Agenda and minutes

1.1  Y Cynghorydd Cocks.

2.1  Dim i'w datgan.

3.1  Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 23 Tachwedd 2023 yn amodol ar y canlynol:

3.2  Eitemau 8 a 9:  Roedd Dr Barry yn dymuno cofnodi'r hyn a roddodd y Cyfarwyddwr Strategol Gwasanaethau Cymdeithasol fel diweddariad, a ddylai fod yn gofnod cyhoeddus.

3.3  Roedd y Cyfarwyddwr Strategol ar gyfer Trawsnewid a Chorfforaethol wedi darllen y diweddariad ar ran Cyfarwyddwr Strategol y Gwasanaethau Cymdeithasol ac roedd y cyfarfod llawn wedi'i recordio ac mae ar gael i'r cyhoedd ei gyrchu ar wefan y Cyngor.

4.1  Amlinellodd y Rheolwr Archwilio bwyntiau allweddol yr adroddiad a oedd yn rhedeg hyd at fis Rhagfyr 2023.

4.2  Yr heriau a wynebwyd oedd gyda staffio. Roedd Prif Archwilydd hirsefydlog ac erbyn hyn roedd dau Archwilydd wedi ymuno yn ystod y chwech i wyth wythnos diwethaf. Roedd y broses recriwtio ar y gweill ar adeg ysgrifennu'r adroddiad, gyda bwriad i gyflogi Uwch Archwilydd ac Archwilydd arall, fodd bynnag, roedd hyn wedi bod yn aflwyddiannus; ac mae'r recriwtio wedi’i oedi am y tro.

4.3  Roedd canran y tasgau a gyflawnwyd yn is na'r targed, yn ôl y disgwyl.  Roedd 34 o adolygiadau wedi’u cwblhau ac roedd pethau'n symud ymlaen yn dda.

4.4  O ran yr atodiadau, ar adeg ysgrifennu'r adroddiad, roedd 17 o dasgau wedi'u cwblhau gyda phedwar yn y cyfnod adrodd.

4.5  Ym mhwynt 10 yr adroddiad, roedd y trefniadau sydd ar waith gyda chydweithwyr atal twyll yng Ngwasanaethau Archwilio Mewnol Partneriaeth Archwilio’r De-orllewin (PADO) i gynnal asesiad risg o dwyll, a fyddai'n cael ei gyflwyno yn ystod y 2-3 mis nesaf.

4.6  Roedd adolygiad trosolwg hefyd yn erbyn safonau archwilio mewnol y sector cyhoeddus, byddai hyn yn cael ei gynnal yn chwarter un 24/25 o fewn yr amserlen ar gyfer cydymffurfio.

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

4.7  Cyfeiriodd Mr Reed at dîm atal twyll PADO a gofynnodd a fyddai'r canlyniadau'n cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Gorffennaf eleni. Dywedodd y Rheolwr Archwilio y byddai hynny yn digwydd. 

4.8  Nododd Mr Reed hefyd nad oedd unrhyw hyfforddiant ariannol wedi'i gwblhau a gofynnodd a oedd risg i'r sefydliad a beth oedd y camau lliniaru a oedd yn cael eu cymryd. Dywedodd y Rheolwr Archwilio fod sesiwn hyfforddiant loywi wedi’i chynnal ym mis Ionawr, i wneud iawn am y cyfnod a gollwyd, gyda 40 aelod o staff yn mynychu yn hytrach na'r ffigwr arferol o tua 10 aelod o staff.

4.9  Cyfeiriodd Mr Reed at dudalen 18, Atodiad B gan gyfeirio at sylwadau'r Rheolwyr Archwilio ym mharagraff 4.4 a gofynnodd a fyddai'n bosibl cael cipolwg ar sut brofiad oedd hi 12 mis yn ôl i ddangos y cyfeiriad teithio.  Cytunodd y Rheolwr Archwilio i ddarparu hyn.

4.10    Cyfeiriodd Dr Barry at bwynt Mr Reed yngl?n â risg a nododd fod 32% o'r cynllun wedi'i gyflawni hyd yma. Gofynnodd Dr Barry o ran cynnydd y tîm erbyn 31 Mawrth ac a oedd hynny'n peri risg i'r awdurdod. Dywedodd y Rheolwr Archwilio er bod 17 o'r 48 tasgau barn wedi’u cwblhau erbyn ysgrifennu'r adroddiad, dywedodd y Rheolwr Archwilio ei fod yn hyderus y byddai hyn yn newid i 36 erbyn diwedd y flwyddyn. O ran risg, roedd wedi lliniaru yn erbyn unrhyw faterion sylweddol, fel cyflwyno'r sesiwn hyfforddiant cyllid loywi ac roedd y Rheolwr Archwilio yn gyfforddus gyda swm yr hyfforddiant y disgwyliwyd iddo gael ei gwblhau erbyn diwedd mis Mawrth. Byddai unrhyw beth nad oedd y tîm yn gallu ei gyflawni yn cael ei gario drosodd i gynllun y flwyddyn nesaf.

4.11    Ychwanegodd y Cadeirydd ei fod yn welliant o  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

5.1   Roedd yr eitem hon yn dilyn hyfforddiant ar drefniadau risg i aelodau'r pwyllgor, cyn y Pwyllgor ffurfiol. Roedd hon yn sesiwn hyfforddiant bwysig i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac yn rhoi sicrwydd i Archwilio Cymru.  Roedd yr holl aelodau o’r pwyllgor yn y cyfarfod heddiw hefyd wedi mynd i’r hyfforddiant uchod.

5.2   Cyflwynodd y Rheolwr Trawsnewid a Gwybodaeth yr eitem a diolchodd i'r pwyllgor am fynd i’r sesiwn hyfforddiant cyn i gyfarfod y pwyllgor gael ei gynnal.

5.3   Mae Cyngor Dinas Casnewydd yn gyfrifol am ddarparu llu o wahanol wasanaethau a gweithgareddau trwy ei ddyletswyddau statudol ac anstatudol. Mae'r Cyngor yn wynebu llawer o gyfleoedd, heriau a risgiau cymhleth ac eang a allai ei atal rhag darparu'r gwasanaethau hyn yn effeithiol. Gosododd Cynllun Corfforaethol 2022-27 y Cyngor 4 Amcan Lles ac er mwyn cyflawni yn erbyn y rhain, mae angen i'r Cyngor a'i wasanaethau gymryd cyfleoedd a risgiau a reolir yn dda wrth wneud penderfyniadau.

5.4   Rhoddodd y Polisi Rheoli Risg (PRhR) drafft drosolwg o drefniadau rheoli risg y Cyngor a hefyd ei ddatganiad parodrwydd i dderbyn risg ar sut roedd y Cyngor yn rheoli'r cyfleoedd a'r risgiau drwy gydol y broses o gyflawni'r Cynllun Corfforaethol hwn. Datblygwyd y PRhR mewn ymgynghoriad â'r Cabinet, y gr?p uwch swyddogion a gwasanaethau eraill sy'n gysylltiedig â risg fel Iechyd a Diogelwch, Yswiriant ac Argyfyngau Sifil.

5.5   Tynnodd y Rheolwr Perfformiad a Rhaglen sylw at y ffaith i'r PRhR gael ei ddatblygu gyda'r Cabinet a'r Uwch Dîm Arwain a chynhaliodd weithdy ym mis Hydref 2023 i drafod a deall lefelau parodrwydd i dderbyn risg. Wrth ddatblygu'r polisi hwn, edrychodd y tîm y tu allan i'r sefydliad i weld arfer gorau, dyna pam y cyfeiriwyd at Lyfr Oren Llywodraeth y DU ar gyfer Rheoli Risg. Cyfeiriodd y Rheolwr Perfformiad a Rhaglen at dudalen 48 a oedd yn dangos y pum lefel o barodrwydd i dderbyn risg, o fewn y datganiad, yn amrywio o "anffafriol" i "frwd", gyda disgrifiad o bob lefel. Roedd y datganiad parodrwydd i dderbyn risg cyffredinol yn ymwneud â gosod diwylliant y sefydliad ar sut yr oeddem yn rheoli risg a sut i reoli cyfleoedd a oedd yn dod i’r amlwg, a sut yr oeddem yn darparu gwasanaethau a gwell gwasanaethau i gymunedau. Byddai swyddogion a'r Cabinet yn gwneud gwahanol lefelau o benderfyniadau, yn seiliedig ar dystiolaeth a data i edrych ar sut i dderbyn y risg. Bwriad y dull gweithredu newydd hwn oedd gosod lefel o ddealltwriaeth i'r sefydliad a galluogi uwch swyddogion i wneud penderfyniadau strategol, tactegol neu weithredol.

5.6   Byddai'r fersiwn derfynol yn cael ei chyflwyno i'r bwrdd gweithredol, gydag adborth y Pwyllgor, a’r bwriad oedd cyflwyno’r polisi i'r Cabinet ym mis Mawrth. Yn dilyn cymeradwyaeth, byddai rhaglen ymgysylltu â gwasanaethau yn cael ei chynnal i lywio a chyfleu'r polisi newydd a rhoi hyfforddiant.

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

5.7   Roedd Dr Barry o'r farn bod y polisi yn ddogfen dda a chyfeiriodd at yr Asesiad o’r Effaith ar Degwch a Chydraddoldeb (AEDCh)  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

6.1  Rhoddodd y Rheolwr Perfformiad a Rhaglen y wybodaeth ddiweddaraf am y gweithgarwch rheoleiddio. Mae tri rheolydd allanol: Archwilio Cymru, Arolygiaeth Gofal Cymru, ac Estyn. Mae pob corff yn gyfrifol am roi sicrwydd bod y Cyngor yn cyflawni ei ddyletswyddau statudol ac yn rhoi gwerth i'r cyhoedd. Roedd yr adroddiad hwn yn ymdrin â'r adroddiadau / arolygiadau rheoleiddiol a gwblhawyd gan bob corff rhwng mis Ebrill 2023 a mis Rhagfyr 2023 gan gynnwys crynodeb o ymateb y Cyngor (lle bo hynny'n berthnasol), ac unrhyw gamau ychwanegol y mae'r Cyngor yn eu cymryd i ymateb i'r argymhellion.

Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys diweddariad ar unrhyw gamau gweithredu a oedd ar y gweill o'r adroddiad blaenorol i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Roedd pedwar adroddiad thematig cenedlaethol wedi’u cyhoeddi gan Archwilio Cymru a dau adroddiad lleol.

Roedd Arolygiaeth Gofal Cymru wedi cyflwyno dau adroddiad cenedlaethol ac un arolygiad o ddarpariaeth breswyl i oedolion. Cynhaliodd Estyn chwe arolygiad ysgol a phum adolygiad thematig cenedlaethol.

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

6.2  Nododd Dr Barry nad oedd 29% o aelodau etholedig wedi mynd i’r hyfforddiant; gofynnodd Dr Barry sut y byddai hyn yn cael sylw a beth oedd yn cael ei drafod yn yr hyfforddiant.  Gofynnodd Mr Reed hefyd pa gamau a fyddai'n cael eu cymryd mewn perthynas â pheidio â mynd i’r hyfforddiant, a gofynnodd a oes angen adborth ar y Pwyllgor o ran enwau'r rhai nad oeddent yn mynd iddo.

6.3  Ychwanegodd Dr Barry nad oedd profi cynlluniau parhad busnes wedi'i gynnwys yn yr adroddiad, a bod hyn yn ofyniad. 

6.4  Cyfeiriodd Dr Barry at fater cymhwysedd cofrestru rheoli adeiladau, a oedd angen cwblhau hyn erbyn 1 Ebrill gyda naw mis i gwblhau cynllun gweithredu, roedd hyn yn amser hir a gofynnodd a ellid ei gwblhau o fewn mis neu ddau.

6.5  Cyfeiriodd Dr Barry at dri adroddiad thema cenedlaethol, gydag 11 o argymhellion i gyd, ond nid oedd yn glir pa adroddiadau yr oedd yr argymhellion hyn yn cyfeirio atynt, felly gallai hyn fod yn gliriach.

6.6  Roedd Dr Barry o'r farn y dylid dwyn rhestr wirio hunan-arfarnu'r Fenter Twyll Genedlaethol ymlaen.

6.7  Ymatebodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid i ymholiadau Dr Barry a Mr Reed ar hyfforddiant seiber.  Cafodd pob cynghorydd hyfforddiant cyn y gallai gael mynediad i'r system ar ddechrau ei dymor, er i Archwilio Cymru gyfeirio at ddarpariaeth hyfforddiant seibr ychwanegol.  Ers i hyn gael ei adrodd ddiwethaf i'r Pwyllgor, roedd y nifer yn mynd i’r hyfforddiant wedi cynyddu, a chafodd hyn ei ategu hefyd gyda hyfforddiant ar-lein. Roedd hon yn sesiwn ryngweithiol ar-lein, gyda chydweithwyr yn rhedeg trwy bob agwedd ar ddiogelu data, rheoli gwybodaeth a diogelwch gan gynnwys seiber-reolaeth.  Byddai mynd i’r hyfforddiant yn parhau i gael ei annog a'i hyrwyddo.

6.8  Cyfeiriodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid at brofi parhad busnes, nid oedd hyn yn bodloni'r rheolaeth a osodwyd gan Archwilio Cymru ond roedd yn cael ei adolygu ac felly byddai profi’n cael ei gwblhau’n ddiweddarach. Nododd sylwadau'r Pwyllgor a byddai’n rhoi adborth i'r  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

7.1  Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol y pwyntiau allweddol yn yr adroddiad i'r Pwyllgor. Roedd y rhaglen bresennol yn rhedeg rhwng 2023/24 a 2027/28. Yn unol â'r dull rheoli rhaglen dreigl, roedd iteriad nesaf y rhaglen bum mlynedd yn rhedeg rhwng 2024/25 a 2028/29. Roedd iteriad nesaf y rhaglen yn cynnwys dyraniadau rheolaidd blynyddol yn bennaf a nifer o gynlluniau parhaus o'r rhaglen bresennol.

7.2  Roedd yr adroddiad yn cynnwys y Strategaeth Gyfalaf a’r Strategaeth Rheoli Trysorlys ill dau a (i) gadarnhaodd y Rhaglen Gyfalaf fel rhan o'r Strategaeth Gyfalaf a’r (ii) terfynau benthyca amrywiol a’r dangosyddion eraill a oedd yn llywodraethu’r gwaith o reoli gweithgareddau benthyca a buddsoddi’r Cyngor, fel rhan o’r Strategaeth Rheoli Trysorlys.

7.3  Cyfeiriodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol at gwestiynau a gynhwyswyd yn yr adroddiad a oedd yn bwyntiau i'w hystyried gan y Pwyllgor fel y nodwyd ym mharagraff 8.

7.5  Roedd trefniadau llywodraethu hefyd wedi'u cryfhau o ran y rhaglen gyfalaf, gan gyflwyno gr?p sicrwydd cyfalaf o uwch swyddogion eleni i fonitro'r rhaglen gyfalaf a'r prosiectau parhaus.

7.6  Bydd safon gyfrifyddu newydd yn cael ei mabwysiadu o 1 Ebrill 2024 sy'n ei gwneud yn ofynnol i Awdurdodau Lleol drin trefniadau prydles fel gwariant cyfalaf yn hytrach na refeniw, a fydd yn caniatáu ar gyfer gwerth cyfalaf taliadau prydles nad ydynt wedi'u gwneud eto.

7.7     Mae'r Strategaeth Gyfalaf hefyd yn nodi'r cyd-destun hirdymor (10 mlynedd) y gwneir penderfyniadau cyfalaf ynddo. Mae'n dangos bod dull y Cyngor o wneud penderfyniadau cyfalaf a buddsoddi yn unol ag amcanion gwasanaeth, tra'n ystyried risg, gwobr ac effaith. Mae hefyd yn dangos bod y penderfyniadau hyn yn cael eu gwneud wrth roi sylw priodol i stiwardiaeth cyllid cyhoeddus, gwerth am arian, doethineb, cynaliadwyedd a fforddiadwyedd.

7.7     Rhoddodd y graff meincnod atebolrwydd a gynhwyswyd yn yr adroddiad argraff hirdymor ar ble roedd benthyca mewnol hirdymor yn mynd a dangosodd fod angen benthyca mwy a thros y 12-18 mis nesaf, roedd angen ailgyllido sylweddol.

7.8     Roedd adolygiad Crynodeb Pennaeth Cyllid hefyd o fewn yr adroddiad.

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

7.9  Nododd y Cadeirydd fod y Strategaeth Gyfalaf yn bodloni'r gofyniad i sicrhau'r pwyllgor. 

7.10   Cyfeiriodd y Cadeirydd at fenthyciadau y byddai angen eu hadnewyddu’n fuan, a gofynnodd a oedd tebygolrwydd y byddai hyn ar sail byrdymor neu a oedd cyfradd well ar gyfer benthyca hirdymor. Dywedodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol mai dim ond ar gyfer angen byrdymor y byddai benthyca byrdymor yn cael ei ystyried, a bod bwriad i ddisodli ar sail hirdymor ac ymgynghori ag ymgynghorwyr ar ble y gallai cyfraddau llog fod yn mynd.

7.11   Roedd Mr Reed o'r farn bod hwn yn adroddiad da, a rhoddodd hyder iddo fel un o drigolion Casnewydd ei fod yn cael ei redeg yn dda ac yn cael ei ystyried yn dda.

Argymhelliad: 

Gofynnwyd i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio:

§  Wneud sylw ar y Strategaeth Gyfalaf (Atodiad 2), gan gynnwys y Rhaglen Gyfalaf ddrafft (a ddangoswyd ar wahân yn Atodiad 1) a'r gofynion/terfynau benthyca a oedd eu hangen i gyflawni'r rhaglen  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

8.1  Cyfeiriodd y Rheolwr Gwasanaeth – Gweithrediadau at y cynllun gweithredu oedd ynghlwm a dywedodd wrth y pwyllgor fod pob cam gweithredu wedi'i gwblhau. Y prif bwynt i'w rannu gyda'r pwyllgor oedd bod un o'r camau gweithredu a nodwyd wedi'i nodi dan risg ganolig, sef datblygu strategaeth Rhianta Corfforaethol, ac roedd y gwaith hwn yn y broses o gael ei gwblhau. Yn anffodus, roedd oedi oherwydd amgylchiadau personol ond erbyn hyn roedd cynrychiolydd gr?p wedi cymryd yr awenau ac roedd wrthi'n ymgynghori â phlant a phobl ifanc i gwblhau'r gwaith hwn.

Sylwadau'r Pwyllgor:

8.3  Gofynnodd Mr Reed a ellid rhifo paragraffau yn hytrach na defnyddio pwyntiau bwled, gan bod rhifau’n haws eu dilyn.

8.7  Gofynnodd y Cadeirydd a fyddai arolygiad dilynol yn cael ei gynnal. Dywedodd y Rheolwr Archwilio y byddai'r ddwy eitem dan y Gwasanaethau Cymdeithasol yn cael eu hychwanegu at y cynllun ar gyfer ailystyried a'u cyflwyno yn ôl i'r Pwyllgor. Awgrymodd y Cadeirydd fod y Cyfarwyddwr Strategol a'r Rheolwr Archwilio yn cyfarfod i drafod amserlen addas ac felly roedd o’r farn y dylai hyn gael ei adlewyrchu yn yr argymhellion.

Argymhelliad: 

§  Ystyriodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gynnwys yr adroddiad ar y gweithgarwch rheoleiddiol a gwblhawyd, ac roedd o’r farn bod y Cyngor yn cymryd y camau angenrheidiol i ymateb i argymhellion. 

§  Byddai Archwilio Mewnol yn paratoi adroddiad diweddaru ar gyfer y Pwyllgor, dyddiad i'w gadarnhau.

9.1  Dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth – Timau Plant wrth y pwyllgor fod proses newydd wedi’i gweithredu, gyda mapiau prosesau ar waith i gefnogi hyn. Roedd Polisi Mabwysiadu Cymru Gyfan, ac ystyriwyd y lwfansau mabwysiadu dan y Polisi Cyllid Plant.  Mae adnoddau newydd ar waith gyda staff yn cynnal adolygiad o'r lwfansau mabwysiadu. Cynhelir hyn bob blwyddyn, ym mis Mehefin, felly byddai'n amserol i Archwilio Mewnol gynnal ailasesiad pellach ar ôl i hyn ddod i ben.

9.4  Cytunodd y Cadeirydd y dylid cyflwyno adroddiad llawn i'r pwyllgor erbyn mis Medi 2024.

Sylwadau Aelodau'r Pwyllgor:

9.6     Awgrymodd Dr Barry y dylid cynnwys gwybodaeth ychwanegol dan 'wedi cwblhau' i roi'r lefel o sicrwydd yr oedd y Pwyllgor yn chwilio amdano.  

9.7     Cyfeiriodd Dr Barry hefyd at bwynt 206, nid oedd y cynnydd yn ymddangos yn uniongyrchol wrth ymyl y gwendidau a nodwyd.

9.8     Roedd Dr Barry o’r farn bod y materion hyn yn codi oherwydd diffyg prosesau a rheolaeth ar y prosesau, a cheisiodd sicrwydd bod y rheolwyr yn cynnig arweiniad ac yn goruchwylio’r gwaith a oedd yn cael ei wneud.

9.9     Dywedodd y Cadeirydd fod y Rheolwr Archwilio yn mynd i’r afael â hyn ac yn sicrhau bod y prosesau hyn ar waith a bod pobl yn atebol ac yn gyfrifol am y gwasanaethau yr oeddent yn eu darparu. 

Argymhelliad: 

§  Ystyriodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gynnwys yr adroddiad hwn ar y gweithgarwch rheoleiddiol a gwblhawyd, ac roedd o’r farn bod y Cyngor yn cymryd y camau angenrheidiol i ymateb i argymhellion. 

§  Byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod ym mis Medi neu fel y cytunwyd gan y Cyfarwyddwr Strategol a'r Rheolwr Archwilio.

1.1.     Diben y flaenraglen waith yw helpu i sicrhau bod yr Aelodau’n drefnus ac yn canolbwyntio ar gynnal ymholiadau drwy swyddogaeth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Cyflwynodd yr adroddiad y rhaglen waith bresennol i'r Pwyllgor er gwybodaeth a manylodd ar yr eitemau sydd i'w hystyried yn nau gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

1.2.     Gofynnwyd i'r adolygiad seiber gael ei ychwanegu fel trafodaeth Rhan 2 mewn cyfarfod dilynol.

1.3.     Gofynnodd Arweinydd Cwynion Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i siarad â'r Pwyllgor. Byddai'r cyfarfod hwn yn cael ei gynnal cyn y cyfarfod nesaf ar 28 Mawrth, am 4pm.

Argymhelliad: 

Bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi'r Rhaglen Waith yn amodol ar yr uchod.

Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 28 Mawrth 2024.