Agenda item

Blaenraglen Waith 2022/23

Cofnodion:

Gareth Price - Pennaeth y Gyfraith a Safonau

Leanne Rowlands Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol

 

Crynhodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau gylch gorchwyl a diben y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd; sef goruchwylio'r ddarpariaeth effeithiol o swyddogaethau democrataidd y Cyngor a sicrhau bod digon o adnoddau i hwyluso cefnogaeth i Aelodau wrth gyflawni eu rolau. Roedd Mesur Llywodraeth Leol Cymru yn ei gwneud hi'n ofyniad statudol i bob cyngor gael Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ar waith i gyflawni'r swyddogaethau statudol hyn.  Diwygiwyd y mesur wedyn gan Ddeddf Democratiaeth Llywodraeth Leol (Cymru) 2013, i ddarparu ar gyfer ystod ehangach o swyddogaethau.  Mae gan bwyllgor hefyd oruchwyliaeth dros gyfansoddiad ysgrifenedig y cyngor ac i fonitro a goruchwylio hyfforddiant a datblygiad Aelodau.

 

Cyflwynwyd Aelodau'r Pwyllgor i Leanne Rowlands, y Rheolwr Democrataidd a Gwasanaethau Etholiadol, sef y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd dynodedig, a'i dyletswydd yw adrodd yn flynyddol ar adnoddau'r tîm Gwasanaethau Democrataidd wrth gefnogi'r Cynghorwyr.

 

Cafodd yr aelodau eu cynghori mewn adroddiadau blynyddol blaenorol, bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn fwrdd amhleidiol sy'n edrych i swyddogaethau'r cyngor ac nid yw'n gyfarfod gwleidyddol ar y cyfan. Soniwyd nad pwyllgor gwneud penderfyniadau mohono, ond er hynny gall yr Aelodau wneud argymhellion i'r cyngor llawn ar y cyfansoddiad ac i wella strwythur llywodraethu corfforaethol y cyngor.

Croesawodd y swyddogion gwestiynau gan y Pwyllgor.

 

Cododd y Pwyllgor y pwyntiau canlynol:

 

·         Holodd y Cynghorydd Spencer a fyddai mwy o ddyddiadau cyfarfod ad-hoc.

 

Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaeth bod disgwyl i'r pwyllgor gyfarfod bob chwarter ond y gallai drefnu mwy o gyfarfodydd i mewn os daw gwaith aml i mewn i'r pwyllgor adolygu.

 

·         Cafodd pwyllgor ei gynghori y gallent hefyd gytuno ar amlder ac amseru'r cyfarfodydd.

 

Parhaodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau i roi trosolwg byr o weddill yr adroddiad gan gwmpasu'r hyn fyddai ar yr agenda yn y blaenraglen waith.  Amlygodd y Prif Swyddog fod y swyddogion wedi mynd â nifer o adroddiadau i Gyfarfod Cyffredinol Blynyddol y Cyngor llawn ym mis Mai 2022 i’w mabwysiadu i adlewyrchu gofynion Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021; Mae hyn yn cynnwys cyfarfodydd hybrid, y strategaeth cyfranogi a hefyd y cynllun deisebau newydd i'r cyngor. Eglurwyd ei bod yn ofynnol i'r Pwyllgor fonitro effeithiolrwydd y polisïau hyn, a chadw pob un o'r rhain dan adolygiad a gallant ddewis pryd i dderbyn yr adroddiadau monitro hyn.

 

Gan mai newydd gael eu cyflwyno fel polisïau oedd y cynllun deisebau a'r cyfarfodydd hybrid, argymhellodd Pennaeth y Gyfraith a Safonau y dylai'r Pwyllgor ohirio monitro'r polisïau hyn tan yn ddiweddarach yn y flwyddyn, os hoffai hynny. Amlygwyd bod gan y strategaeth cyfranogiad ac ymgysylltu nifer o amcanion y gellid eu cyflwyno yn yr agenda os hoffai'r Aelodau drafod y rhai mewn cyfarfodydd yn y dyfodol.

 

Ar gyfer cyfarfod mis Medi, cynghorwyd yr Aelodau fod gofyniad cyfreithiol mewn deddfwriaeth i lunio canllaw yn y cyfansoddiad i'r broses o wneud penderfyniadau.  Bwriad y swyddogion yw gwneud y drefn yn haws i'w deall a byddant yn edrych i gyflwyno ar hynny i'r Aelodau yn y cyfarfod nesaf.

 

Ymhellach i'r drafodaeth, nododd y Swyddog Arweiniol i'r Pwyllgor mai'r eitem agenda arall ar gyfer y cyfarfod nesaf, yn sgil strategaeth ymgysylltu fydd y trefniant ar gyfer cyfarfodydd ward. Amlygwyd bod y rhain wedi bod i lawr i ddisgresiwn cynghorwyr y ward; gan fod gan rai ardaloedd nifer uchel o bleidleiswyr tra na fyddai eraill.  Hyd yn oed os nad yw hynny'n newid, hoffai'r cyngor edrych i sut mae'r cyfarfodydd yn cael eu cefnogi a'u strwythuro; Dywedodd y swyddog y byddant yn edrych i ddod ag awgrymiadau i mewn ar sut i symud y trefniadau hynny ymlaen.

 

Cytunodd y Pwyllgor ar y blaenraglen waith, fel y nodir yn yr adroddiad a chytunodd ar gyfarfod nesaf dydd Llun 12 Medi am 10am ac amseru'r cyfarfodydd.

 

 

Dogfennau ategol: