswyd y Pwyllgor y byddai cyfarfodydd hybrid yn cael eu cynnal ar ôl mis Mai, ac i breswylwyr a allai gael eu hallgau'n ddigidol, byddai cyfleuster ar gael i gynnal cyfarfodydd wyneb yn wyneb.
· Cafwyd trafodaeth ddilynol ac awgrymodd y Cynghorydd Hourahine y gallai'r Cyngor gyfeirio deisebwyr i'r polisi cydraddoldeb, fel canllaw, a'i gynnwys fel troednodyn ar waelod cynlluniau deiseb.
Cadarnhaodd y Swyddog Arweiniol y gallai'r swyddogion wneud hynny, gan y byddai prif ddeisebwyr yn cael gwybod am hynny, ac y byddai dolen yn cael ei chynnwys er rhwyddineb.