Agenda and minutes

Datganodd y Cynghorydd Kate Thomas ddiddordeb yn eitem 3, Adolygiad Ymwneud Cyhoeddus, fel gweithiwr i GAVO.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20/09/2018 fel rhai cywir.

Yn bresennol:

•             Rhys Cornwall – Pennaeth Pobl a Newid Busnes

•             Tracey McKim – Rheolwr Polisi Partneriaeth ac Ymwneud

Cyflwynodd y Pennaeth Pobl a Newid drosolwg cryno i’r Pwyllgor, ac amlygodd y meysydd allweddol i’w hystyried.

Gofynnodd yr Aelodau y canlynol:

•             Gofynnodd yr Aelodau am yr agwedd tymor byr a hir at Ymwneud Cyhoeddus, gan bwysleisio’r angen i fod yn rhagweithiol yn hytrach nag adweithio fel Cyngor. Esboniodd y Swyddog fod dadansoddiad SWOT wedi ei gynnal gyda grwpiau y tu allan i’r Cyngor a chyda rhanddeiliaid i ganfod pa gyfleusterau oedd gan Gasnewydd ar hyn o bryd. Gallai dulliau eraill o ymwneud fod yn annibynadwy, ond serch hynny, yr oedd gan Gasnewydd Bus WIFI oedd yn cyrraedd tua 8000 o ddinasyddion, a bu arolwg ar-lein. Yr oedd yn rhaid i’r Awdurdod fod yn fwy craff gyda’r cwestiynau oed dyn cael eu gofyn er mwyn gwneud yn si?r nad oedd yn gorgyffwrdd a’r hyn oedd yn cael ei ofyn, a bod y data a gasglwyd yn cael ei ddefnyddio yn effeithiol a’i ail-ddefnyddio at ddibenion priodol. Yr oedd y dyletswyddau statudol ar gyrff cyhoeddus dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (DLlCD) yn golygu bod rheidrwydd statudol bellach i weithio yn unol â’r 5 ffordd o weithio o fewn y Ddeddf, gan gynnwys dwyn dinasyddion i mewn i wneud penderfyniadau. Yr oedd yr ansicrwydd ynghylch y Gyllideb a Brexit yn cael effaith ar allu’r Cyngor i wneud hyn ac yr oedd yn creu rhwystrau i’r Awdurdod.

•             Trafodwyd cylch y Gyllideb Flynyddol, ac ategodd yr Aelodau eu sylwadau blaenorol fod angen i’r broses ddechrau’n gynnar fel bod modd ymgynghori yn ystyrlon ar y gyllideb. Sylwodd y Swyddogion fod amserlenni proses y gyllideb yn cael eu gosod gan y Cynulliad Cenedlaethol pan fyddant yn rhyddhau’r setliad, a bod datblygu ac ymwneud â chynigion y gyllideb yn fater i’r Cabinet benderfynu.

•             Pan ofynnwyd am ddulliau ymwneud, esboniodd y Swyddog fod gan yr Awdurdod ar hyn o bryd Gr?p Ymwneud oedd wedi hen sefydlu ac a oedd yn cynnwys yr Heddlu, Iechyd a Thai, a’u bod yn aml yn gallu cydweithio gyda mudiadau eraill fel Cartrefi Dinas Casnewydd, gan dderbyn adborth a barn gan drigolion, ond fod angen mwy o waith at y dyfodol i rannu gwybodaeth.

•             Trafododd yr Aelodau sut i dargedu grwpiau anodd i’w cyrraedd, yn enwedig er mwyn adlewyrchu cymuned amrywiol Casnewydd, a beth oedd yr awdurdod yn wneud i wella hyn a rhoi grym i ddinasyddion o ran gwneud penderfyniadau. Atebodd y Swyddogion gan esbonio’r ffyrdd yr oedd yr Awdurdod yn grymuso dinasyddion Casnewydd:- Arolygon Arlein, Panel Dinasyddion, Digwyddiadau, Cyfarfodydd Ward, a Phanel Ieuenctid, lle mae pobl ifanc yn cynllunio 100% o’r prosiect. Esiampl o hyn oedd Rhodfa St Pauls.

•             Trafododd yr Aelodau arferion da am sut yr oedd y Cyngor yn sicrhau cysondeb yn y modd yr oedd yn ymwneud a’r cyhoedd. Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod y Cyngor wedi cynnig hyfforddiant am degwch i’r holl staff gan gynnwys yr uwch-reolwyr, a’u bod  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

Yn bresennol:

•             Rhys Cornwall – Pennaeth Pobl a Newid Busnes

4            Rhoddodd y Pennaeth Pobl a Newid Busnes drosolwg cryno i’r Pwyllgor ac amlygodd y meysydd allweddol i’w hystyried. Yr oedd hyn yn cynnwys cwblhau’r 6^ed Adroddiad Blynyddol Gwybodaeth am Risgiau. Nid oedd yr adroddiad hwn yn ofyniad statudol, ond yr oedd yn arfer da o ran atebolrwydd i sicrhau bod gan yr Awdurdod sicrwydd am y data a’i fod yn cael ei reoli ledled yr Awdurdod.

Gofynnodd yr Aelodau y canlynol:

•             Holodd yr Aelodau beth oedd yr Awdurdod yn wneud yn y tymor hir i gadw’n gyfoes â datblygiadau newydd a thueddiadau fyddai’n effeithio ar ddiogelwch gwybodaeth. Esboniodd y Swyddog fod y Ddeddf Diogelu Data Newydd yn dod i rym eleni. Mae’r Cyngor yn dal data sensitif iawn, ac yr oedd yr Awdurdod yn dal a rheoli’r data hwnnw yn effeithiol. Esboniodd y Swyddogion nad oedd y rheoliadau newydd yn wahanol iawn i’r hyn oedd yn bodoli eisoes a bod hyn yn unol â’r ffordd yr oedd y Cyngor yn gweithredu.

•             Dywedoddyr Aelodau mai Casnewydd oedd yr Awdurdod cyntaf i roi cyfrifiaduron i’w Aelodau, ac yn fwy diweddar, cymerodd yr Aelodau ran mewn arolwg am ddefnyddio cyfrifiaduron tabled, a’u bod yn teimlo bod hyn yn gam cadarnhaol. Esboniodd y Swyddog gefndir hyn; yr oedd cynllun blaenorol yn caniatáu i Aelodau ddewis defnyddio eu dyfeisiadau eu hunain a defnyddio hyn gyda system y Cyngor. Fodd bynnag, ar y pryd, tybiwyd fod hyn yn risg i ddiogelwch, ac yr oedd y Cyngor ar hyn o bryd yn edrych ar ddewisiadau eraill, megis cyfrifiaduron tabled i’r Aelodau. Mantais hyn oedd fod y cyfrifiadur wedi ei gysylltu â rhwydwaith diogel, fod y data wedi’i amgryptio, ac y gellid ei ddileu petai’r ddyfais yn cael ei dwyn. Mantais arall oedd ei fod yn fwy cynaliadwy gan y byddai’n lleihau’r angen am gopïau papur. Nid oedd cost i brynu’r tabledi gan y cafwyd cyllid o gronfa technoleg oedd ar gael trwy ail-drafod contract, a chost fechan oedd i’r ddarpariaeth 4G.

Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am fod yn bresennol, ac am eu hadroddiad manwl a chynhwysfawr.

Atgoffwyd y Pwyllgor fod hyfforddiant ar ddiogelwch gwybodaeth yn cael ei ddarparu i

Aelodau dros yr wythnosau nesaf, i roi’r wybodaeth ddiweddaraf iddynt am eu hoblygiadau dan Reoliadau Cyffredinol Diogelu Data. Anogir Aelodau i fynychu’r sesiwn, a bydd nodyn atgoffa yn cael ei anfon atynt.

Casgliad

Canmolodd y Pwyllgor y Swyddogion am adroddiad cynhwysfawr, ac am roi sicrwydd i’r Pwyllgor fod data yn cael ei reoli yn y Cyngor.

a)      Forward Work Programme Update (Appendix 1)

b)      Actions Arising (Appendix 2)

c)      Scrutiny letters and response (Appendix 3)

Yn bresennol:

•             Elizabeth Blayney - Rheolwr Craffu a Llywodraethiant

            a)     Cyfoesiad am y Blaen-Raglen Waith

Cyflwynoddyr Ymgynghorydd Craffu’r Blaen-Raglen Waith, a hysbysu’r Pwyllgor am y pynciau oedd i’w trafod yn nau gyfarfod nesaf y pwyllgor:

31 Ionawr 2019, yr eitemau ar yr agenda;

                           Drafft o gynigion y Gyllideb 2019/20

7 Mawrth 2019, yr eitem ar yr agenda;   AdroddiadDiogelu Corfforaethol;   Strategaeth Rheoli Perfformiad.

Dywedwydwrth y Pwyllgor, yn dilyn eu cais i wahodd yr Arweinydd pan geir yr argymhellion am fonitro’r Cynllun Corfforaethol, fod cyfarfod ychwanegol wedi ei drefnu ar gyfer 10am ar ddydd Iau 20 Rhagfyr. Cadarnhaodd yr Arweinydd a’r Prif Weithredwr y byddant yn bresennol yn y cyfarfod hwn.

b)         Camauyn Codi

Nododd y Pwyllgor y daflen weithredu a ddarparwyd o’r cyfarfod diwethaf, a gofyn am gyfoesiad am sut y byddid yn adrodd yn ôl am yr argymhellion i’r Pwyllgor ynghylch Adroddiad Swyddog Archwilio Cymru. Dywedodd y Rheolwr Craffu a Llywodraethiant y byddid yna drodd am sylwadau’r Pwyllgor fel rhan o’r cyfoesiad ar yr adroddiad Craffu blynyddol y flwyddyn nesaf.

c)         AdroddiadauGwybodaeth

Nid oedd adroddiadau gwybodaeth.

d)         LlythyronCraffu

Nododd y Pwyllgor y llythyr a atodwyd gan yr Arweinydd mewn ymateb i sylwadau’r Pwyllgor. Dywedodd y Pwyllgor fod yr ymateb yn fuddiol, a’u bod yn croesawu’r agwedd newydd a gymerir gyda’r Llythyron Craffu i hwyluso adborth gan y Cabinet am sylwadau ac argymhellion y Pwyllgor Craffu.