Agenda and minutes

Dim

Cofnodion wedi eu cynnal yn gofnod gwir a chywir.

Codwyd y materion canlynol gan aelodau yn y cofnodion ac yn y daflen camau gweithredu ddilynol;

-           Ni chafodd yr argymhellion a’r camau gweithredu o’r cyfarfod blaenorol eu cynnwys yn y daflen camau gweithredu bresennol.

-           Gofynnodd aelodau pam nad oedd newidiadau a argymhellwyd ganddynt ac a gytunwyd ar lafar gan Swyddogion yn ystod y cyfarfod wedi eu gweithredu cyn cyflwyno’r Adroddiad Blynyddol ar Ddiogelu Corfforaethol i’r Cabinet.

-           Nid oedd y Pwyllgor wedi cael y wybodaeth ychwanegol y gofynnwyd amdani yn y cyfarfod blaenorol eto.

Dywedodd y Cynghorwr Craffu wrth y Pwyllgor y gwneid cais am y wybodaeth ychwanegol oddi wrth y Swyddogion a byddai’r camau gweithredu sy’n weddill yn cael eu hychwanegu at i Daflen Camau Gweithredu.

Yn bresennol;

-           Meirion Rushworth - Pennaeth Cyllid

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid y ddau adroddiad gwybodaeth a ddarperir mewn ymateb i’r camau gweithredu i’w cyflawni o’r Cyfarfod y Pwyllgor Rheoli Trosolwg a Chraffu ar 31 Ionawr 2019. Rhoddodd y cyntaf o’r ddau adroddiad ddiweddariad i’r Pwyllgor ar yr Ymrwymiadau Cynllun Corfforaethol a’u heffaith ariannol ar y gyllideb. Esboniodd wedyn y Pennaeth Cyllid Broses Gyllidebu’r Cyngor a gaiff ei defnyddio ar gyfer y flwyddyn 2019/2020.

Gofynnodd y Pwyllgor y cwestiynau canlynol;

-           Atgoffodd y Pwyllgor i’r Swyddog eu bod wedi argymell yn y gorffennol i’r Cyngor ystyried cynllunio ariannol dros y tymor canolig, ac i ymgynghori â’r cyhoedd ar arbedion tymor canolig yn hytrach na gwneud hyn o flwyddyn i flwyddyn ac ymgynghori ar ddiwedd mis Rhagfyr, dechrau mis Ionawr. Cytunodd y Swyddog â’r Pwyllgor gan nodi mai ei farn broffesiynol oedd y dylai’r Cyngor ceisio pennu cynlluniau arbed am y tymor hirach yn unol â’r Cynllun Ariannol Tymor Canolig, yn hytrach nag aros am setliad blynyddol Llywodraeth Cymru ac yna ymgynghori. Parhaodd y Swyddog gan ddweud bod yna fwlch y gellid rhoi Fframwaith Newid Strategol ar waith. Byddai’r Fframwaith Newid Strategol hwn yn cydlynu unrhyw gynlluniau a phrojectau lefel uchel y mae’r Cyngor yn eu cynllunio neu’n eu gweithredu.

-           Trafodwyd Chwarter Gwybodaeth Casnewydd nifer o weithiau gan y Pwyllgor. Pe byddai’r Chwarter Gwybodaeth yn cael ei ddatblygu a fyddai’r Cyngor yn gwneud buddsoddiad cyfalaf i’w gefnogi? Dywedodd y Swyddog wrth y Pwyllgor bod hyn yn faes yr oeddent yn ei ystyried ar hyn o bryd ynghyd â’i oblygiadau cyfalaf. Roedd Coleg Gwent, sefydliadau chweched dosbarth ac ysgolion u gyd wedi eu cynnwys yn y trafodaethau. Dyfynnodd y Swyddog swm o 18 miliwn a fyddai ar gael i ddatblygu’r Chwarter Gwybodaeth o’r buddsoddiad cyfalaf a bod y Cabinet yn dymuno ei ddosbarthu a’u bod yn agos at yr ateb.

-           Amlygodd Aelod y camsillafwyd ‘gwastraff’ fel ‘d?r’ yn yr Ymrwymiadau Cynllun Corfforaethol. Cytunodd y Swyddog i newid hyn gan ychwanegu bod yr ail gyfleuster ailgylchu gwastraff cartref yn agos at gael ei gwblhau diolch i gefnogaeth Llywodraeth Cymru.

-           Rhoddodd y Swyddog sicrwydd i’r Pwyllgor ei fod yn gweithio’n galed i sicrhau y byddai’r ddarpariaeth y tu allan i sir, a gostiodd £3.9 miliwn i’r Gwasanaethau plant a phobl ifanc yn 2019/2020, yn cael ei ailffrydio drwy gynyddu’r lleoedd cartref preswyl yng Nghasnewydd.

-           Gofynnodd y Pwyllgor am ragor o wybodaeth ar y prentisiaethau sydd wedi eu cynnwys yn yr adroddiad. Esboniodd y Swyddog fod y prentisiaethau hyn i gyd o fewn y Cyngor, roedd hyfforddiant am ddim ar gael iddynt drwy gyllid Llywodraeth Cymru a bod y Cyngor mewn partneriaeth ag ACT Training i ddrarau'r hyfforddiant. Y Cyngor oedd yr unig Gyngor yng Nghymru i gymryd rhan yng Nghynllun Graddedigion y Sefydliad Llywodraethu Lleol. Roedd y Cyngor hefyd yn falch o gynnig cyfle am brofiad gwaith gwerthfawr i 22 o Blant sy’n Derbyn Gofal, cafodd y bobl ifanc dâl yn uwch na’r isafswm cyflog i brentisiaid hefyd.

-  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

Yn bresennol;

-           Rhys Cornwall, Pennaeth Pobl a Newid Busnes

-           Mark Bleazard – Rheolwr Datblygu Gwybodaeth

-           Tariq Slaoui – Rheolwr Gwybodaeth

Cyflwynodd y Rheolwr Pobl a Newid mewn Busnes yr adroddiad gan esbonio nad oed hyn yn adroddiad statudol ond yn hytrach rhywbeth yr oedd y Cyngor yn ei wneud fel arfer gorau. Bob blwyddyn mae’r Cyngor yn creu’r adroddiad hwn fel gweithred tryloywder ac i fod yn agored.  Bydd risg yn bodoli yn gysylltiedig â gwybodaeth bob amser ond rydym yn ceisio lliniaru’r risgiau hynny drwy greu a gweithredu prosesau, gweithdrefnau a hyfforddi staff. Roedd yr adroddiad yn cynnwys nifer o feysydd gan gynnwys y cyflwyniad o GDPR, ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth ac roedd yn cynnwys y cyfnod hyd at 31 Mawrth 2019. 

Gofynnodd y Pwyllgor y cwestiynau canlynol;

-           A oedd achos Mynediad Diawdurdod at Ddata lle effeithiwyd ar un o’r partneriaid GRhR eraill, a fyddai ein gwybodaeth mewn peryg? Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth wrth y Pwyllgor bod holl ddata Casnewydd wedi’i wahanu o sefydliadau eraill, heb eithriadau. Mae’r data yn perthyn i’r sefydliad ac mae GRhR yn ei gynnal ar ei weinyddwyr. Gydag Office 365 efallai y byddwch yn gweld cyfeiriadau e-bost Trefynwy yn y cyfeirlyfr ond nid yw hyn yn golygu y gallant gael gafael ar ein gwybodaeth.

-           Esboniodd un o’r aelodau i’r Pwyllgor ei fod yn defnyddio ei ffôn symudol gwaith i e-bostio, ond nid oedd angen cyfrinair i’r app newydd i fynd i mewn ac a oedd hyn yn risg? Esboniodd y Swyddogion nad oedd rhai o’r cyfleusterau newydd mor ddiogel ag y gallen nhw fod a’u bod yn gweithio ar rai problemau a bygiau gyda’r caledwedd a’r meddalwedd newydd. Gwnaethant ddiolch i’r aelod am dynnu eu sylw at hyn a gofyn i siarad ag ef yn nes ymlaen i weld beth gallent ei wneud i gynyddu diogelwch ei ffôn. Esboniodd y Pennaeth Gwasanaeth bod symud i Office 365 yn ddewis rhatach i’r Cyngor ar y pryd, a olygai eu bod wedi gwneud y symud yn gynt nag yr hoffent fod wedi.

-           Tynnodd y Pwyllgor sylw’r Swyddogion at y cynnydd sylweddol mewn ceisiadau Rhyddid gwybodaeth, a’r rhesymau dros hyn. Dywedodd y Swyddogion nad oeddent yn ymwybodol bod cynnydd yn y ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth ond y gallai hyn fod o ganlyniad i bobl yn dod yn fwy ymwybodol o’r broses. Mae deg i ddeuddeg setiau o ddata ar gael ar-lein i’r cyhoedd ac mae’r Cyngor yn edrych ar gyfleoedd i gyflwyno rhagor. Roedd er budd y Cyngor gostwng nifer y ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth oherwydd yr effaith gynyddol ar adnoddau staff. Roedd y ceisiadau am ryddid gwybodaeth yn cynnwys popeth o Brexit i Grenfell. Gofynnodd y Pwyllgor p’un a oedd themâu wedi eu hadnabod a’u hychwanegu at dudalen dryloywder rhyddid gwybodaeth ac atebodd Swyddogion fod hyn yn rhywbeth y gellir ei ystyried yn y dyfodol. Esboniodd y Swyddog mai un o’r problemau oedd y gallai dinesydd ofyn cynifer o gwestiynau yr oedd yn dymuno, y byddai weithiau yn golygu bod angen i lawer  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Cyflwynodd y Swyddog Craffu a Llywodraethu yr adroddiad blynyddol ar Graffu i’r Pwyllgor, gan amlygu y prif adrannau a’u cynnwys. Gwahoddodd y Cadeirydd i’r Pwyllgor ofyn cwestiynau;

-           Gofynnodd y Pwyllgor beth a wnaed i alinio'r Rhaglen Gwaith Craffu â’r Cabinetau. Esboniodd y Swyddog ei bod yn anodd alinio’n llwyr am nifer o resymau. Roedd craffu yn faes adweithiol iawn, pan oedd yn bosib gwneud rhagor i fod yn rhagweithiol wrth ragamcan a nodi eitemau agenda craffu posibl, byddai hyn yn cynnwys rhagor o ymgysylltu gan Benaethiaid Gwasanaethau a Chyfarwyddwyr.

-           Roedd y Pwyllgor yn pryderu am  nad oedd effaith y Pwyllgor Craffu wedi ei hamlygu yn yr adroddiad a nad oedd gwerth am arian wedi ei gyflwyno i ddinasyddion Casnewydd. Esboniodd y Swyddog fod Craffu wedi cael sylwadau ar rai eitemau o’r agenda, ond os oedd y Pwyllgor yn dymuno rhagor o sylwadau gan y Cabinet neu Aelodau’r Cabinet, yna byddai angen iddynt wneud cais am hyn. Dywedodd y Swyddog hefyd fod y tîm Craffu yn gweithio ar ddull newydd o gasglu, tracio a chyflwyno argymhellion ac ymatebion perthnasol i’r Pwyllgor. 

-           Rhoddodd y Swyddog wybodaeth i’r Pwyllgor fod y cyfeiriad at ymgysylltu yn yr adroddiad yn berthnasol i Swyddogaeth craffu’r Cyngor ac nid i ymgysylltu â’r cyhoedd ar y cyfan ar draws y Cyngor. Bydd y swyddog yn newid yr adroddiad i egluro’r adran ymgysylltu hon.

-           Eglurodd y Swyddog ei bod yn anodd mesur pa effaith a wnaed gan y Pwyllgor wrth graffu ar eitemau penodol megis Gorchymyn Diogelu Mannau Cyhoeddus Canol y Ddinas a Gorfodi Parcio Sifil, oherwydd y penderfyniadau a wneir yn ystod cyfarfodydd y Cyngor, ond gallia’r adroddiad gynnwys argymhellion a sylwadau’r Pwyllgor a wnaed tuag at yr holl eitemau agenda blaenorol ond byddai angen llawer o adnoddau am hyn gan wneud yr adroddiad terfynol yn hynod swmpus.

-           Gofynnodd y Pwyllgor a ellid cynnwys rhagor o wybodaeth am graffu ar y fargen ddinesig ranbarthol. Dywedodd y Swyddog wrth y Pwyllgor nad oedd hyn yn briodol oherwydd bod Craffu yn annibynnol ar y swyddogaeth graffu sydd gan y Cyngor. Cadeirydd y pwyllgor Partneriaeth PSC yw cynrychiolydd y Cyngor ar y pwyllgor craffu ar gyfer y fargen ddinesig ranbarthol. Mae Cadeirydd y Pwyllgor yn adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Partneriaeth ar ôl craffu ar y fargen ddinesig. Os oes diddordeb gan unrhyw aelod mewn craffu ar y fargen ddinesig ranbarthol gallent edrych ar gofnodion y Pwyllgor Partneriaeth.

Casgliadau

Gwnaeth y Pwyllgor y sylwadau a’r argymhellion canlynol yn ymwneud â’r Adroddiad Craffu Blynyddol;

-       Argymhellodd y Pwyllgor fod angen gwneud rhagor i dracio effaith casgliadau'r Pwyllgor a bod angen creu mecanwaith i gyfleu hyn yn ôl yn ystod cyfarfodydd yn nes ymlaen.

-       Argymhellodd y Pwyllgor i Graffu gysylltu’r rhaglenni gwaith ei bedwar pwyllgor â rhaglen waith y Cabinet.

a)  Diweddaraf am y Flaenraglen Waith (Atodiad 1)

A)        Diweddariad am y Flaenraglen Waith

Cyflwynodd y Cynghorwr craffu y Flaenraglen Waith a dywedodd wrth y Pwyllgor am yr eitemau agenda a gynlluniwyd;

26 Medi 2019, yr eitemau agenda:

·                Cynllun Corfforaethol Blynyddol

·                Strategaeth Toiledau

·                Strategaeth Adfywio Economaidd Ddrafft

Gofynnodd y Pwyllgor i symud amser chychwyn y cyfarfodydd hyn o 5pm i 4pm er mwyn darparu ar gyfer Aelodau ag ymrwymiadau blaenorol a gwrthdaro mewn cynlluniau. 

1 Tachwedd 2019,  yr eitemau agenda;

·                Strategaeth Rheoli Perfformiad - Monitro Argymhellion

B)        Forward Work Programme

The Scrutiny Adviser presented the Forward Work Programme, and informed the Committee of the agenda items scheduled;

26 September 2019, the agenda items;

·                Corporate Annual Plan

·                Toilet Strategy

·                Draft Economic Regeneration Strategy

The Committee requested that this meetings start time be moved from 5pm to 4pm to accommodate Members with prior commitments and schedule conflicts. 

1 November 2019, the agenda items;

·                Performance Management Strategy – Recommendations Monitoring