Agenda and minutes

Dim.

Derbyniwyd bod cofnodion y cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 26 Hydref 2023 yn gofnod gwir a chywir.

·       ·       Gofynnodd y Pwyllgor a oedd unrhyw ymateb pellach wedi bod gan Brifysgol De Cymru. Hysbysodd y Cyfarwyddwr Strategol ar gyfer Trawsnewid a Chorfforaethol nad oedd unrhyw wybodaeth newydd.   Nododd y Pwyllgor eu siom.  

Gwahoddedigion:

-        Rhys Cornwall (Cyfarwyddwr Strategol – Trawsnewid a Chorfforaethol)

-        Tracy McKim (Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid)

-        Kevin Howells – Rheolwr AD a DS

Cyflwynodd y Pennaeth Pobl, Polisi a Thrawsnewid (PPT) yr adroddiad, a rhoddodd y Rheolwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol grynodeb yn amlinellu y byddai recriwtio a chadw staff yn ffocws allweddol.

Trafodwyd y canlynol:

·       Nododd y Pwyllgor nad oedd llinellau amser wedi'u crybwyll o fewn y Cynllun. Dywedodd y Rheolwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol wrth y Pwyllgor y byddent yn monitro'r Cynllun drwy gydol y cyfnod a byddai monitro cynnydd yn digwydd o dan Gynlluniau Ardaloedd Gwasanaeth.

·       Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar sut y byddai'r Cynllun yn gweithio'n ymarferol a sut y blaenoriaethwyd camau gweithredu.  Cynigiodd y Pwyllgor y dylid gwahanu camau gweithredu a mesurau.  Dywedodd Rheolwr AD a DS wrth y Pwyllgor y byddai'n rhaid gwerthuso, blaenoriaethu a mesur camau gweithredu yn ystod y Cynllun.

·       Cydnabu'r Pwyllgor fanteision a heriau gweithio gartref i ddiwylliant staff a gofynnodd sut y byddai hyn yn cael ei reoli. Amlygodd y Rheolwr AD a DS er bod y pandemig wedi ysgogi cynnydd yn nifer y staff sy’n gweithio gartref, nid oedd nifer helaeth o staff y tu allan i'r gwasanaethau canolog yn gwneud y newid hwn oherwydd natur eu gwaith. Hysbyswyd y Pwyllgor bod y polisïau Normal Newydd wedi'u hymgorffori ers tua 12 mis a nodwyd ei fod yn ymwneud â dod o hyd i gydbwysedd rhwng staff a gwasanaethau, gan ystyried anghenion y gwasanaeth a lles gweithwyr. Cadarnhaodd y Rheolwr AD a DS fod Archwilio Cymru wedi adolygu'r gweithlu a'r broses asedau, gan roi adborth cadarnhaol a bod Cyngor Dinas Casnewydd (CDC yn ystyried y ffordd orau o fesur ac adlewyrchu'r llwyddiant hwnnw).

Dywedodd y Rheolwr AD a DS wrth y Pwyllgor fod cydbwysedd rhwng bod yn gyflogwr o ddewis sy'n cynnig trefniadau gweithio hyblyg gyda’r gallu i reoli materion lles a chyswllt posibl. Dywedodd Pennaeth PPT wrth y Pwyllgor eu bod wedi sefydlu fframwaith o amgylch ymgysylltu, sioeau teithiol cyfarwyddiaethol, trafodaethau gwasanaeth, gwiriadau a sgyrsiau un-wrth-un gan fod ymgysylltu cyson yn bwysig pan oedd staff yn gweithio gartref ac mewn amgylcheddau eraill. Dywedodd y Cyfarwyddwr Strategol wrth y Pwyllgor eu bod wedi ceisio bod yn bragmatig a hyblyg yn ystod ac ers hynny.  Fe wnaethant hysbysu'r Pwyllgor eu bod yn ymwybodol o'r problemau lles, budd a datblygu tîm posibl yn sgil gweithio gartref. Fe wnaethant hysbysu'r Pwyllgor, er nad oedd llawer o staff yn gallu gweithio gartref, bod angen iddynt wneud penderfyniadau teg a chynyddu arweinyddiaeth weladwy.  Fe wnaethant hysbysu'r Pwyllgor bod nifer yr ymwelwyr yn y Ganolfan Ddinesig bellach yn debyg i'r lefelau cyn y pandemig. 

·       Gwnaeth y Pwyllgor rai argymhellion i'r swyddogion ar gyflwyno'r adroddiad a gofynnodd am gynnwys mwy o fanylion ynghylch themâu.  Holodd y Pwyllgor a oedd angen Asesiadau o’r Effaith ar Degwch a Chydraddoldeb llawn o’r adroddiad.  Dywedodd Pennaeth PPT wrth y Pwyllgor eu bod wedi trafod sut i gyflwyno'r asesiad a phenderfynu ei gynnwys o fewn  ...  view the full Cofnodion text for item 3.

Gwahoddedigion:

-       Leanne Rowlands – Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol

Cyflwynodd y Rheolwr Democrataidd ac Etholiadol yr adroddiad i’r Pwyllgor. 

Trafodwyd y canlynol:

        Diolchodd y Pwyllgor i’r swyddogion am eu hamser.

·       Myfyriodd aelod o'r Pwyllgor ar lefelau ymgysylltu â'r cyhoedd a sut y gellid annog hyn ymhellach.  Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor, mewn ymateb i Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau 2021, fod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd wedi datblygu Strategaeth Cyfranogiad a fabwysiadwyd yn y Cyngor. Roedd y strategaeth yn ceisio adlewyrchu'r arfer da sydd eisoes wedi'i ymgorffori yng ngwaith y Cyngor, ond roedd hefyd yn ceisio adeiladu ar y sylfaen hon i barhau i wella ymgysylltiad a chyfranogiad.  

·       Holodd y Pwyllgor sut y gallent gael gwybod am rhannau o fewn y Cyngor a'u monitro lle gallai fod angen ymchwilio ymhellach. Dywedodd y Cadeirydd wrth y Pwyllgor y byddai modd gofyn am grynodeb o ystyriaethau a chanlyniadau gan bob Pwyllgor Craffu yng nghyfarfod nesaf y Cadeirydd fel rhan o ddatblygu Blaenraglenni Craffu a Gwaith i'r Dyfodol.  

·       Nododd y Pwyllgor nad oedd penderfyniadau Aelodau Cabinet yn cael eu monitro ac y gallai hynny adael bwlch o ran tynnu sylw at feysydd ar gyfer Craffu. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor nad oedd hyn yn rhan o rôl Craffu, fodd bynnag, ystyrir hyn gan bwyllgorau eraill fel rhan o'r fframwaith llywodraethu cyffredinol.  Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol y byddai hyfforddiant i aelodau ar y trefniadau llywodraethu a'r fframwaith ehangach yn cael ei ystyried. Hysbyswyd y Pwyllgor y byddai hyfforddiant ar sut y rheolir risg a pherfformiad hefyd yn cael ei gynnig yn 2024.
 

·       Gofynnodd aelod o'r Pwyllgor a oedd cyfarfodydd rheolaidd y Cadeirydd wedi digwydd a pha mor aml yr oedden nhw’n cyfarfod. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac Etholiadol wrth y Pwyllgor eu bod yn cyfarfod bob chwarter.  

·       Roedd y Pwyllgor yn hapus i weld mwy o gydweithrediad rhwng Pwyllgorau.  

Casgliadau:

·       Argymhellodd y Pwyllgor newid geiriad yn yr adroddiad i adlewyrchu bod cyfarfodydd y Cadeirydd Craffu yn digwydd yn chwarterol.  

·       Roedd y Pwyllgor yn pryderu y gallai fod rhywfaint o wybodaeth yr hoffai Aelodau'r Pwyllgor ei hadolygu nad yw'n dod i Graffu fel mater o drefn yn unol â’r Cylch Gorchwyl.

a)      Actions Arising (Appendix 1)

b)      Forward Work Programme Update (Appendix 2)

a)    Camau Gweithredu

• Nododd y Cynghorydd Craffu fod un cam gweithredu parhaus ynghylch nifer y preswylwyr sy'n cysylltu â Chanolfan Gyswllt y Ddinas.  Dywedodd y Cynghorydd Craffu wrth y Pwyllgor fod ymateb wedi dod i law gan Swyddogion a ddywedodd "yn anffodus nid yw hon yn wybodaeth rydym yn ei chasglu a byddwn i'n meddwl, os na allant ddefnyddio gwasanaethau ar-lein, yna mae'n debyg na fyddai ganddynt gyfrif MCS felly byddai eu galwadau'n cael eu cofnodi fel "gwestai" sy'n golygu na allem eu hadnabod."  
• Argymhellodd y Pwyllgor fod nifer y preswylwyr sy'n cysylltu â Chanolfan Gyswllt y Ddinas gan nad ydynt yn gallu cael mynediad at wasanaethau ar-lein yn cael eu cofnodi a'u coladu i wella casglu gwybodaeth a'r canlyniadau sy'n deillio o hynny.  Rhoddodd yr Ymgynghorydd Craffu wybod i’r Pwyllgor am adolygiad y Gwasanaethau Cwsmeriaid sydd i'w gynnal a gellir casglu gwybodaeth yno.

b)    Diweddariad ar y Flaenraglen Waith

Cyflwynodd y Cynghorydd Craffu y Flaenraglen Waith a nododd nad fu unrhyw newidiadau.

Cliciwch yma i wylio'r cyfarfod.

Cliciwch yma i wylio'r recordiad.